Foro: Auditorías internas

Mejorar las auditorías internas. Resultados monótonos

  • Siragu
    • 31/10/11 14:43
    • Imagen de Siragu
    • Reg.: 31/10/11
    • Posts: 3
    (0/0)

    Saludo, soy en el encargado del SGC, estamos certificado desde el 2008, actualmente tengo capacitado 26 auditores internos los cuales utilizo durante el año. En el momento los auditores ya no se estan sintiendo identificado con el proceso de auditorias.  Las No Conformidad reportadas durante este año fueron todas similiares en base a la clausula 4.2.4. y las oportunidades de mejoras las mayorias fueron enfocada a 4.2.3... Que se puede hacer para que el proceso de auditorias internas no se vuelva algo monótono? Que otra herramienta y de que manera podemos incluir al SGC?

      

  • One Economic&Quality Consulting
    • 31/10/11 17:11
    • Moderador
    • Imagen de One Economic&Quality Consulting
    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/España
    • Posts: 2898
    (1/0)

    Siragu algo debe estar fallando cuando en una organización con ese número de auditores solo se encuentran NC y oportunidades de mejora que son de tipo documental. Es impensable que no existan NC en los procesos de prestación del servicio y de apoyo.

    En mi opinión debes establecer alguna manera de reconducir eso porque dudo mucho que los auditores de certificación solo encuentren NC al punto 4.2.

    Quizás una buena manera sería intercambiar a los auditores de proceso para que auditen otros, o bien realizar tú una auditoría completa a todos los procesos muy rigurosa y después de ver los distintos errores detectados tener charlas con ellos para comentarlos.

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

    Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Implantación y auditoría

    Diseñamos su software de Calidad y Ambiental

    www.oneconsulting.es

    contacto@oneconsulting.es

    https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting

    http://oneconsulting.blogcindario.com/2010/04/00002-bienvenidos-al-blog-de-one-economic-quality-consulting.html

    Auditor Calidad Certificado IRCA
    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • Siragu
    • 31/10/11 18:21
    • Imagen de Siragu
    • Reg.: 31/10/11
    • Posts: 3
    (0/0)

    Gracias Rafael por contestar... No tengo auditores fijo para cada proceso, siempre son diferentes, a pesar de todos ya han auditado cada uno de los procesos que tenemos. Tambien quisiera orientarlo mas a lo que en verdad buscamos que es la mejora continua.

     


  • jatabla
    • 31/10/11 19:01
    • Imagen de jatabla
    • Reg.: 26/01/11
    • Madrid / España
    • Posts: 56
    (0/0)

    Variando un poco la propuesta de Rafael, te propongo lo siguiente:

     

    Como quieres orientar las auditorias hacia la mejora continua, es imprescindible un conocimiento completo de vuestros procesos. Haz que tus auditores internos se centren en el mapa de procesos y en auditarlo, pero hazles una supervisión, como dice Rafael, muy estricta, donde ellos puedan ver lo que supone realmente una auditoria interna como herramienta de mejora y no la vean como un requisito documental.

     

    El problema es que con un número tan alto de auditores te va a costar bastantes recursos el llevar a cabo esta propuesta, salvo que puedas hacer una estructura de tipo piramidal y que auditores internos más expertos guiados por ti, se encarguen de supervisar el trabajo de esos menos experimentados o que tú veas que estan menos comprometidos con la mejora. 

  • David Saavedra Zárate
    • 1/11/11 18:23
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4102
    (0/0)

    Hola:

    Eso es un síntoma característicos de que los auditores.

    1) No tengan la capacidad adecuada para auditar y evaluar objetiva y detalladamente el SGC.

    2) No tenga capacidad sobre herramientas estadísticas, sobre procesos productivos, sobre administración que los lleve a introducirse a los otros aspectos de la norma.

    3) Falta de una motivación o incentivo hacia los auditores que les permita hacer su trabajo con gusto y eficientemente.

    4) Puede ser un número elevado de auditores y la rotación de ellos en cada auditoría no les permite tener mayor experiencia y no te permite a ti evaluarlos objetivamente para capacitarlos.

    Cualquier de esos aspectos puede influir, incluso una combinación de ellos.

    Te recomiendo, dependiendo del tamaño de la organización, hagas una selección de ellos, considerando a los de mayor experiencia y capacidad, para reducirlos a un grupo considerable, que pueden incentivar, capacitar y evaluar adecuadamente.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx
    www.qualyteam.com/es/

    sacalidad@live.com.mx
    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • David Saavedra Zárate
    • 1/11/11 18:30
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4102
    (0/0)

    Hola:

    Una vez que los hayas seleccionado, prepáralos adecuadamente considerando las herramintas utilizadas en todos los procesos, incluyendo control estadístico y metrología.

    Cuando los auditores internos se centran en auditar el 4.2.3 y el 4.2.4, en todos los procesos, es un síntoma muy claro de que les falta capacidad para auditar, y esa capacidad que les falta se centra en el conocimiento y las habilidades para auditar, así como en el conocimiento hacia los procesos.

    Prepáralos al respecto.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx
    www.qualyteam.com/es/

    sacalidad@live.com.mx
    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 1/11/11 23:23
    • Moderador
    • Imagen de Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • Reg.: 22/04/09
    • Poza Rica, Veracruz, México
    • Posts: 2573
    (1/0)
    Siragu escribió:

    Saludo, soy en el encargado del SGC, estamos certificado desde el 2008, actualmente tengo capacitado 26 auditores internos los cuales utilizo durante el año. En el momento los auditores ya no se estan sintiendo identificado con el proceso de auditorias.  Las No Conformidad reportadas durante este año fueron todas similiares en base a la clausula 4.2.4. y las oportunidades de mejoras las mayorias fueron enfocada a 4.2.3... Que se puede hacer para que el proceso de auditorias internas no se vuelva algo monótono? Que otra herramienta y de que manera podemos incluir al SGC?

      

    Existe un dicho que cito "si me tropiezo una vez con una piedra... la culpa es de la piedra, pero si me tropiezo dos veces con la misma piedra.. la culpa es mía".

    Algo en tu proceso de auditoría esta fallando y te recomiendo contrates aun externo para que audite, por qué sugiero esto..pues porque los auditores externos no estan viciados con los vicios internos [valga la redundancia] que se generan en las compañías, es como un caso de doping sucedido en México , por ingerir alimentos contaminados 5 o 6 personas resultaron dopadas; eso sugirió un problema de control de alimentos en esos jugadores, pero 100 dopados de 150 analizados en ese mismo lugar sugirió un problema de salud pública por falta de controles de sanidad adecuados.

     Te recomiendo contratar auditores externos, el porqué es que ellos no están acostumbrados a los vicios que desgraciadamente se generan al interior de las empresas, realizando esta acción estas eliminando un factor muy importante dentro de la auditoría.

    Una vez hecho esto y con resultados en mano [que es casi seguro serán diferentes] podrás analizar qué puntos se les "pasaron" a tus auditores al momento de actuar.

    Saludos. 

    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

    Cel. (+52) 782 185 3484
    Correo: veritas.et.triumphus@gmail.com

    Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • One Economic&Quality Consulting
    • 2/11/11 13:27
    • Moderador
    • Imagen de One Economic&Quality Consulting
    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/España
    • Posts: 2898
    (0/0)

    En mi primer post te di una solución interna, pero al leer el post de Wilbert no puedo estar más de acuerdo.

    En estos casos una auditoría externa puede revelar puntos que de otra manera nunca aparecerían. Una auditoría externa tiene la ventaja de su imparcialidad y puede ser un buen camino para reconducir la situación.

    Bien es cierto que presentar a la Dirección esta propuesta puede ser complicado teniendo como tenéis tantos auditores. Explica con detalle las ventajas de este sistema y que su coste no es muy elevado porque no creo que dure muchos días esa auditoría.

    De esa manera tendrás un informe muy exhaustivo de lo que ocurre en tu organización.

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

    Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Implantación y auditoría

    Diseñamos su software de Calidad y Ambiental

    www.oneconsulting.es

    contacto@oneconsulting.es

    https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting

    http://oneconsulting.blogcindario.com/2010/04/00002-bienvenidos-al-blog-de-one-economic-quality-consulting.html

    Auditor Calidad Certificado IRCA
    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • Siragu
    • 8/11/11 13:59
    • Imagen de Siragu
    • Reg.: 31/10/11
    • Posts: 3
    (0/0)
    Gracias por sus respuesta pero es curioso que me propongan una auditoria externa, si en el mes pasado se realizo la auditoria externa de mantenimiento y practicamente todo salio bien.
  • David Saavedra Zárate
    • 8/11/11 16:59
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4102
    (0/0)

    Insisto, debes desarrollar a tus auditores internos. No es necesario un auditor externo porque vas a volver al mismo punto, (realizar auditorías internas) y no debes depender siempre de un auditor externo.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx
    www.qualyteam.com/es/

    sacalidad@live.com.mx
    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • jatabla
    • 8/11/11 17:50
    • Imagen de jatabla
    • Reg.: 26/01/11
    • Madrid / España
    • Posts: 56
    (1/0)

    Hay algo en tu organización que me llama la atención: El elevado número de auditores internos, el tipo de no conformidades que detectan (Todas de tipo documental) y ante la recomendación, que comparto, de que recurrais a un auditor externo nos indicas que la ultima auditoria externa de mantenimiento os ha ido bien.

    Y ademas a ti mismo no te cuadra cuando dices que ves que tus auditores internos no se sienten motivados con el proceso de auditorias.

    Quiza sea dificil de detectar, pero coincido con los otros compañeros del foro en que seria recomendable que contaras con alguien externo para reconducir la situación, porque, en mi opinión, existe un problema en el proceso de auditorias internas, ya sea de metodos o de recursos. Ese asesor externo puede detectar, sin sesgos, si tienes realmente un  problema y de que tipo es.

    No pienses que por que el auditor externo de la ultima auditoria no encontro problemas apreciables, éstos no existen. Pudo haber problemas de agenda, de falta de preparación de la auditoria,... que te hayan dado una impresión no muy adecuada.

    Saludos

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 8/11/11 18:12
    • Moderador
    • Imagen de Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • Reg.: 22/04/09
    • Poza Rica, Veracruz, México
    • Posts: 2573
    (0/0)
    jatabla escribió:

    Hay algo en tu organización que me llama la atención: El elevado número de auditores internos, el tipo de no conformidades que detectan (Todas de tipo documental) y ante la recomendación, que comparto, de que recurrais a un auditor externo nos indicas que la ultima auditoria externa de mantenimiento os ha ido bien.

    Y ademas a ti mismo no te cuadra cuando dices que ves que tus auditores internos no se sienten motivados con el proceso de auditorias.

    Quiza sea dificil de detectar, pero coincido con los otros compañeros del foro en que seria recomendable que contaras con alguien externo para reconducir la situación, porque, en mi opinión, existe un problema en el proceso de auditorias internas, ya sea de metodos o de recursos. Ese asesor externo puede detectar, sin sesgos, si tienes realmente un  problema y de que tipo es.

    No pienses que por que el auditor externo de la ultima auditoria no encontro problemas apreciables, éstos no existen. Pudo haber problemas de agenda, de falta de preparación de la auditoria,... que te hayan dado una impresión no muy adecuada.

    Saludos

    Cierto lo que dice Jatabla, recordemos que las auditorías se basan en muestreo aleatorio y nunca [insisto, nunca] encontraremos el 100% de conformidades y no conformidades en una de ellas.

    Saludos. 

    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

    Cel. (+52) 782 185 3484
    Correo: veritas.et.triumphus@gmail.com

    Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 8/11/11 19:46
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4102
    (0/0)

    Hola:

    Se puede contratar a un externo para auditar, y vas a tener un resultado que seguramente va a ser muy bueno, pero no estarás solucionando todo el problema, el problema es con tus auditores internos, y no siempre vas a depender de un externo para auditar porque no es muy sano, por el costo y porque no permites desarrollar a tus auditores internos.

    Finalmente vas a tener que utilizar a tus auditores internos de nuevo y vas a tener el mismo problema porque no los has desarrollado.

    Necesitas de un externo si, quizá, pero para desarrollar a tus auditores internos.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx
    www.qualyteam.com/es/

    sacalidad@live.com.mx
    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • David Saavedra Zárate
    • 8/11/11 19:51
    • Moderador
    • Imagen de David Saavedra Zárate
    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4102
    (0/0)

    Con base a ese desarrollo tu vas a seleccionar a los mejores auditores con base a su capacidad, para reducir ese grupo de 26 a un número adecuado como te indico en los post 5 y 6. Un grupo de audiores que puedas capacitar, actualizar, incentivar constantemente para obtener resultados óptimos.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx
    www.qualyteam.com/es/

    sacalidad@live.com.mx
    director@sacalidad.com.mx

    móvil: (52) 5540784463

    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

    Cursos y consultoría en campo/on line

    Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultoría, paquete de procedimientos, materiales.

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 8/11/11 21:38
    • Moderador
    • Imagen de Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • Reg.: 22/04/09
    • Poza Rica, Veracruz, México
    • Posts: 2573
    (0/0)

    Si bien es cierto lo que dice David, considero que siempre será necesario ver las cosas "desde afuera" para tener un punto de vista objetivo y sin las presiones de que todo debe salir perfecto, por desgracia todas las empresas llegan a un punto donde los vicios y la monotonía de la rutina pasan factura al SGC, muchas veces la mecanización de los procesos producen "zombies" en las empresas que actuan como le dicen sin saber en la mayoría de los casos el porqué, los auditores internos no son la excepción del caso, un auditor externo te ayudará a desarrollar a tus internos, pero será aconsejable tener siempre visitas del externo para ir "rompiendo" la burbuja que con el tiempo envuelve de nuevo a los internos.

    Saludos. 

    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

    Cel. (+52) 782 185 3484
    Correo: veritas.et.triumphus@gmail.com

    Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas