Foro: Auditorías de certificación ISO 9001

Auditoria Interna muy cerca de la de Renovación.

  • Wilkins L.M.
    • 31/10/11 16:42
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    Buenos dias queridos colegas, tengo realmente una seria inquietud, la cual planteo a continuación:

    En el procedimiento esta definido realizar dos auditorias al Año, en mi empresa se realizaron cambios en toda la organización y a todos los niveles, y estos cambios iban más rapido que la actualización del Sistema de GEstión, y por este hecho no se han podido realizar las dos auditorias definidadas, que hago, como justifico???

    En otro orden, la auditoria de Renovación es el 21 de Noviembre y estoy planeando realizar una Auditoria Interna el 14 de Noviembre, o sea, una semana antes, y ya para el dia 17 realizar la revisión del sistema de gestión, como puedo justificar esto ante el auditor??

     Espero su acertadas opiniones y sugerencias, saludos..

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 31/10/11 17:06
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    Hola Aragorn.

    Lo que está claro es que habéis incumplido un requisito propio por lo cual eso debe llevar aparejada una NC.

    Supongo que además del propio procedimiento tendréis un programa de auditoría en el que estaban planificadas las 2, así que ahí también debes reflejar el incumplimiento.

    En el análisis de la causa de la NC por incumplir el procedimiento de auditoría debes analizar el porque se ha producido y bien puede ser que esa auditoría no fuera del todo necesaria si estabáis en pleno proceso de cambios, si esto fuera así a lo mejor sería conveniente no decir en el procedimiento que SIEMPRE se ejecutarán 2 auditorías y más bien decir que la de mitad de año se hará en función del desarrollo y funcionamiento del SGC. Otra cosa es el registro del programa de auditoría en el que si la planificas debes hacer constar que no se ha realizado.

    Sobre hacer la auditoría ahora, pues no pasa nada si la haces y haces la revisión tendrás todo dispuesto para hacer la auditoría de certificación, pero al estar tan pegadas las fechas es posible que no te de tiempo a cerrar todas las NC de auditoría, cosa que tampoco es obligatoria, solo debes demostrar al auditor que están siendo tratadas.

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    Rafael

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  • Wilkins L.M.
    • 2/11/11 17:18
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    Gracias One por tu respuestas, de  verdad, que me tranquilizan un poco, y veo muy acertado lo que dices.

    En otro orden, la semana proxima tendremos una auditoría por parte de uno de nuestro clientes, bien podría tomar esa auditoria como una de las dos que tenia pautado realizar para este año, aunque, esa es una semana antes de la Auditoria Interna que tengo planificada y dos semanas antes de la Auditoria de Renovación.. Que me sugieres??

     Saludos..

  • David Saavedra Zárate
    • 2/11/11 20:59
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    Hola Aragorn:

    Es correcto lo que te menciona Rafael, no hay más que decir al respecto.

    Independientemente de que te audite un cliente, tu como organización no cumpliste con un requisito de la norma y con tu planificación de auditoría, y la auditoría de un cliente no va a sacarte de ese apuro, porque además el cliente no va a auditarte todos los procesos. Sigue las recomendaciones de Rafael.

    Quiero apuntar algo que a veces yo no alcanzo a entender, espero este no sea al caso, entiendo las reestructuraciones que existen en las orgnizaciones, cambios de gerentes, directores, jefes, etc., dificilmente se cambian los procesos, y además de los gerentes, existen segundas o terceras personas que pueden recibir muy bien una auditoría interna, en eso debe estar planificado un SGC, para que dicho sistema no pierda integridad al efectuar cambios como lo pide un requisito de la norma (5.6.2 f)., de tal forma que el SGC debe estar preparado para cualquier cambio que exista, no podemos depender de una persona, ni se puede dejar de funcionar por la ausencia de unas personas. Tus acciones correctivas deben contemplar esto.

    Recuerden que no se auditan a las personas, se auditan los procesos.

    A trabajar duro Aragorn. 

    Saludos 

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  • Wilkins L.M.
    • 3/11/11 15:30
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    Muy certero tu comentario Saavedra, realmente es una debilidad de mi sistema, ya que cada nuevo Gerente viene con una visión diferente de hacer las cosas, y al ser tantos frentes a la vez, no realice una planificación efectiva de los cambios, si no, que cada gerente realizo modificaciones de sus procesos.

     En la Auditoria Interna que quiero realizar antes de la de Renovación trataré de abarca lo mas que pueda en cuanto a las desviaciones, para así, poder ir a la de Renovación con las desviaciones ya detectadas y presentarselas al auditor, que espero que no vea esto como una forma de salir del paso, si no, como un sistema que presentó una debilidad y tomo las acciones correctivas de lugar..

    Saludos y muchas gracias Saavedra, a trabajar duro como bien dices, ya luego les contaré que tal me fue.. 

  • David Saavedra Zárate
    • 3/11/11 16:53
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    Muy bien Aragorn.

    Saludos

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    • 3/11/11 17:17
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    Me interesa el punto de vista expuesto por David.

    Estoy con él que un SGC no puede estar supeditado a las personas, pero la 9001 hace mucho hincapié en las responsabilidades, en las funciones etc. ¿ Y de que vale todo esto si luego las personas que dicen el SGC no aparecen los días de auditoría ?

    Es muy frecuente que cuendo llega la auditoría salvo el representante de la Dirección y/o el responsable de Calidad, no aparezcan mas responsables que ese día ohhhhhh casualidad tienen compromisos ineludibles lo que provoca que en cada proceso nunca estén los responsables y si los curritos que allí trabajan.

    A mi eso no me gusta nada de nada, un proceso si tiene un responsable también debe serlo para el día de la auditoría que en caso de una 9001 tampoco es tanto tiempo.

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    • 3/11/11 17:25
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    Es como dice Rafael, en mi organización el Director o Gerente General, nunca esta disponible para que lo auditen, siempre el representante de la Dirección es quien responde por lo mismo..

    Pero el detalle esta en que la norma lo deja abierto para que asi sea, ya que el Representante puede perfectamente ser auditado por el Director y la Alta Dirección que entienden que al Representante esta para eso, no hacen el minimo esfuerzo por involucrarse, aunque si manifiestan su apoyo y derogan todos los recursos que se requiere para mantener el SGC.

  • One Economic&Quality Consulting
    • 3/11/11 17:29
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    Está claro Aragorn que el Representante es el representante de la Dirección, pero no ha de ser el que esté en el lugar de todos los responsables de los procesos de la empresa el día de la auditoría. Y desgraciadamente esto ocurre muchas veces.

    Reconozco que yo mismo a veces les digo a los que son más conflictivos para la auditoría como por ejemplo los comerciales que son los que siempre van más por libre que ese día no aparezcan por las oficinas, pero los responsables de los procesos deben estar disponibles. De otra manera ¿ existe compromiso real o es ficticio ?

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  • David Saavedra Zárate
    • 3/11/11 17:32
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    Coincido contigo Rafael, esas son sus responsabilidades, y deben estar presentes en la duditoría, sinembargo, hay ocasiones que inevitablemente por cuestiones de negocio, de salud, etc, algún gerente no pueda estar presente en la auditoría de último momento, también hay que vender y hacer negocio, se entiende, qué haces, no puedes parar la auditoría, la organización debe estar preparada para esto, y precisamente hablando de responsabilidades, debe existir dentro de esas responsabilidades un segundo a bordo que pueda cumplir esas funciones. Imagínate que nadie pueda hacer esas funciones, estaríamos perdidos porque la empresa no funcionaría. Estoy hablando en caso de ausencia de algien.

    Ahora, el caso de Aragorn, es por reestructuración, no hablamos de ausencias, con mayor razón no puedes parar o aplazar una auditoría, ni mucho menos dejar de hacerla. Eso es irresponsabilidad y ahí estan las consecuencias.

    Ahora, si estos casos suceden en cada auditoría, pues no puedes tener personas irresponsables en la organización, no existiría en este caso un compromiso por parte de la dirección.

    Saludos

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  • David Saavedra Zárate
    • 3/11/11 17:42
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    Se entiende las responsabilidades de la dirección, y yo mismo apoyo esas responsabilidades y yo mismo promuevo la interacción entre el rep. y la dirección, pero también promuevo la participación de la dirección porque genera experiencia para él al momento de la auditoría de certificación o seguimiento, pero no sólo para eso, también para mostrar su liderazgo ante el personal.

    Si la dirección no está, yo hago que el rep. tome su papel y ejerza ese liderazgo e informe y haga participar despues a la dirección, y promuevo que la dirección ejerza su liderazco y participación despues de la auditoría en que no estuvo presente, involucrandose y participando en los pendientes generados o NC.

    Pero en la siguiente auditoría el sabe que debe estar presente, es su responsabilidad y lo debe demostrar.

    Así es como debe ser, el puede estar ausente, pero en esa ausencia esta presente su liderazgo a través de su rep.

    Por algo la norma consideró este requisito, porque sabe de las responsabilidades de la alta dirección, el que este ausente en una auditoría o dos no implica su falta de compromiso.

    Saludos

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    • 3/11/11 17:55
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    Uno como auditor o como coordinador del SGC, se da cuenta cuando la dirección u otros gerentes actúan con irresponsabilidad y hacen la auditoría a un lado, no hace falta ser psicólogo para darse cuenta de ello, además los resultados lo indican.

    Existen gerentes, y en el área comercial como dice Rafael sucede mucho, que tienen que salir y que te dicen, "me salió un compromiso de última hora y muy importante, podemos mover la auditoría unas horas o al otro día?", muestran interes, y se puede ser flexible, hay otros que te dicen, "voy a salir, es muy importante lo que voy a hacer, pero este el Jefe de ventas, mi segundo a bordo y el sabe lo que tiene que hacer, conoce todos los pormenores y le he enseñado y está capacitado a llevar una auditoría, lo que tu le pidas el sabrá responder, lo he preparado para ello." Caray, que gusto da escuchar eso, y cuando el gerente regresa pregunta investiga como le fue, se involucra inmediatamente. Eso es responsabilidad.

    Pero tambien hay gerentes que en cada auditoría le sale una reunión o un visita, uno se da cuenta cuando existe compromiso y cuando no lo existe. Ante ello una NC.

    Saludos

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    • 3/11/11 18:02
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    Todo esto nos deja algo muy claro, y va para Aragorn, cuando no existe interés por el SGC y existen ausencias en las auditorías internas, es un síntoma de que el SGC no está funcionando eficaz y eficientemente, por eso no logra llamar la atención de la dirección.

    Hay que trabajar mucho en los resultados.

    Saludos

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    • 3/11/11 19:04
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    Saavedra, lo que dice tienes razón, realmente el Responsable del SGC es quien debe de crear la armonia del sistema y despertar el interes en la empresa, creo que esa es la parte en la que he fallado, el SGC tiene 3 años de implementado y me confie demasiado en el personal, descuide darle seguimiento y el resultado es el que estoy viviendo ahora, pero bien, lo importante es que puedo contar con este portal para que de vez en cuando me abran los ojos en cuanto a muchos aspectos del SGC.

     

  • David Saavedra Zárate
    • 3/11/11 19:14
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    No es sólo tu responsabilidad, debe ser compartida.

    Lo que se te ofrezca mi hermano, para eso estamos.

    Un abrazo.

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    • 28/11/11 21:40
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    Informacion General:

    Gracias a todos por sus muy excelente recomendaciones, ya concluyó el Proceso de Auditoria Intera y Auditoria de Renovación y los resultados fueron excelente (para como lo esperaba), solo resultaron 2 No Conformidades y 9 Observaciones...

     Gracias....

  • David Saavedra Zárate
    • 28/11/11 21:55
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    Me da gusto Aragorn. Felicidades!

    Un abrazo.

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    • 29/11/11 13:52
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    aragorn1 escribió:

     

    Informacion General:

    Gracias a todos por sus muy excelente recomendaciones, ya concluyó el Proceso de Auditoria Intera y Auditoria de Renovación y los resultados fueron excelente (para como lo esperaba), solo resultaron 2 No Conformidades y 9 Observaciones...

     Gracias....

     

    Me alegro mucho Aragorn.

    Y a riesgo de ser cotilla ¿ cuales han sido las desviaciones que os han encontrado ?

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    Saludos

    Rafael

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    Estas son las desviaciones encontradas por la compañía Certificadora:

    1.- a)       Se revisaron tres (3) expedientes de personal y se encontró que el correspondiente al empleado Andrés López Severino (expediente No. 30-150) no incluye copia de su descripción de cargo. b)       Se encontró que tres (3) trabajadores debieron recibir capacitación en destreza técnicas de mantenimiento mecánico Convertex según el formulario de “Detección de Necesidades de Capacitación” y no se encontró evidencia de que alguno de esos trabajadores haya recibido capacitación técnica durante el periodo evaluado.  

    2.- Se encontró que la información que aparece en el “Registro de Calificación de Proveedores” correspondiente al proveedor Materiales Industriales no coincide con la información registrada en el “Listado de Proveedores Locales”.

     

    Cualquier comentario o Accion Correctiva al respecto seran de mucha ayuda...

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    aragorn1 escribió:

    Estas son las desviaciones encontradas por la compañía Certificadora:

    1.- a)       Se revisaron tres (3) expedientes de personal y se encontró que el correspondiente al empleado Andrés López Severino (expediente No. 30-150) no incluye copia de su descripción de cargo. b)       Se encontró que tres (3) trabajadores debieron recibir capacitación en destreza técnicas de mantenimiento mecánico Convertex según el formulario de “Detección de Necesidades de Capacitación” y no se encontró evidencia de que alguno de esos trabajadores haya recibido capacitación técnica durante el periodo evaluado.  

    2.- Se encontró que la información que aparece en el “Registro de Calificación de Proveedores” correspondiente al proveedor Materiales Industriales no coincide con la información registrada en el “Listado de Proveedores Locales”.

     

    Cualquier comentario o Accion Correctiva al respecto seran de mucha ayuda...

     

    Aissss Aragorn. Tenías que haberla pasado limpia esa auditoría. Te han pillado en errores tontos de revisión de documentos y registros.

    Pero bueno eso quiere decir que tienes un Sistema muy eficaz y no tienes NC relevantes.

    Lo que te han puesto no merece acciones correctivas, con hacer la correccion en cada caso vale, aunque al ser las desviaciones sobre lo que es el control final de documentos y registros a lo mejor puedes hacer una acción correctiva que es preparar una revisión documental antes de la auditoría haciendo hincapié en ese tipo de fallos que han detectado, es decir pequeñas discrepancias entre docuementos.

    Por lo demás enhorabuena.

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    Rafael

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    Jejejej!!! Si realmente son muy puntuales las dos no conformidades, y no son de gran impacto para el sistema, pero si, demuestran una pequeña debilidad y aplicando lo que me recomiendas, entiendo que quedara corregida..

    Seguimos trabajando estaremos por aquí, gracias nuevamente...

     

  • David Saavedra Zárate
    • 29/11/11 19:36
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    Coioncido con Rafael, no debieron ser no conformidades, pero bueno si lo son, son menores.

    Sin embargo el primero yo considero si requiere de una AC, debes revisar qué dice tu procedimiento al detectar una necesidad de capacitación, no todas las necesidades de capacitación detectadas se deben realizar inmediatamente o en el transcurso del año, son muchas necesidades y no se tienen los suficientes recursos para ello, debe existir un filtro para determinar prioridades, de lo contrario siempre tendrás ese problema.

    Saludos y felicidades.

    Buen trabajo.

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  • Wilkins L.M.
    • 29/11/11 22:19
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    Si Saavedra, realmente tienes razón, no siempre se cumplen las capacitaciones programadas, voy a definir en el procedimiento que luego de solicitadas, debe pasar por otro filtro, que es el filtro economico, y que requiere de una aprobacion, para no quedar mal en ese punto.

     Gracias por el aporte..

  • David Saavedra Zárate
    • 29/11/11 22:29
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    Así es Aragorn, es importante definir prioridades en la capacitación, cuáles son importantes y urgentes y cuáles son importantes pero que no son urgentes por el momento.

    Si el área financiera determina un presupuesto o una partida específica para capacitación, tu planeación de la capacitación se va a basar en ese presupuesto y al ser así no hay probabilidades de incumplimiento. Repito, basado en lo importante y urgente.

    Buen trabajo caballero.

    Un abrazo.

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  • One Economic&Quality Consulting
    • 30/11/11 15:13
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    Me gusta mucho esa orientación que le estás dando al SGC Aragorn porque estás metiendo por medio a quienes al final tienen en la mayoría de las empresas el poder real, el área financiera. De nada vale planera un montón de cosas si luego en el momento de llevarlas a cabo no hay dotación presupuestaria.
    _________________
    Saludos

    Rafael

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