Foro: 7.4 Gestión de las compras en ISO 9001

Control de procesos contratados externamente en empresa de alquiler de vehículos

  • Jorge Sánchez
    • 19/02/08 2:12
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    • Reg.: 26/11/07
    • Costa Rica
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    (1/1)
    Hola,

    Tengo una duda con el control de los procesos externos. Mi empresa se dedica al alquiler de vehículos, parte de los procesos principales del SGC es el de mantenimiento de la flota que incluye revisiones mecánicas y reparaciones. Muchos de los servicios de reparación tales como carrocéría y pintura, muflas, tramado y otros servicio son brindados por proveedores externos.

    Actualmente contamos con un procedimiento llamado reparaciones externas en el cual utilizamos un formulario que va dentro de cada carro cada vez que se lleva a un taller, el responsable del taller firma el trabajo y cada vez que el carro es devuleto, este form. debe ser firmado para corroborar que el trabajo fue bien hecho.

    El asunto es que se nos ha complicado este proceso porque son muchas veces que se envían carros, por lo que el control, el gasto de formularios, el deterioro es mucho. Además que algunos talleres nos hacen llenar formularios propios de ellos como medio de control, por loque el trámite se hace muy largo y tedioso.

    Mi pregunta ahora si... ¿Se podrá realizar el control de los proveedores externos y sus procesos de otra forma que no sea verificar cada producto/trabajo? ¿se puede ligar al procedimiento de selección y evaluación de proveedores este control, esto porque a los proveedores los evalaumos cada cierto tiempo?
    Agradezco sus comentarios,
    Jorge.
  • Jorge Pereiro
    • 19/02/08 17:34
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    • Reg.: 21/05/04
    • Barcelona, España
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    Hola Jorge,

    cuando entregáis un coche para que os hagan una puesta a punto estáis contratando un servicio. En dicho contrato vosotros podéis establecer que la gestión de la documentación la realice el propio proveedor, y no vosotros.

    El proceso podría ser el siguiente:

    1.- De acuerdo con vuestro plan de mantenimiento, determináis sobre qué coches se ha de actuar.

    2.- Entregáis uno o varios coches para realizar operaciones de mantenimiento al proveedor. Los determinados anteriormente.
    3.- El proveedor realiza las tareas de mantenimiento y los controles establecidos, y registra sus resultados.
    4.- El proveedor os entrega los vehículos y revisáis los documentos entregados.


    Desconozco los detalles de vuestros procesos y qué tipo de relación tenéis con los proveedores, pero en cualquier caso las labores de gestión de la documentación también se pueden subcontratar. Vuestras necesidades de información se pueden satisfacer pidiendo al proveedor que os la envíe, por ejemplo, en formato electrónico con una frecuencia X.

    La propia ISO 9001:00 anima a las organizaciones a que desarrollen vías de colaboración eficaces y eficientes con sus proveedores (relaciones mutuamente beneficiosas). Si alguna tarea es más fácil que la realice el proveedor, hay que buscar la forma de acoplar los intereses de cada uno y encontrar una solución que os beneficie mutuamente.

    Por ejemplo, en España la empresa Endesa decidió hace unos años externalizar casi en su totalidad el servicio técnico a pequeños y medianos clientes. En Cataluña creó los denominados "Puntos de Servicio Fecsa-Endesa". Estos puntos de servicio son empresas privadas que trabajan para Endesa. Firman un contrato mediante el cual se deben ocupar de prestar el servicio y también de llevar a cabo todos los trámites administrativos. Hace unos años el Gerente de uno de estos Puntos de Servicio me explicaba que "Fecsa les traspasó literalmente todo el papel a su empresa". Interactúan con Fecsa sólo a través de Internet, el papel que se lo quedan ellos o se lo dan al organismo competente.

    A vuestros proveedores les interesa una colaboración más estrecha, porque les aporta más estabilidad (os tienen más cogidos). A cambio vosotros podéis pedir mayor implicación, que os liberen de actividades que no son claves en vuestro negocio. Claro está, esto se puede hacer con proveedores que ofrezcan ciertas garantías, no con el primero que pasa.

    Un saludo,
    Jorge P
  • Hayler
    • 23/02/08 16:53
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    • Reg.: 1/11/07
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    Saludos

    Me encuentro implementando un SGC en una organizacion de alquiler de vehiculos y me gustaria agregar ciertas ideas, ya que este punto es critico en la implementacion.
    El control de proveedores externos lo valido como ud bien lo propone mediante el punto 7.4 ISO 9001.
    Es decir, que la seleccion evaluacion y reevaluacion se vuelve una herramienta efectiva para control de procesos externos que pide la norma(aconsejable incluir esto en su manual de calidad).
    El control de calidad de su organizacion debe permitir:
    1. aprobar el pago (se paga por lo que entrega bajo las condiciones establecidas)
    2. observaciones que permitan enriquecer la evaluacion de los mismos.
    Por ultimo, los registros que evidencien la calidad de la reparacion o mantenimientos son responsabilidad del proveedor por lo que no seria necesario almacenar dichos registros en su organizacion, el registro que ud debe controlar es en el que se establecen los conceptos de la reparacion o mantenimiento (orden de servicio), para lo cual debe establecer en su procedimiento que se debe revisar dicha orden vs factura.

    Hayler F Sanchez
    Colombia
  • MARIACARME
    • 5/11/09 16:48
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    • Reg.: 2/06/09
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    Con referente al control para realizar a procesos contratados externamente, tengo la siguiente duda?

    Actualmente en mi empresa para la implementacion del SGC se ha contratadp consultoria externa, ahora se esta contratando consultoria externa para implementar el cuadro de mando integral, el cual me permitira cerrar con algunos requisitos que faltaban para la implementacion del SGC, como medicion de la satisfaccion del cliente, seguimiento a metas y revision por la direccion.

    Mi duda consiste en que si debo controlar esta consultoria puesto que afecta en actividades dentro del SGC, si es asi me gustaria puedan darme sugerencia de cómo lo hago

    MUCHAS GRACIAS

    MARIACARME