Foro: Empezar con ISO 9001, primeros pasos

procedimiento

  • Gabriela Anaya
    • 9/08/11 20:33
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    (0/0)

    Buen dia a todos!!

     

    Tengo una duda tal vez un poco tonta, sin embargo me surgio hace un momento, la pregunta es la siguiente:

     

    Es necesario que los procedimietos incluyan los documento a los que hacen referencia y el control del tiempo en que pertenecen los registros en archivo activo?

     

    Gracias y saludos

  • David Saavedra Zárate
    • 9/08/11 20:53
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    (1/0)

    Hola:

    No existen preguntas tontas, así es que no te preocupes, además tu duda es muy importante y que mejor que quede claro.

    Los procedimientos en su desarrollo hacen referencia a otros procedimientos o instructivos como muestra de la interacción entre éstos, sólo referencia ya que dichos procedimiento o instructivos se encuentran en sus lugares de uso.

    Tambien los procedimientos hacen referencia a los formatos utilizados en dicho procedimiento, estos formatos deben ir anexo al procedimiento como muestra de ello (entendiendo como formato la estructura en blanco del formato o documento).

    Cada uno de estos formatos van a ser registros una vez se comiencen a utilizar, a llenarlos de datos. Estos registros debes establecer su control en un procedimiento para su identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición.

    En dicho procedimiento debes establecer el tiempo de retención, con base al uso que le den y considerando la disposición de ellos por parte de ustedes y del ciente cuando sea aplicable. cuánto tiempo como archivo activo o vivo, y cuanto tiempo como archivo muerto antes de su destrucción.

    Debes considerar los documentos legales que por ley establecen su tiempo de retención.

    No es necesario que a cada registro le indiques el tiempo de retención.

    Saludos 

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Gabriela Anaya
    • 10/08/11 17:16
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    (0/0)

    ok, muchas gracias!!!

     

    Entonces el procedimiento anexo esta correcto o me puede decir si le falta algun apartado.

    Saludos




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  • toreto
    • 10/08/11 18:30
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    (0/0)
    hola Gavilinda  vi tu procedimiento de control de documentos y te tengo una  sujerencias no me queda claro como es la aprobacion de los documentos definitivos  si es atraves de un visto bueno o  firma o atraves de un acta o cuales tu mecanismo de aprobacion de documentos,
  • Gabriela Anaya
    • 10/08/11 18:37
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    (0/0)

    Hola!!!

    Gracias por tu aportación y de hecho en cuanto a lo que me preguntas todavia lo tengo como pendiente ya que me gustaria que todo el sistema sea electronico, claro a excepcion de los documentos que tengan que estar en piso, pero me gustaria que la mayoria o todo lo que se pueda se maneje por medios electronicos, ya sabes para el ahorro del papel y la contribucion con el medio ambiente, por lo que aun no se, tu que me recomiendas?

    Saludos

  • David Saavedra Zárate
    • 10/08/11 18:45
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    (0/0)

    Hola:

    Está correcto en términos generales, hay algunos detalles que a continuación te menciono:

    5.2 Cuáles son esos requisitos establecidos y cómo se asigna un código, agregar un ejemplo.

    5.4 al 5.6, No se puede modificar la revisión de un documento en la lista maestra, ni se informa a los involucrados si no se ha distribuido el documento. A los involucrados no se les informa de los cambios, participan y forman parte de la revisión en los cambios. Se actualiza la lista maestra una vez que el documento se distribuyó.

    5.7 Cualquier cambio por mínimo que sea, se debe modificar el documento y su revisión, ésto, cuando hablamos de custiones técnicas o actividades que impacten al proceso o producto. De lo contrario tu documento no estará actualizado, aún cuando informes de los cambios. Cuando se trate de redacción, imagen, tipografía, que no afectan al proceso, no es necesario un cambio.

    No hay como tener los cambios en el documento, no nos confiemos en que el responsable al que avisaste del cambio le informe a los demás o le agregue el oficio.

    5.8, 5.9, Los documentos obsoletos debes destruirlo y guardar únicamente el original como referencia, no es necesario que guardes todos.

    Anexos:

    Te recomiendo que tu formato de lista maestra de documentos lleve un pequeño histórico de las revisiones, para que puedes observar las fechas de modificaciones, por lo menos las últimas. Te anexo un ejemplo.

    Lista de distribución: Para que tengas un mejor control de las distribuciones, tu formato debe incluir el número de copia controlada entregada, para que sepas cuantas copias son y quien tiene la copia 1, la 2, la 3, etc. y sean esas mísmas las que te entreguen al momento del cambio, de esta manera evitarás aún más la duplicidad y tendrás un mayor control. El número de copia la debes indicar en el mismo sello: COPIA CONTROLADA No.______ NO FOTOCOPIAR.

    Buen trabajo Gaby, saludos.




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  • David Saavedra Zárate
    • 10/08/11 18:54
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    Muy cierto además lo que indica Toreto, cómo y quién aprueba.

    Saludos.

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  • Gabriela Anaya
    • 10/08/11 18:59
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    de verdad muchas gracias por sus comentarios y aportaciones, que me son de bastante ayuda pues es la primera vez que yo solita estoy implementando un SGC en una empresa, y de verdad me sirven mucho todas las observaciones que puedan hacerme.

    Saludos y gracias!!

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 12/08/11 16:22
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    Gabylinda escribió:

    ok, muchas gracias!!!

     

    Entonces el procedimiento anexo esta correcto o me puede decir si le falta algun apartado.

    Saludos

    Leyendo tu procedimiento te haria las siguientes recomendaciones:

     

    • 1. En el punto 6 estableces el titulo "REGISTROS" te recuerdo que estas haciendo referencia a los formatos/formularios que vas a llenar y se convertiran en registros. El título correcto sería "FORMATOS o FORMULARIOS"
    • 2. Yo no recomiendo anexar los formatos debido a que cada vez que modifiques uno deberás modificar y actualizar tu procedimiento, imagina si tienes 50 copias controladas de un procedimiento controlado... debes retirar y sustituir esas 50 copias, es cuestion de eficiencia.
    • 3. No te compliques en tu definición, usa la de la ISO 9000; Documento: Información y su medio de soporte. 
    • 4. Por un lado en tu procedimiento mencionas que el coordinador actualiza los documentos, entre ellos los procedimientos pero más adelante mencionas que el responsable es el dueño del proceso, ahi puedes generar un gran descontrol en la documentción. 
    • 5. El coordinador por lo que entiendo aprueba los documentos, de qué manera evidencías esa aprobación.
    • 6. Hasta la más mínima modificación en un documento se considera revisión debido a que ya no concuerda con el anterior; le llamemos como le llamemos es un cambio sea o no de fondo.
    • 7. De qué manera identificas los cambios de una revisión a otra.
    • 8. Cómo identificas los documentos externos.
    • 9. Te aclaro que "controlar" documentos externos se refiere solo a la distribución ya que tu no controlas sus modificaciones.
    • 10. No hay necesidad de retener todos los obsoletos; si retienes uno deberías justificar la misma.

     

     

    Saludos. 

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    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 12/08/11 16:37
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    Hola:

    No concuerdo contigo en el punto 2 Wilvivas, por eso precisamente son anexos, puedes actualizar los formatos cuantas veces quieras sin necesidad de modificar el procedimiento.

    Los anexos no forman parte de las páginas del procedimiento, son independientes y se anexan para que el usuario vea y conozca los fomatos que va a utilizar. Una documentación completa.

    Por lo demás, muy buenas observaciones.

    Saludos.

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    • 12/08/11 16:45
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    Hola:

    Lo que no debes incluir Gaby es el número de revisión en los formatos, en el punto 6.

    En eso si estoy de acuerdo.

    Saludos

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    Saavedra escribió:

    Hola:

    Lo que no debes incluir Gaby es el número de revisión en los formatos, en el punto 6.

    En eso si estoy de acuerdo.

    Saludos

    Cierto sin revisiones es lo mejor.

    Saludos 

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  • Gabriela Anaya
    • 12/08/11 17:15
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    ok, tomando en cuenta las observaciones de ambos corregire el procedimiento y en cuento lo tenga listo lo subire nuevamente.

    Muchas gracias por el apoyo y las aportaciones

  • Gabriela Anaya
    • 13/08/11 0:46
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    En base a las observaciones que hicieron, modifique el procedimiento y el adjunto es el resultado del mismo.

     

    Gracias

     




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  • David Saavedra Zárate
    • 13/08/11 2:16
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    Hola Gaby:

    En el encabezado creo que querías decir ISO-9000:2005.

    4.1 Te falta describir cuando es por medio electrónico.

    5.1.1 Cuando hablas del responsable y/o el participante del proceso yo lo entiendo como el jefe y toda persona que participa en el proceso, no debe ser así, sólo los dueños, jefes y supervisores pueden tener esta responsabilidad, la de elaborar y modificar un procedimiento, fuera de ellos, nadie más debe hacerlo.

    5.1.2 Si yo te pregunto, "cuales son esos requisitos establecidos en el manual", cual sería tu respuesta, por eso preguntaba, cuales son esos requisitos. Acuerdate que todo lo que describas será revisado.

    5.2.1, Ahí debes indicar que al entregar la nueva revisión el responsable debe entregar el documento anterior, es decir, el obsoleto.

    5.3.1 Los dueños de los procesos deben tener toda la responsabilidad que implique su proceso, hablo de los cambios o modificaciones, incluyendo la distribución, no saturemos de trabajo al coordinador del SGC cuando no es su responsabilidad y no le quitemos responsabilidad a los dueños de los procesos.

    Cuando existan modificaciones, quiénes más que los dueños para hacerse cargo de esas modificaciones, nadie más.

    Así mismo  no puedes tener al coordinador del SGC, distribuyendo los procedimientos de todos, tambien el coordinador tiene otras responsabilidades, cuando sea por medio electrónico quizá.

    Esto lo tienes que administrar bien, se puede solicitar un cambio al Coordinador del SGC y una vez aprobado este puede y debe aprobar el número de copias a controlar y que las áreas responsables se hagan cargo de la distribución.

    Nuevamente distribuyes un documento sin la debida aprobación, hablas de la elaboración y los cambios, pero no mencionas quien es responsable de aprobarlo, que por lo general es el del más alto rango en el área del proceso.

    5.4.2 y 5.4.2, no mencionas que los documentos obsoletos se deben destruir, guardando únicamente el original debidamente identificado como tal.

    5.5.1 Si, se controlan los doc externos por medio de un sello, pero como, como le haces si un área te pide una copia de un documento externo, cómo saber cuantas copias has distribuido y a quienes. El proceso es similar al inrerno, la diferencia es que son externos.

    Buen trabajo Gaby, no te desesperes, estás aprendiendo y vas a aprender muchísimo.

    Anexo encontrarás un diagrama de flujo que explica a grandes rasgos el proceso para el control de documentos, perdona la precisión y la presentación, lo hice de manera rápida para explicarlo un poco mejor.

    Saludos




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  • Gabriela Anaya
    • 13/08/11 18:23
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    Ok, muchas gracias por las observaciones, en base a ellas corregire mis procedimientos.

     

    Saludos

  • Gabriela Anaya
    • 15/08/11 23:44
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    Para el punto 4.2 no entiendo  a lo que se refiere al decirme que me falta describir cuando es por medio electronico!!!!

    Me podria explicar el punto...

    Saludos y gracias

    Saavedra escribió:

    Hola Gaby:

    En el encabezado creo que querías decir ISO-9000:2005.

    4.1 Te falta describir cuando es por medio electrónico.

    5.1.1 Cuando hablas del responsable y/o el participante del proceso yo lo entiendo como el jefe y toda persona que participa en el proceso, no debe ser así, sólo los dueños, jefes y supervisores pueden tener esta responsabilidad, la de elaborar y modificar un procedimiento, fuera de ellos, nadie más debe hacerlo.

    5.1.2 Si yo te pregunto, "cuales son esos requisitos establecidos en el manual", cual sería tu respuesta, por eso preguntaba, cuales son esos requisitos. Acuerdate que todo lo que describas será revisado.

    5.2.1, Ahí debes indicar que al entregar la nueva revisión el responsable debe entregar el documento anterior, es decir, el obsoleto.

    5.3.1 Los dueños de los procesos deben tener toda la responsabilidad que implique su proceso, hablo de los cambios o modificaciones, incluyendo la distribución, no saturemos de trabajo al coordinador del SGC cuando no es su responsabilidad y no le quitemos responsabilidad a los dueños de los procesos.

    Cuando existan modificaciones, quiénes más que los dueños para hacerse cargo de esas modificaciones, nadie más.

    Así mismo  no puedes tener al coordinador del SGC, distribuyendo los procedimientos de todos, tambien el coordinador tiene otras responsabilidades, cuando sea por medio electrónico quizá.

    Esto lo tienes que administrar bien, se puede solicitar un cambio al Coordinador del SGC y una vez aprobado este puede y debe aprobar el número de copias a controlar y que las áreas responsables se hagan cargo de la distribución.

    Nuevamente distribuyes un documento sin la debida aprobación, hablas de la elaboración y los cambios, pero no mencionas quien es responsable de aprobarlo, que por lo general es el del más alto rango en el área del proceso.

    5.4.2 y 5.4.2, no mencionas que los documentos obsoletos se deben destruir, guardando únicamente el original debidamente identificado como tal.

    5.5.1 Si, se controlan los doc externos por medio de un sello, pero como, como le haces si un área te pide una copia de un documento externo, cómo saber cuantas copias has distribuido y a quienes. El proceso es similar al inrerno, la diferencia es que son externos.

    Buen trabajo Gaby, no te desesperes, estás aprendiendo y vas a aprender muchísimo.

    Anexo encontrarás un diagrama de flujo que explica a grandes rasgos el proceso para el control de documentos, perdona la precisión y la presentación, lo hice de manera rápida para explicarlo un poco mejor.

    Saludos

  • David Saavedra Zárate
    • 16/08/11 0:01
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    Hola Gaby:

    Con gusto te explico, en el punto 4.1 Responsabilidades describes que el Coordinador del SGC debe controlar todos los documentos del SGC, guardado éstos en medios electrónicos y/o en forma física, según sea el caso.

    Has explicado durante el proceso el control y distribución cuando el documento sea de forma física, falta describir cuando este sea de forma electrónica, donde se guarda el archivo, (intranet, software ISO), quien lo sube, quien otorga el axceso a los usuarios y cómo, cuales son las restriccioines, etc.

    Lo más sencillo es que una vez aprobado el documento se sube el archivo electrónico a la red (intranet), y el encargado de sistemas debe generar claves de acceso a los usuarios para que tengan acceso a los documentos que deban consultar o estén involucrados, el acceso sólo debe ser para consulta, no les permite modificar e imprimir, sólo con la autorización del Coordinador.

    Espero haberme explicado.

    Saludos.

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  • Gabriela Anaya
    • 16/08/11 16:37
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    ok, aqui esta el procedimiento con las modificaciones.

    Segui dejando al coordinador del SGC como el responsable de las distribuciones y los cambios, ya que la empresa en donde estoy implementando el SGC esta apenas naciendo y la verdad es que no confio mucho en que los responsables de los procesos lo hagan, ya que vienen viciados de las empresas anteriores, asi que prefiero que por el momento el coordiandor sea quien lo haga, aunque se le asigne algún asistente para ello.

     

    Saludos




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  • David Saavedra Zárate
    • 16/08/11 20:18
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    Hola Gaby:

    Ya revisé tu procedimiento, los comentarios los hice en el mismo documento, lo que está en rojo es necesario en el documento y lo que está en verde son observaciones simplementes y que tu tienes la decisión final, tu conoces a tu empresa y siempre debes considerar lo que sea práctico y útil para ustedes, no lo que indiquen los consultores.

    Los consultores estamos para guiar, para orientar sobre los requisitos de la norma y por la experiencia que se tiene, pero no estamos para imponer. Toma siempre lo que sea adecuado para tu organización.

    Entiendo tu posición frente al personal nuevo y que viene viciado de otras empresas, no la comparto porque lo que harás es mantener ese vicio, con mayor razón es ahora cuando debes enseñarles sobre la responsabilidad. La confianza no se da si no les das una oportunidad. Enseñales si es necesario.

    Si la organización es pequeña comparto la idea de que el Coordinador del SGC realice la distribución, pero los camios deben ser por los dueños de los procesos como lo indicas al principio del desarrollo del procedimiento.

    Anexo el procedimiento revisado y más tarde reviso el de control de los registros.

    Saludos




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    Wow!!!

     

    Gracias por abrirme la mente!!! De verdad me sirve mucho su ayuda!!! Y tiene razon lo mejor es que ahora que la organizacion esta empezando se comience por ensenar cosas nuevas y no hacerlo como siempre se ha venido haciendo!!!

    De verdad agradezco todos sus consejos y aportaciones.

    Saludos