Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Aprobación de documentos en formato digital

  • andrescor
    • 1/11/11 21:48
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    (2/1)

    Buen dia,

    quiero cambiar el procedimiento de control documental como hacer paa evidenciar la aprobacion de los documentos si lo quiero manejar ahora en medio magnetico,

     

    es decir los publicare el la red pero estarian sin firmas y no quiero dejar los documentos en fisico.

     

    me pueden ayudar por favor.

     

    Andrescor 

  • David Saavedra Zárate
    • 1/11/11 23:02
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    (1/0)

    Hola:

    Algunos software incluyen la aprobación en el mismo medio (electrónico) a través de una clave, y toda la distribución se efectúa de igual forma con permisos para acceso.

    Si no cuentas con un software y lo que quieres es aprobar los documentos de manera electrónica y subirlos a la intranet por ejemplo, para su consulta, puedes manejar un casillero con claves de revisión y aprobación, e indicar en el procedimiento que una vez aprobados, los encargados de revisión y aprobación colocarán su clave respectiva en los casilleros correspondientes.

    Puedes generar otras ideas, pregúntate lo que un auditor diría: Cómo me aseguras que fulano revisó el procedimiento y los cambios realizados, cómo me aseguras que el gerente aprobó dichos cambios, cómo lo evidencias.

    Saludos

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 1/11/11 23:04
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    andrescor escribió:

    Buen dia,

    quiero cambiar el procedimiento de control documental como hacer paa evidenciar la aprobacion de los documentos si lo quiero manejar ahora en medio magnetico,

     

    es decir los publicare el la red pero estarian sin firmas y no quiero dejar los documentos en fisico.

     

    me pueden ayudar por favor.

     

    Andrescor 

    En PEMEX [empresa paraestatal mexicana]  lo que se hace es escanear una hoja ya normalizada que contiene nombres y firmas de quien elaboraron el documento, y es aplicable que se anexe en dicho documento, asi como datos del documento aprobado. Una vez hecho esto procede a proteger el documento ya sea qu este en formato word o en formarto pdf, >>> te anexo un ejemplo [segunda hoja]  <<< que podría aplicar a tu caso. Es algo simple que no te tomará más del tiempo de recabar firmar y digitalizar.

    Saludos. 

    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
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    Wilbert Vivas
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    • 2/11/11 13:45
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    wilvivas escribió:
    andrescor escribió:

    Buen dia,

    quiero cambiar el procedimiento de control documental como hacer paa evidenciar la aprobacion de los documentos si lo quiero manejar ahora en medio magnetico,

     

    es decir los publicare el la red pero estarian sin firmas y no quiero dejar los documentos en fisico.

     

    me pueden ayudar por favor.

     

    Andrescor 

    En PEMEX [empresa paraestatal mexicana]  lo que se hace es escanear una hoja ya normalizada que contiene nombres y firmas de quien elaboraron el documento, y es aplicable que se anexe en dicho documento, asi como datos del documento aprobado. Una vez hecho esto procede a proteger el documento ya sea qu este en formato word o en formarto pdf, >>> te anexo un ejemplo [segunda hoja]  <<< que podría aplicar a tu caso. Es algo simple que no te tomará más del tiempo de recabar firmar y digitalizar.

    Saludos. 

    El problema de esto y yo ya me lo he encontrado alguna vez Wilbert es que siempre algún empleado se niega a que se escanee su firma por temor a que se haga un uso indebido de la misma y no puedes obligarle a hecerlo.

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    Saludos

    Rafael

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 4/11/11 16:14
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    wilvivas escribió:
    andrescor escribió:

    Buen dia,

    quiero cambiar el procedimiento de control documental como hacer paa evidenciar la aprobacion de los documentos si lo quiero manejar ahora en medio magnetico,

     

    es decir los publicare el la red pero estarian sin firmas y no quiero dejar los documentos en fisico.

     

    me pueden ayudar por favor.

     

    Andrescor 

    En PEMEX [empresa paraestatal mexicana]  lo que se hace es escanear una hoja ya normalizada que contiene nombres y firmas de quien elaboraron el documento, y es aplicable que se anexe en dicho documento, asi como datos del documento aprobado. Una vez hecho esto procede a proteger el documento ya sea qu este en formato word o en formarto pdf, >>> te anexo un ejemplo [segunda hoja]  <<< que podría aplicar a tu caso. Es algo simple que no te tomará más del tiempo de recabar firmar y digitalizar.

    Saludos. 

    El problema de esto y yo ya me lo he encontrado alguna vez Wilbert es que siempre algún empleado se niega a que se escanee su firma por temor a que se haga un uso indebido de la misma y no puedes obligarle a hecerlo.

    Si bien es cierto es Rafael, se podría tomar uno que otro requisito de la ISO/IEC 27001 para salvaguardar este tipo de información que por su valor es demasiado sensible.

    Saludos. 

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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 4/11/11 17:15
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    (5/0)

    Otra recomendación muy sana es que se firme sólo el original, esta será tu evidencia de aprobación, y una vez aprobado lo subas en PDF a la red.

    O bien, generes una hoja de aprobación en el que indiques el nombre del procedimiento, código, No. de revisión, fecha y las firmas de revisión y aprobación, como una especie de lista para todos los procedimientos conforme se vayan modificando. Es decir los procedimientos se revisan electrónicamente y se firma en dicha lista.

    Existen muchas formas, busca la que sea más práctica para ti.

    Saludos.

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    Atentamente

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 4/11/11 17:26
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    Saavedra escribió:

    Otra recomendación muy sana es que se firme sólo el original, esta será tu evidencia de aprobación, y una vez aprobado lo subas en PDF a la red.

    O bien, generes una hoja de aprobación en el que indiques el nombre del procedimiento, código, No. de revisión, fecha y las firmas de revisión y aprobación, como una especie de lista para todos los procedimientos conforme se vayan modificando. Es decir los procedimientos se revisan electrónicamente y se firma en dicha lista.

    Existen muchas formas, busca la que sea más práctica para ti.

    Saludos.

    Esa es otra alternativa muy valida, como siempre todo dependerá de la empresa.

    Saludos. 

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    Wilbert Vivas
  • spv
    • 5/07/12 8:40
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    Hola,

    Quería preguntar si es válido poner únicamente las iniciales o el nombre del la persona que aprueba el documento, si es imprescindible que haya una firma como tal (escaneada o no). Nosotros marcamos así toda la documentación y manejamos nuestro trabajo de esta forma (como el reporte de horas en el CRM, por ejemplo).

    Quería preguntar si en el caso de formularios de CRM basta con que el usuario que registre indique sus iniciales (o nombre) en el campo destinado a esto.

    Muchas gracias.

  • One Economic&Quality Consulting
    • 5/07/12 14:30
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    Sería válido si no existe posibilidad de que haya coincidencias. En tu procedimiento de control documental deberías tener un apartado donde expliques como se hace, y creo que sería bueno un anexo en el que aparecieran todos los nombres con las iniciales para identificarlos y que en caso de alta o baja de alguna persona se actualizara.
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    Saludos

    Rafael

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  • luisatero
    • 9/10/12 11:52
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    Una duda, ¿es necesario que los formatos (plantillas) esten aprobados y firmados?

     

    Esto del control de documentos me parece una locura...

  • luisatero
    • 9/10/12 12:32
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    Otra cosita en cuanto a la aprobación de los documentos: para aprobar los documentos, ¿es válido añadir columnas en el mismo listado de documentos, y que firmen las personas que han elaborado, aprobado y revisado los documentos? teniendo esto, ¿se considerarian aprobados todos los documentos, no siendo necesario el firmarlos uno a uno?

     

     gracias

  • David Saavedra Zárate
    • 9/10/12 15:41
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    Es una locura el control cuando nosotros hacemos que sea una locura, todo debe ser sencillo, práctico y con mucho sentido común.

    Se puede controlar de diferente forma, lo único que debemos garantizar es que no exista posibilidad de falla en el control, que no se utilice una versión obsoleta, o sin aprobación.

    Los formularios no son necesarios que se aprueben cada que se modifiquen, pero sí que lleves un control de los cambios y garantices que se utiliza la versión oficial.

    El cómo hacerlo está en cada uno de nosotros, pero que sea práctico y sencillo. Cuando es tedioso o una locura, el sistema se vuelve pesado y poco creíble, nada eficiente.

    Saludos

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