Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Solución de NC por falta de firmas en documentos aprobados

  • robins
    • 29/09/11 23:28
    • Imagen de robins
    • Reg.: 7/07/11
    • Posts: 114
    (0/0)

    Buenas tardes amigos una consulta:

    el area de ventas tiene una nc por tener documentos firmados por el administrador de ventas mas no por el jefe de ventas tal como indica los procedimientos de la empresa, por favor me pueden dar mas ejemplos de accion correctivas como:

    - si solo debe firmar el jefe de ventas cual seria la accion correctiva para que no vuelva a ocurrir esta accion.

    Gracias por su ayuda

  • One Economic&Quality Consulting
    • 30/09/11 3:00
    • Moderador
    • Imagen de One Economic&Quality Consulting
    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/España
    • Posts: 2898
    (0/1)

    Este tipo de incumplimiento que mencionas es a priori mas merecedora de una acción correctora (solo corrige los efectos) que no una correctiva (corrige los efectos y elimina la causa para que no vuelva a ocurrir).

    Si solo se trata de una acción correctora debes corregir esos documentos y vale. Ahora bien si es un error habitual debes establecer una correctiva.

    Lo primero es ver si es necesario que lo firme el jefe de ventas o no. Si veis que lo más operativo es que lo firme el administrador de ventas, la acción correctiva será modificar el procedimiento y adecuarlo a la realidad que ocurre porque asi debe ser.

    Si por el contrario lo lógico y eficiente es que lo firme el jefe de ventas debéis estudiar porque se dan esos casos y ver como evitarlos. A lo mejor debéis establecer una metodología de trabajo en la que vayan pasando los documentos hasta llegar al jefe de ventas que los supervise en un determinado momento.

    En muchas empresas los viernes por la tarde es el momento en el que los departamentos de ventas se reúnen para ver los resultados de la semana y planificar la siguiente y es el momento adecuado de diligenciar la documentación.

    Quizás una acción correctiva sea la de tener una reunión con una periodicidad planificada en la que en el orden del día siempre esté incluido el chequeo de la documentación del departamento.

     

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

    Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Implantación y auditoría

    Diseñamos su software de Calidad y Ambiental

    www.oneconsulting.es

    contacto@oneconsulting.es

    https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting

    http://oneconsulting.blogcindario.com/2010/04/00002-bienvenidos-al-blog-de-one-economic-quality-consulting.html

    Auditor Calidad Certificado IRCA
    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • robins
    • 30/09/11 14:53
    • Imagen de robins
    • Reg.: 7/07/11
    • Posts: 114
    (0/1)

    Gracias Rafael por tus comentarios, estamos modificando los procedimientos para que tanto el jefe como el administrador de ventas firmen los documentos.

    Saludos y nuevamente gracias.

  • equipo
    • 1/10/11 13:17
    • Imagen de equipo
    • Reg.: 22/02/11
    • Madrid/España
    • Posts: 104
    (0/0)

    Hay otra cosa a contemplar, si esos documentos que no estaban firmados por el jefe de vantas se han tramitado, quiere decir que el tramitador es el que ha incumplido el proceso.

    No se que documentos son, pero si son pedidos eso quiere decir que se gestionan antes de su firma, con lo que el que estén o no firmados no ha eliminado el incumplimiento.

  • robins
    • 3/10/11 18:30
    • Imagen de robins
    • Reg.: 7/07/11
    • Posts: 114
    (0/0)

    los documentos son reclamos y devoluciones de los productos que debieron ser firmados por el jefe de ventas y no por el administrador , para lo cual van a modificar sus procedimientos para que las dos personas pueden firmar.

    saludos y gracias. 

     

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 6/10/11 23:38
    • Moderador
    • Imagen de Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • Reg.: 22/04/09
    • Poza Rica, Veracruz, México
    • Posts: 2571
    (3/0)
    robins escribió:

    Buenas tardes amigos una consulta:

    en el area de ventas tiene una nc por tener documentos firmados por el abminitrador de ventas mas no por el jefe de ventas tal como indica los procedimientos de la empresa, por favor me pueden dar mas ejemplos de accion correctivas como:

    - si solo debe firmar el jefe de ventas cual seria la accion correctiva para que no vuelva a ocurrir esta accion.

    Gracias por su ayuda

    Hola, esto me hace pensar que podrías mejorar tus perfiles de puesto o lo que sustituya la función de ellos, creo que lo prudente es verificar la sustitución de puestos dentro del personal, lo estableces en tu sistema [es decir el admon. de ventas sustituye al jefe de ventas en su ausencia] y zaz listo, el admon. tiene autoridad de firmar, solo que si son formatos prefabricados y tienen el nombre del jefe es conveniente que firme por ausencia ( p.a. ).

    Saludos. 

    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

    Cel. (+52) 782 185 3484
    Correo: veritas.et.triumphus@gmail.com

    Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • robins
    • 7/10/11 1:24
    • Imagen de robins
    • Reg.: 7/07/11
    • Posts: 114
    (0/0)

    Si ok buen dato Wilbert.

    Gracias,

    Saludos.

  • One Economic&Quality Consulting
    • 10/10/11 18:20
    • Moderador
    • Imagen de One Economic&Quality Consulting
    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/España
    • Posts: 2898
    (0/0)
    Muy buena apreciación Wilbert. Eres un crack.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

    Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Implantación y auditoría

    Diseñamos su software de Calidad y Ambiental

    www.oneconsulting.es

    contacto@oneconsulting.es

    https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting

    http://oneconsulting.blogcindario.com/2010/04/00002-bienvenidos-al-blog-de-one-economic-quality-consulting.html

    Auditor Calidad Certificado IRCA
    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • Francisco
    • 12/10/11 15:56
    • Imagen de Francisco
    • Reg.: 26/09/11
    • Chile
    • Posts: 49
    (0/0)

    Ojo:

    Si son registros de reclamos y devoluciones, quizás exista otra importante razón para que sea uno y no el otro quien firme los documentos.

    Planteado como lo hiciste inicialmente, la NC suena casi exagerada (porque el proceso está operando, sólo con una pequeña desviación que es la persona que firma).

    Pero cuando agregas que son reclamos y devoluciones creo que la NC ya no suena tan divertida y yo creo que amerita darle otra vuelta.

     

    Francisco 

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 12/10/11 16:36
    • Moderador
    • Imagen de Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • Reg.: 22/04/09
    • Poza Rica, Veracruz, México
    • Posts: 2571
    (0/0)
    fco_a escribió:

    Ojo:

    Si son registros de reclamos y devoluciones, quizás exista otra importante razón para que sea uno y no el otro quien firme los documentos.

    Planteado como lo hiciste inicialmente, la NC suena casi exagerada (porque el proceso está operando, sólo con una pequeña desviación que es la persona que firma).

    Pero cuando agregas que son reclamos y devoluciones creo que la NC ya no suena tan divertida y yo creo que amerita darle otra vuelta.

     

    Francisco 

    Cabe aclarar que robins nos comenta que ya estan tomando cartas en el asunto para que ambos (jefe y admin) puedan firmar, se concluye que ambos tienen autoridad y conocimiento para tratar este tipo de actividades.

    Quiero suponer que las firmas son de recepción de las quejas, ya que recordemos que no todas ameritan levantamiento de no conformidad.

    Saludos. 

    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

    Cel. (+52) 782 185 3484
    Correo: veritas.et.triumphus@gmail.com

    Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • robins
    • 12/10/11 16:37
    • Imagen de robins
    • Reg.: 7/07/11
    • Posts: 114
    (0/0)

    Buena observacion, en su procedimientos indica quien firma por eso la NC , como control tal como indica la norma.

    Gracias Francisco.