Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Administración de registros externos

  • Flavia
    • 27/08/11 2:31
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    (6/1)

    De qué manera podemos establecer los lineamientos para administrar los registros externos en el procedimiento de control y registros segun lo establecido en la Norma 9001:2008, clausula 4.2.4. Control de registros?

    En el caso de los registros como certificados de calibracion y contraste, registros de obra provistas por el cliente o examenes preocupacionales como dictamino la metodologia para almacenar, identificar, proteger, etc.. los mismos?

    Saludos Cordiales

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 27/08/11 5:17
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    (6/0)
    Flaviam escribió:

    De qué manera podemos establecer los lineamientos para administrar los registros externos en el procedimiento de control y registros segun lo establecido en la Norma 9001:2008, clausula 4.2.4. Control de registros?

    En el caso de los registros como certificados de calibracion y contraste, registros de obra provistas por el cliente o examenes preocupacionales como dictamino la metodologia para almacenar, identificar, proteger, etc.. los mismos?

    Saludos Cordiales

    Todo documento que tu no generes dentro de tu SGC y que te sirvan para mantenerlo se denomina documento externo; incluso los registros ya que son documentos al final de cuentas, se deben manejar como lo estipula 4.2.3 en la parte que hace mención a los documentos externos.

    Saludos. 

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 27/08/11 19:20
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    (3/0)

    Hola:

    Los registros que nosotros establecemos internamente son los que se deben controlar a través de una identificación para su control de cambios.

    Todos aquellos registros externos son la evidencia que nos van a permitir demostrar la conformidad de una actividad, por obvias razones no se controlan sus cambios, sólo se conservan para demostrar conformidad.

    Saludos

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • One Economic&Quality Consulting
    • 28/08/11 14:45
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    (3/0)

    Añadiriría que para los documentos externos es recomendable tener una lista maestra de aquellos que nos interesan y afectan al SGC.

    En esta lista suelen estar por ejemplo las normas que nos afectan, las leyes y otros requisitos legales, catálogos etc.

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    Saludos

    Rafael

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    • 28/08/11 17:14
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    Te muevo el post al foro adecuado.
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    Saludos

    Rafael

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  • Flavia
    • 29/08/11 2:20
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    Gracias por tu aporte.

    Saludos

    Flavia

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                           F. Musso

     

  • Flavia
    • 31/08/11 19:09
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    Muchas Gracias
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                           F. Musso

     

  • Gilberth Araujo
    • 3/09/11 6:06
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    (2/0)

    Antes que nada los registros son "un tipo especial de documento", y si son de origen externo, se denominaría documento de origen externo

    Según la cláusula 4.2.3 f) debes controlar los documentos de origen externo. Los controles implican:

     

    • La identificación; lo cual lo puedes hacer con listas maestras de documentos por proceso, puesto que cada proceso puede tener documentos de origen externo distinto según el alcance del proceso.
    • Control de la distribución; lo que implica que se debe definir el custodio del documento y los procesos que tienen acceso a esta información y que deben estar al tanto de cualquier modificación de este documento. En la misma lista maestra puedes definir custodio y los procesos a los que es distribuida esta información. En cado de algún cambio en el documento externo se debe usar la información de la lista para asegurar que se hagan los cambios en los puntos de uso de la información y que se cuenten con documentos vigentes.
    •  Los documentos de origen externo pueden ser, entre otros: certificados de calibración (normalmente en procesos de control de la calidad, operaciones, mantenimiento) , permisos (normalmente en  procesos de operaciones, logistica, transporte), leyes (en procesos de medulares), reglamentos (en procesos medulares), normas (en todos los procesos), órdenes de compra ( en procesos relacionados con el cliente), manuales de usuario (en procesos de control de la calidad, mantenimiento, informática, operaciones), garantías (procesos de compra), licencias(procesos relacionados con el cliente, operaciones, transporte, logística), etc.

    Saludos Cordiales

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    Gilberth Araujo

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  • Flavia
    • 3/09/11 17:14
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    (1/1)

    Bien me queda más claro la disposicion de los registros, el listado lo tengo presente para administrar aun mas efectivamente los mismos, en cuanto al tiempo de retención se verifica mediante la vigencia de la documentación, de que manera puedo establecerlo?

    Saludos Cordiales

    Flavia Musso

    _________________

                           F. Musso

     

  • Gilberth Araujo
    • 3/09/11 17:36
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    (2/1)

    Más que establecer un tiempo de vigencia puedes establecer un tiempo de retención de los documentos externos, recuerda que por la naturaleza de tu organización y por la naturaleza del documento en sí, pueden tener distintas "fechas de caducidad"

     

    Ejemplo:

    • Un certificado de calibración, su vigencia durará hasta la próxima calibración, el seguir con un certificado obsoleto puede ser contraproducente, así que su "fecha de caducidad" será la tiempo entre calibraciones, y eso puede variar por equipo, así que es bueno que quien ejecute el control de documentos es quien tenga en su lista la fecha de publicación y la fecha de caducidad.

     

    • Una norma, no necesariamente se conoce su fecha de caducidad, sólo se conoce la fecha de publicación. Para este caso siempre es bueno que establezcas en el procedimiento de control de los documentos, la responsabilidad de revisar periódicamente las publicaciones de: normas, guías, leyes y reglamentos. En  la lista maestra, en la fecha de caducidad para estos documentos la llenarías con un "no definida".

     

    Es importante que se haga un análisis   por cada proceso, por cada documento externo necesario para que se establezcan con precisión la fecha de publicación  y la fecha de caducidad de cada documento.

     

    Saludos

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 3/09/11 17:37
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    (2/1)
    Flaviam escribió:

    Bien me queda más claro la disposicion de los registros, el listado lo tengo presente para administrar aun mas efectivamente los mismos, en cuanto al tiempo de retención se verifica mediante la vigencia de la documentación, de que manera puedo establecerlo?

    Saludos Cordiales

    Flavia Musso

    Al ver la imagen de Gilberth y la de Flaviam me parece haber tenido un Deja Vu, en cuanto a la vigencia de los registros en la ISO/IEC 17025 se establecen 4 años como mínimo o la que establezcan las autoridades competentes (el mayor de ellos). En cuanto a la ISO 9001 no se establece un periodo de retención, te recomiendo solicitar información a tua autoridades para tener una idea si no existe algúna cuestión sobre eso puedes usar los criterios de la norma que te mencioné.

    Saludos. 

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    Wilbert Vivas
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 3/09/11 17:42
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    (2/1)
    Gilberth escribió:

    Más que establecer un tiempo de vigencia puedes establecer un tiempo de retención de los documentos externos, recuerda que por la naturaleza de tu organización y por la naturaleza del documento en sí, pueden tener distintas "fechas de caducidad"

     

    Ejemplo:

    • Un certificado de calibración, su vigencia durará hasta la próxima calibración, el seguir con un certificado obsoleto puede ser contraproducente, así que su "fecha de caducidad" será la tiempo entre calibraciones, y eso puede variar por equipo, así que es bueno que quien ejecute el control de documentos es quien tenga en su lista la fecha de publicación y la fecha de caducidad.

     

    • Una norma, no necesariamente se conoce su fecha de caducidad, sólo se conoce la fecha de publicación. Para este caso siempre es bueno que establezcas en el procedimiento de control de los documentos, la responsabilidad de revisar periódicamente las publicaciones de: normas, guías, leyes y reglamentos. En  la lista maestra, en la fecha de caducidad para estos documentos la llenarías con un "no definida".

     

    Es importante que se haga un análisis   por cada proceso, por cada documento externo necesario para que se establezcan con precisión la fecha de publicación  y la fecha de caducidad de cada documento.

     

    Saludos

    Tal como lo menciona Gilberth se conoce el tiempo de retención, sin embargo si se puede saber el tiempo de vigencia de algunos documentos, como por ejemplo en el certificado, el certificado de calibración tiene un periodo de validez de un año, pero con base a análisis estadístico tu puedes definir un periodo de validez menor. En cuanto a las normas tomaré por ejemplo las normas ISO se tiene por objetivo revisarlas cada 5 años (en teoría ese es su periodo de validez) sin embargo por diferentes cosas no lo hacen en ese periodo por ejemplo si no mal recuerdo la ISO 9001:2008 tendra vigencia hasta el 2015 que será de nuevo revisada ya sea para cancelarla o confirmarla por otros 5 años.

    Saludos. 

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  • Gilberth Araujo
    • 3/09/11 17:45
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    (1/0)
    Si, es cierto , es una complicación lo de establecer fecha de caducidad sobre documentos en los que uno no conoce la dinámica de sus cambios, y depende de terceros cambiarlos o no, pero eso see soluciona con: poner fecha de caducidad indefinida para este tipo de documentos y colocando frecuencias de verificación de vigencia en el procedimiento de control de documentos. Cada documento obedece a su naturaleza, y por eso el control debería ser por procesos
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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 3/09/11 17:46
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    Gilberth escribió: Si, es cierto , es una complicación lo de establecer fecha de caducidad sobre documentos en los que uno no conoce la dinámica de sus cambios, y depende de terceros cambiarlos o no, pero eso see soluciona con: poner fecha de caducidad indefinida para este tipo de documentos y colocando frecuencias de verificación de vigencia en el procedimiento de control de documentos. Cada documento obedece a su naturaleza, y por eso el control debería ser por procesos

    Idem. 

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