Buenas tardes amigos una consulta:
el area de ventas tiene una nc por tener documentos firmados por el administrador de ventas mas no por el jefe de ventas tal como indica los procedimientos de la empresa, por favor me pueden dar mas ejemplos de accion correctivas como:
- si solo debe firmar el jefe de ventas cual seria la accion correctiva para que no vuelva a ocurrir esta accion.
Gracias por su ayuda
Este tipo de incumplimiento que mencionas es a priori mas merecedora de una acción correctora (solo corrige los efectos) que no una correctiva (corrige los efectos y elimina la causa para que no vuelva a ocurrir).
Si solo se trata de una acción correctora debes corregir esos documentos y vale. Ahora bien si es un error habitual debes establecer una correctiva.
Lo primero es ver si es necesario que lo firme el jefe de ventas o no. Si veis que lo más operativo es que lo firme el administrador de ventas, la acción correctiva será modificar el procedimiento y adecuarlo a la realidad que ocurre porque asi debe ser.
Si por el contrario lo lógico y eficiente es que lo firme el jefe de ventas debéis estudiar porque se dan esos casos y ver como evitarlos. A lo mejor debéis establecer una metodología de trabajo en la que vayan pasando los documentos hasta llegar al jefe de ventas que los supervise en un determinado momento.
En muchas empresas los viernes por la tarde es el momento en el que los departamentos de ventas se reúnen para ver los resultados de la semana y planificar la siguiente y es el momento adecuado de diligenciar la documentación.
Quizás una acción correctiva sea la de tener una reunión con una periodicidad planificada en la que en el orden del día siempre esté incluido el chequeo de la documentación del departamento.
Hay otra cosa a contemplar, si esos documentos que no estaban firmados por el jefe de vantas se han tramitado, quiere decir que el tramitador es el que ha incumplido el proceso.
No se que documentos son, pero si son pedidos eso quiere decir que se gestionan antes de su firma, con lo que el que estén o no firmados no ha eliminado el incumplimiento.
robins escribió:Buenas tardes amigos una consulta:
en el area de ventas tiene una nc por tener documentos firmados por el abminitrador de ventas mas no por el jefe de ventas tal como indica los procedimientos de la empresa, por favor me pueden dar mas ejemplos de accion correctivas como:
- si solo debe firmar el jefe de ventas cual seria la accion correctiva para que no vuelva a ocurrir esta accion.
Gracias por su ayuda
Hola, esto me hace pensar que podrías mejorar tus perfiles de puesto o lo que sustituya la función de ellos, creo que lo prudente es verificar la sustitución de puestos dentro del personal, lo estableces en tu sistema [es decir el admon. de ventas sustituye al jefe de ventas en su ausencia] y zaz listo, el admon. tiene autoridad de firmar, solo que si son formatos prefabricados y tienen el nombre del jefe es conveniente que firme por ausencia ( p.a. ).
Saludos.
Ojo:
Si son registros de reclamos y devoluciones, quizás exista otra importante razón para que sea uno y no el otro quien firme los documentos.
Planteado como lo hiciste inicialmente, la NC suena casi exagerada (porque el proceso está operando, sólo con una pequeña desviación que es la persona que firma).
Pero cuando agregas que son reclamos y devoluciones creo que la NC ya no suena tan divertida y yo creo que amerita darle otra vuelta.
Francisco
fco_a escribió:Ojo:
Si son registros de reclamos y devoluciones, quizás exista otra importante razón para que sea uno y no el otro quien firme los documentos.
Planteado como lo hiciste inicialmente, la NC suena casi exagerada (porque el proceso está operando, sólo con una pequeña desviación que es la persona que firma).
Pero cuando agregas que son reclamos y devoluciones creo que la NC ya no suena tan divertida y yo creo que amerita darle otra vuelta.
Francisco
Cabe aclarar que robins nos comenta que ya estan tomando cartas en el asunto para que ambos (jefe y admin) puedan firmar, se concluye que ambos tienen autoridad y conocimiento para tratar este tipo de actividades.
Quiero suponer que las firmas son de recepción de las quejas, ya que recordemos que no todas ameritan levantamiento de no conformidad.
Saludos.
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