Foro: Empezar con ISO 9001, primeros pasos

Cómo modificar un sistema ya implantado

  • Ángeles
    • 5/03/08 18:54
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    • Reg.: 26/02/08
    • Granada/España
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    Buenas tardes,
    me encuentro en una situación complicada en la que necesitaría orientación.
    Desde hace poco tiempo soy la responsable de mantener la certificación ISO 9001 en uno de los centros que gestiona mi organismo.
    El problema es que no me gusta nada cómo ha trabajado al consultora que ha implantado el sistema y está "cogido con alfileres". En vez de ser una ayuda a la mejora está suponiendo un sobreesfuerzo a las personas que "sufren" este sistema.
    Mi consulta es si yo puedo modificar procedimientos, formatos, documentos, etc... para adecuarlo más a la realidad del centro e ir modificando versiones y ediciones o si es factible dejar caer esta certificación y comenzar de nuevo?? Tal como está montado actualmente habría que cambiar muchas cosas y no se si con tantos cambios la auditoría externa de seguimiento nos mantendrá la certificación.

    Como siempre, muchas gracias!!
    Mª Ángeles.
  • Jorge Pereiro
    • 6/03/08 11:11
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    • Reg.: 21/05/04
    • Barcelona, España
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    Hola Ángeles,

    un sistema de gestión de la calidad está para mejorarlo, introduciendo cambios tan profundos como sea necesario. El límite de estos cambios está en el cumplimiento de los requisitos de la Norma.


    Vuestro certificado peligra si no hacéis nada, no al contrario. Piensa que los certificados tienen una validez de 3 años, realizándose auditorías con la siguiente cadencia:

    Primer año -->CERTIFICACIÓN
    Segundo año -->AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO
    Tercer año -->AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO
    Cuarto año -->REVALIDACIÓN DEL CERTIFICADO
    Quinto año -->AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO
    ...

    Dependiendo del tamaño de la empresa y su estado actual, el proceso de actualización puede durar hasta 1 año. Así que es probable que tengáis una auditoría de seguimiento o re-certificación cuando aún no hayáis acabado, pero esto no debe preocuparte porque el sistema actual, el que se aguanta con alfileres, fue certificado o re-certificado en su momento por la auditora. La auditora también es co-responsable de la situación, además de vuestro cliente.

    Antes de retirarte un certificado las empresas de certificación te dan un ultimátum y un plazo para revertir la situación.

    Si no esperáis a que os den un aviso, y en su lugar iniciáis un proceso de actualización, esta acción será un punto en vuestro favor y os permitirá negociar un plazo acorde con el plan que ya tengáis establecido.

    Lo esencial es que dispongas de un plan para cambiar las cosas, y que se cumpla el plan, que no se abandone.

    Te propongo que empieces por realizar una auditoría interna, será la fotografía del estado inicial.
    A continuación identifica lo que no funciona y los cambios que se deberían acometer (siempre dentro de la Norma). Cambios consensuados por los responsables de departamento y aprobados por la Dirección.
    Después planifica la realización de los cambios. Añade fechas de finalización, muy importante.

    Suerte con el proyecto,
    Jorge
  • David Saavedra Zárate
    • 6/08/14 21:24
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    • Reg.: 18/09/09
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    Concuerdo con Jorge, además de que siempre es más complicado dejar caer el sistema y volver de cero, la gente deja de creer en el SGC.

    Por otro lado, el SGC se descuidó por algo, debes analizar el porqué de ese descuido, y de ser necesario una NC al respecto, las responsabilidades y el liderazgo son fundamentales para mantener funcionando un SGC.

    También hay otro aspecto que considerar, normalmente cuando un SGC se descuida es porque no está dando los resultados que la alta dirección quiere o que todos quieren, revisa indicadores, objetivos, estrategias para el logro de objetivos, el proceso de acciones correctivas y el de auditoría interna.

    Por último, todo sistema debe cambiar, toda persona debe cambiar para mejorar, toda familia, país, etc., hay que hacerlo, hay que actualizar, modificar, cambiar, con un solo objetivo en mente... Mejorar. Que ese cambio sea práctico, sencillo y eficaz.

    Saludos a ambos.
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
    www.sacalidad.com.mx
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    sacalidad@live.com.mx
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  • Alberto
    • 13/11/14 16:57
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    • Reg.: 8/09/14
    • Valencia / Spain
    • Posts: 63
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    Hola Mª Angeles,

    No es recomendable dejar de lado el SGC actual para crear otro nuevo.
    Si esta mal implantado o no es nada eficaz, Creo que es una muy buena oportunidad para que los empleados y dirección vean los beneficios del SGC.

    ¿Cómo?
    Intenta mantener el actual SGC al día, pero mejoralo de forma progresiva, adaptandolos a los procesos reales de la empresa. Creando registros más ágiles y útiles, definiendo bien los objetivos e indicadores, y en definitiva mejorando continuamente el SGC.

    Los primeros en beneficiarse de este cambio, seran los propios responsables de los procesos. Si ellos se integran, ellos mismos participarán en mejorar el SGC.

    A la hora de realizar la Auditoria Externa, está muy bien visto todo exfuerzo que se haga para mejorar de forma eficaz el SGC.
    _________________
    Un saludo,

    Alberto Polo
    Consultor y Auditor IRCA 9001:2008

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  • EkmCalidad
    • 14/11/14 0:01
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    • Reg.: 13/11/14
    • Posts: 13
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    AlbertoP escribió:
    Hola Mª Angeles,

    No es recomendable dejar de lado el SGC actual para crear otro nuevo.
    Si esta mal implantado o no es nada eficaz, Creo que es una muy buena oportunidad para que los empleados y dirección vean los beneficios del SGC.

    ¿Cómo?
    Intenta mantener el actual SGC al día, pero mejoralo de forma progresiva, adaptandolos a los procesos reales de la empresa. Creando registros más ágiles y útiles, definiendo bien los objetivos e indicadores, y en definitiva mejorando continuamente el SGC.

    Los primeros en beneficiarse de este cambio, seran los propios responsables de los procesos. Si ellos se integran, ellos mismos participarán en mejorar el SGC.

    A la hora de realizar la Auditoria Externa, está muy bien visto todo exfuerzo que se haga para mejorar de forma eficaz el SGC.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 17/11/14 13:32
    • Moderador
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    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/España
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    Te he editado el mensaje.

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    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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