Foro: Auditorías internas

Auditoria Interna sin la presencia de auditados

  • Reno
    • 24/10/11 22:29
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    (0/0)

    En la Institución donde laboro existe la siguiente situación en el área que me enviaron a auditar.

    El Representante de la Dirección me ha informado que la Alta Dirección, personal directivo responsables de los procesos de trabajo y Enlaces de Calidad no estarán los días en los cuales se programo la auditoria. Debido a que ya tenian agendado un programa de capacitación.

    Se requirió a la Coordinación General de Calidad de la Institución, nos permitiera modificar los días de auditoria, sin embargo recibimos respuesta negativa y que nos apegaramos a las fechas ya calendarizadas.

    ¿Que me sugieren emitir en el Informe de Auditoria si en efecto al visitar el área a auditar no se encuentra el personal responsable que sería auditado? 

    En verdad, agradezco de antemano sus comentarios.

    Saludos. 

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 24/10/11 22:53
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    Reno escribió:

    En la Institución donde laboro existe la siguiente situación en el área que me enviaron a auditar.

    El Representante de la Dirección me ha informado que la Alta Dirección, personal directivo responsables de los procesos de trabajo y Enlaces de Calidad no estarán los días en los cuales se programo la auditoria. Debido a que ya tenian agendado un programa de capacitación.

    Se requirió a la Coordinación General de Calidad de la Institución, nos permitiera modificar los días de auditoria, sin embargo recibimos respuesta negativa y que nos apegaramos a las fechas ya calendarizadas.

    ¿Que me sugieren emitir en el Informe de Auditoria si en efecto al visitar el área a auditar no se encuentra el personal responsable que sería auditado? 

    En verdad, agradezco de antemano sus comentarios.

    Saludos. 

    Aquí hay que aclarar algo primero, el auditado es la organización o persona a quien se le hace la auditoría así como es toda la organización puede ser una persona, esto depende del alcance de la misma, es un caso peculiar debido a la dirección tiene capacitación en esos días [lo cual puede demostrar involucramiento en el SGC, si es el tema a capacitar], sin embargo por ser la alta dirección es más que conveniente que se encuentre debido a que es quien toma las desiciones estratégicas en la empresa y es quien tiene la autoridad para cualquier decisión, de igual manera en la auditoría bien podrías encontran una NC al involucramiento de la dirección en el sistema [irónico], pienso que por ser una auditoría tipo interna se podría comentar esto al auditado y el comprender la situación [que no significa que debas ser flexible o sea correcta la ausencia], creo que podrías auditar los procesos relacionados a la dirección el último dia de tu calendario, permitiendo a la alta dirección regresar, en caso de no regresar  podrías levantar una NC al involucramiento de la dirección [intención del apartado 5], creo dependerá de tu criterio puesto que al parecer no fue culpa de la alta dirección este cruce de fechas.

    Saludos. 

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 24/10/11 23:19
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    Hola:

    No cabe duda que creamos dependencia en una organización, los procesos sin el dueño o responsables de área funcionan bien, ¿o no?, sin la alta dirección funcionan bien, ¿o no?, no se auditan a las personas, se auditan a los procesos, dificilmente en todas las auditorías se encuentre la alta dirección presente, eso es imposible, para eso precisamente fue creado el papel del Representante de la Dirección como un requisito.

    Esto es una buena oportunidad para ver el desempeño de los procesos y de las funciones sin el respaldo de su responsable directo.

    No tienen porque pararse las actividades por la ausencia de algunos directivos, preocupense cuando en todas las auditorías internas suceda esto.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 24/10/11 23:41
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    Saavedra escribió:

    Hola:

    No cabe duda que creamos dependencia en una organización, los procesos sin el dueño o responsables de área funcionan bien, ¿o no?, sin la alta dirección funcionan bien, ¿o no?, no se auditan a las personas, se auditan a los procesos, dificilmente en todas las auditorías se encuentre la alta dirección presente, eso es imposible, para eso precisamente fue creado el papel del Representante de la Dirección como un requisito.

    Esto es una buena oportunidad para ver el desempeño de los procesos y de las funciones sin el respaldo de su responsable directo.

    No tienen porque pararse las actividades por la ausencia de algunos directivos, preocupense cuando en todas las auditorías internas suceda esto.

    Saludos

    Cierto David, coincidimos, los procesos se auditan, y como dices a ver que tal se manejan los procesos de alta dirección (AD) sin precisamente el responsable.

    Aqui habría que saber si el RD tiene la autoridad que tiene la AD en su ausencia (al menos en esta empresa) ya que la norma establece que el RD debe reportar a la AD lo que me hace concluir que el RD depende de la AD y no están al mismo nivel.

    Saludos. 

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  • Invitado
    • 25/10/11 13:16
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    Reno escribió:

    En la Institución donde laboro existe la siguiente situación en el área que me enviaron a auditar.

    El Representante de la Dirección me ha informado que la Alta Dirección, personal directivo responsables de los procesos de trabajo y Enlaces de Calidad no estarán los días en los cuales se programo la auditoria. Debido a que ya tenian agendado un programa de capacitación.

    Se requirió a la Coordinación General de Calidad de la Institución, nos permitiera modificar los días de auditoria, sin embargo recibimos respuesta negativa y que nos apegaramos a las fechas ya calendarizadas.

    ¿Que me sugieren emitir en el Informe de Auditoria si en efecto al visitar el área a auditar no se encuentra el personal responsable que sería auditado? 

    En verdad, agradezco de antemano sus comentarios.

    Saludos. 

    Quien y como definio las fechas de la auditoria interna? Y porque es imposible modificar las fechas de auditoria si es tu propia organizacion quien la requiere?

    GJOE 

     

     

     

  • Wilkins L.M.
    • 25/10/11 20:42
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    Coincido con Saavedra, no necesariamente debe estar la Alta Dirección en la Auditoría, para eso esta el Representante de la Dirección, quien maneja toda la información, observaciones, inidicadores y objetivos.

     En varias Auditorias que hemos realizados, tanto interna, como externa, la Alta Dirección no ha estado en todas involucrada, pero si, se ve compromiso, a traves de la proporción de los recursos y el seguimiento al Sistema de Gestión.

     

    Saludos..

  • Reno
    • 25/10/11 23:03
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    Muchas gracias por sus comentarios.

    En ese sentido coincido en que la Alta Dirección no es necesario que este presente, entiendase por Alta Dirección al Director General u Comite General.

    Pero que sucede cuando los responsables de procesos, entiendase encargados de las áreas que son quienes toman las decisiones y acciones, no se encuentran disponibles para ser entrevistados u auditados. Y al dirigirte a personal operativo, éste tiene un campo de acción y evidencia limitada en el proceso a auditar.

    ¿En el informe se notifica de la disminución en el campo de accion (alcance) de la auditoria? ¿O se levanta una No Conformidad a la 4.2.4 por no mantener los registros disponibles? 

    La auditoria es programada por una Coordinación General de Calidad, que coordina en toda la Institución este proceso. Y fue quien recomendo e instruyo que no se modificaran las fechas.

    Agradezo su opiniones, las cuales enriquecen más nuestra perspectiva.

    Saludos. 

  • David Saavedra Zárate
    • 26/10/11 0:36
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    Hola:

    Cuando se planea una auditoría y se entrega el programa para tal, si no hay un ajuste de fechas solicitado es porque es evidente que se acepta el compromiso, tienes una evidencia de que se recibió en todas las áreas dicho programa de auditoría.

    Al ser así, se están comprometiendo a recibir dicha auditoría, si en el último momento se tiene un compromiso por el gerente de área y tiene que salir, debe estar alguien a cargo de dicua auditoría.

    Una organización bien administrada, y para eso es el SGC, debe establecer en las descripciones de puesto que en caso de ausencia quién suple a quién, es decir en caso de ausencia del gerente de aseg. de calidad lo podrá sustituir ______, seguramente el Jefe de laboratorio (un subordinado), etc., pero una organizción no puede depender de una persona, si ese es tu caso, ahí tienes ya una NC.

    Saludos 

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    • 29/10/11 14:40
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    Pues por una vez voy a discrepar.

    En una organización la implicación de la Dirección debe demostrarse con hechos. El poner a un representante y dotarle de medios puede ser una manera de no tener implicación con el Sistema. 

    A mi me gusta que en las auditorías estén de verdad los que mandan y no un puesto a dedo para cubrir el requisito de la norma.

    Pero vamos ese es uno de los caballos de batalla de la ISO 9001, la "teórica y no real" implicación de las direcciones.

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