Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Cambio en las personas que firman los documentos

  • Wilkins L.M.
    • 25/10/11 20:55
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    Buenos dias Sres: tengo un ligero problema, en mi organización se realizaron cambios a nivel Gerencial, y las personas que firmaban los Procedimientos, quien los Revisa y quien los Apruebas, fueron cambiadas, y en ese orden estoy actualizando los procedimientos con esas firmas, pero tengo una duda..

    Tengo definido en mis procedimientos que los cambios que no tengan gran impacto, no generan modificación del procedimiento, pero con esto de las firmas no se si cambiar el numero de Revisión o No...

    Quien me puede orientar al respecto...

     

    Saludos...

  • David Saavedra Zárate
    • 25/10/11 21:39
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    Hola:

    Cada cambio por mínimo que sea requiere de modificar revisión, lo que no estoy de acuerdo es cambiar unprocedimiento porque el que lo aprobó ya no está en la organización. Mientras las actividades del proceso no cambien no hay porque modificar el procedimiento, no es y no será nunca una NC, el que lo aprobó en su momento tuvo la autoridad para hacerlo, lo importante es que el proceso sigue vigente.

    No hay porqué atentar contra el medio ambiente.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Wilkins L.M.
    • 25/10/11 23:17
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    Gracias Saavedra por tan pronta respuesta, y de verdad que me ha tranquilizado un poco, pero aún tengo una duda, se han realizados modificaciones a algunos procedimientos los cuales deberán llevar las nuevas firmas de revisión y aprobación, en ese caso, se pueden manejar dos firmas en los procedimientos, o sea, los que no se han modificados que tienen la firma del anterior Director y los que se han modificados que tienen la firma del nuevo Director.

    Saludos..

  • David Saavedra Zárate
    • 26/10/11 0:24
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    Hola:

    Claro, como te decía, el director anterior tuvo la autoridad en su momento para aprobar los procedimientos, y sigue siendo vigente ese documento mientras no cambie el contenido, saldrán nuevos documentos con la firma del nuevo director, como debe ser, y eso no significa que los otros documentos esten obsoletos, siguen teniendo validéz por supuesto, claro mientras tengas evidencia del cambio de director.

    Sería una locura que en cada cambio de Jefe cambiar todos los procedimientos aplicables no crees?.

    Buen trabajo.

    Saludos

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  • David Saavedra Zárate
    • 26/10/11 0:27
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    Existen otros documentos donde sí es necesario que la nueva dirección establezca su compromiso hacia el SG, como por ejemplo, la Política de Calidad, sobre todo los que se plasman en las oficinas y recepción.

    Saludos

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  • Wilkins L.M.
    • 26/10/11 16:41
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    Bien, no sabes la carga de trabajo que me ha quitado de encima... Las politica y objetivos de calidad si tienen la firma del nuevo Director...

     Bueno, gracias por todo Saavedra

  • David Saavedra Zárate
    • 26/10/11 18:58
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    • 28/10/11 14:23
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    Yo introduciría un complemento a vuestra charla.

    Cuando entra un nuevo empleado y más si tiene responsabilidades es obligatorio que conozca el Sistema de Gestión lo que se supone que implica leerlo y analizarlo en caso de un responsable. Para demostrar que esto se ha hecho viene muy bien como evidencia que en el procedimiento de control documental existan un formato de entrega de documentación en el que se especifica  a quién le das algo, cuando, el qué e incluso el porqué.

    De esta manera puedes envidenciar que el nuevo responsable lo conoce.

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    Saludos

    Rafael

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  • Wilkins L.M.
    • 31/10/11 16:35
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    Buen punto One, en nuestra institución tenemos definido que a todo el personal de nuevo ingreso se le debe de dar una capacitación en el Sistema de GEstión, aunque debo de confesar, que con los Gerente este punto no se lleva a cabo, pero si, dejaré la evidencia de lugar..

     Gracias..

  • RV83
    • 17/08/12 18:37
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    Buen Dia señores

    Tengo una pregunta sobre el tema de las firmas:

    El coordinador del Sg debe firmar todos los documentos que se emiten en la compañia de todos los proceso, en la casilla reviso? o en que documento si debe firmar?

    Es que soy nueva y me encontre con las caracterizacion y otros documentos donde en unos firmaba el corrdinador y en otros solo las personas del area. Y en auditoria interna  varios cuestionaban si asi como el coordinador tiene responsabilidades en el SG, tambien responde puntualmente por actividades y demas cosas de cada area donde firma, sin olvidar que en dichos documentos no lo responsabilizan de ninguna actividad.

    les agradezco mucho por su ayuda.....

     

  • David Saavedra Zárate
    • 20/08/12 18:50
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    El tema de las firmas es un tema importante y necesario, esto puede simplificar y puede entorpecer el SGC.

    Debemos considerar los siguientes aspectos:

    - Las firmas deben ir donde sea estrictamente necesario.

    - Los documentos se deben firmar por quien sea estrictamente necesario (no por el peso de un puesto).

    - Los procedimientos u otros documentos del SGC deben firmarse por quien lo elabora, revisarse y aprobarse por el gerente del área y nada más. Se supone que al haber un sistema de calidad se debe tener noción de qué debe contener un procedimiento y bajo qué estructura se debe desarrollar, no es necesario que lo revise el coordinador del SGC. Una firma más e inecesaria entorpece el proceso, y no por demeritar la importancia del coordinador, debemos darle poder de decisión a las personas.

    - Una mala costumbre es que el gerente general aprueba todos los documentos, ¿entonces, para qué están los gerentes?. (a menos que sea un empresa pequeña. No debemos crear dependencia, debemos fomentar la competencia.

    Saludos

    _________________

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  • marmolejot
    • 6/03/14 19:20
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    Llego un poco tarde al foro, pero me asalta una duda con respecto a este tema, dentro de mi empresa, se estableció que el administrador aprueba los documentos, igual que yo y que como coordinador de calidad, soy la única persona que puedo elaborar y aprobar un documento, es decir, que dentro de la organización me dieron la confianza de que lo que yo considere que debe haber (formatos, documentos, etc) lo puedo hacer e implementar.

    En resumen.

    Hay dos personas que pueden aprobar documentos; el administrador y yo

    Y yo soy el único que puede hacer formatos y aprobarlos al mismo tiempo.

    Pueden haber definidas dos personas que aprueben documentos??
    Puede una misma persona elaborar y aporbar al mismo tiempo un documento del SGC? Entendiendose que esta estipulado en el procedimiento y que yo soy el representante de la direccion.

    Espero haber sido claro.

    Saludos
  • Fernando
    • 6/03/14 19:48
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    Hola Marmolejot. En estos temas, va adepender de cómo lo establezca la organización y sea como fuese hay que documentar estos criterios en el procedimiento de control documentario. Aunque por una buena práctica quien debiese elaborar un documento es el dueño o responsable del proceso (quén más que él para hacerlo en base a sus conocimientos y propósitos del documento) pero estás tú siempre para darle el soporte de cómo hacerlo (secuencia, formato, algo de redacción, p.ej.).

    saludos
    Fernando