Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

¿Es necesario codificar todos los documentos?

  • josemau198
    • 9/08/11 18:08
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    (0/1)

    Para un Sistema de Gestion de Calidad es necesario la codificacion de todos los documentos?...

    La norma solo dice que éstos se deben identificar, y que una forma de identificarlos es la codificacion que se ha vuelto el comun denominador en todas las empresas, pero si es necesaria la codificacion? no bastaria con el nombre del documento?

  • David Saavedra Zárate
    • 9/08/11 18:20
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    (2/1)

    Hola:

    Tu lo has dicho, la norma no indica cómo, la codificación es una forma muy común de identificarla, pero tambien es válido con el sólo nombre del documento, siempre y cuando no se preste a confusión, no se dupliquen, y exista trazabilidad hacia sus formatos, pero es perfectamente válido.

    Teniendo un buen control podría hasta ser lo más original.

    Lo importante es que mantengas un control de éstos de acuerdo a los requisitos de la norma y que no exista riesgo de error.

    Saludos

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  • HugoD
    • 10/08/11 22:53
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    (0/0)

    Hola,

    la norma no te dice como debes realizar el control, es decir no induce a un proceso de codificación, sin embargo es enfatica en que se debe garantizar que las copias obsoletas no sean empleadas sin una debida autorización, los codigos se han emplaedo tambien para controlar las versiones del documento, lo cual tendrias que tener en cuenta para el manejo que quieres realizar.

  • One Economic&Quality Consulting
    • 11/08/11 12:07
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    Como bien dicen JoseMau y Saavedra no es necesario realizar un sistema complejo de codificación y puede ser simplemente válido una buena identificación.

    Ahora bien siempre debemos pensar que un Sistema puede crecer por la propia dinámica de la organización y esto debemos preverlo teniendo un Sistema que en el futuro garantice la identificación de los documentos, el control de los obsoletos etc. Por ello cuando se empieza a pensar como cumplir este requisito debemos pararnos y pensar con tranquilidad como hacerlo.

    Saludos

    Rafael

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  • David Saavedra Zárate
    • 11/08/11 18:35
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    Hola:

    Se puede controlar un documento a través de la identificación con el nombre del documento, no necesariamente en el código puedes llevar la revisión, se vuelve obsoleta la revisión, no el nombre del documento.

    Hay casos con ese control.

    Saludos.

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  • Yeidy
    • 29/01/14 0:49
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    (0/0)
    Buenas Noches, pregunto es valido colocar solo el nombre al registro , la versión y la fecha de elaboracion y con esto cumplo????
    o tendria que contar cuantos registros se generan en mi proceso y enumerarlos??? tengo esa duda.
  • Fernando
    • 29/01/14 19:09
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    Hola Yeidy. Ya David (Saavedra), en la primera respuesta líneas arriba es claro al respecto. No hay prohibición alguna para proceder como lo indicas, pero existe una buena práctica (basada en la experiencia) que es la codificación y correlatividad de los registros para llevar un control adecuado de los mismos.

    saludos
    Fernando
  • Claudiaco
    • 29/01/14 22:25
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    Hola, pues recien soy Gestor de Calidad y en mi primera auditoria me levantaron una No Conformidad porque se mostraron datos que permiten demostrar el cumplimiento con los tiempos de inventario de las materia primas. Dicha información se encuentra en la base de datos en un sistema electronico. En el listado de registros de calidad no se tienen incluidos dichos registros. Entonces como Acción Correctiva puse que se iba a incluir dichos registros, pero ahorita ando super embroncada porque el de siistemas computacionales me dice que no lo ve factible porque el sistema ya esta hecho y no será posible colocarle el codigo, la empresa esta por migrar sus datos a SAP ademas de que este sistema electronico(actual) es utilizado por otras plantas hermanas que tendrian codificación diferente, porfavor ayudaaaaaaaa
  • David Saavedra Zárate
    • 29/01/14 22:36
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    Hola Claudia, hay algunos registros que no se pueden codificar, como es el caso que mencionas, pero si mencionarlos en el listado de registros, así como en procedimiento de control de los registros.

    No debería ser una NC mientras cumpla.

    Saludos
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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 29/01/14 23:08
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    Claudiaco escribió:
    Hola, pues recien soy Gestor de Calidad y en mi primera auditoria me levantaron una No Conformidad porque se mostraron datos que permiten demostrar el cumplimiento con los tiempos de inventario de las materia primas. Dicha información se encuentra en la base de datos en un sistema electronico. En el listado de registros de calidad no se tienen incluidos dichos registros. Entonces como Acción Correctiva puse que se iba a incluir dichos registros, pero ahorita ando super embroncada porque el de siistemas computacionales me dice que no lo ve factible porque el sistema ya esta hecho y no será posible colocarle el codigo, la empresa esta por migrar sus datos a SAP ademas de que este sistema electronico(actual) es utilizado por otras plantas hermanas que tendrian codificación diferente, porfavor ayudaaaaaaaa


    Hola, si leemos detenidamente el apartado 4.2.3 de la norma no establece que se deban codificar, vaya incluso no menciona la lista maestra que la gran mayoría utilizamos. El término "fácilmente identificable" se refiere al tiempo transcurrido para poder obtener el documento para utilizarlo y que este sea considerado como parte del sistema.

    Por otro lado como menciona David, si mantienes identificado dentro de tu sistema no debe haber alguna NC ya que tu base de datos es un documento del sistema, sin embargo por lo que leo no lo tienes incluido por lo que puedo considerar válida la NC.

    La NC puede atacarla modificando tu procedimiento de control de documentos ajustándolo para que considere la forma de identificar dicha base de datos.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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  • Claudiaco
    • 30/01/14 0:17
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    en efecto no se tenia en el listado, ahora otra cosa que paso fue que pensando que contaria con el apoyo de sistemas , esto de ponerle el codigo seria facil pero no!, las Acciones Correctivas fueron enviadas a la casa certificadora y les dieron Vo.Bo ahora que tengo que corregir tengo que dar la acción correctiva como no efectiva y generar una nueva?¡?¡?¡¡
  • David Saavedra Zárate
    • 30/01/14 0:30
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    Yo no los considero una NC porque la actividad se realiza, independientemente de que no esté registrado en la lista de los registros, no pasa nada, es una observación y se corrige, pero bueno, lo han establecido y ya te aprobaron la AC.

    Ahora te has dado cuenta que no es tan fácil colocarle el código, tu acción correctiva no es efectiva porque no hubo un análisis al respecto, ahí es donde los auditores nos damos cuenta si el sistema funciona eficazmente, a veces tomamos decisiones a la ligera sin consultar a los involucrados, y por obvias razones concluimos que no hubo un análisis al respecto.

    Lo que debes hacer es realizar un análisis completo, considera el cambio al SAP y define tus nuevas acciones correctivas e informa al organismo certificador de tus cambios y el motivo.

    Saludos
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  • rodolfoest
    • 10/03/14 20:40
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    (1/0)
    Lo que nosotros realizamos en una empresa que tenia implementado SAP fue colocar el numero de la transaccion de SAP como el codigo del registro.
  • Gdavid
    • 14/03/14 17:15
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    (0/0)
    Yo estuve trabajando en la codificación y en poner un encabezado a los formatos para estandarizar , tal vez en su momento me confundí y pensé que era obligatorio codificar los documentos y poner los encabezados, pero en mi caso desde el principio a mi me pidieron que trabajara en la creacion de codigos de identificacion para los documentos por ejemplo:

    para Ingeniería FOR-IN-0001 FOR= Formato
    ¨ Compras FOR-CO-0001
    ¨ SGC PRO-SGC-0001 PRO= Procedimiento

    y asi sucesivamente, sin embargo aun no se implementa ninguno de los documentos codificados y me entra la duda de que se vallan a realizar.

    El no saber interpretar la norma en su momento me hizo creer que la codificación debía ser algo obligatorio, ahora se que no es algo obligatorio pero en sus casos puede servir para identificarlos.

    Me dado cuenta de que aquí por ejemplo en ingeniería, casi muy seguido se realizan modificaciones a los formatos y eso los realiza la persona que los esta usando, como voy a controlar eso. Cada vez que le realicen un cambio voy a estar actualizando la versión de los formatos por mas pequeño que sea. Mi idea era decirles a los de Sistemas que crearan los Formatos en el Sistema ERP para que solo ellos controlasen los cambios pero sin embargo cuando lo di a conocer todo quedo como que... Suena bien!. pero nada mas hasta ahí. Tienen razón cuando dicen que un SGC ahí que estarlo vigilando por que si no, pues no mas no se hace nada y de solo pensar que ni siquiera ha comenzado la implementación me da jaqueca es dificil crear conciencia en el personal para que haga las cosas.

    Que se puede hacer para controlar de manera sencilla y llevar todo este asunto?
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    Ing. Mantenimiento Industrial
  • Fernando
    • 14/03/14 23:39
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    (0/0)
    Hola GDavid. Tranquilidad ante todo. Por un momento deja la gestión anterior atrás. Y concéntrate qué puedes hacer para que esto camine.

    Primero, cuando un formato se cambia continuamente es señal que algo esta mal, hay una incoherencia, no hay estandares, no hay existido un adecuado mapeo de procesos, p.ej. Sugiero evaluar ello, junto con los responsables, y encontrar realmente qué causa ello y cortarlo de raíz.

    Segundo, estoy seguro, con todo respeto y sin menospreciar para nada a tu área de 'Sistemas' (Informática), de que no son las personas a quienes debes 'persuadir' y plantearles tu propuesta. Sugiero la presentes al área de Gestión, Calidad, o Aseguramiento o como se llame en tu caso quien vea los temas de mejoras y gestión de la calidad, para proceder a relaizar esta acción de mejora que es buena, muy buena.

    Y de no disponer de esta última área acudir a la alta Gerencia, previamente coordinandolo e informandolo a tu Jefe o líder del proceso en donde participas.

    saludos
    Fernando
  • Gdavid
    • 15/03/14 0:28
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    Que tal Fernando gracias por tu respuesta.

    El único equipo de Calidad que existe es un compañero de la Universidad y yo, los que trabajamos en esto ya que el equipo original como que quedo en el olvido. Nos ha costado mucho sobrellevar esto de la realización del SGC ya que un principio no teníamos ni la menor idea en que consistía la ISO 9001 ni un SGC, gracias a la necesidad por aprender y a este portal es como hemos salido adelante. En un principio se realizaban juntas para la revisión de lo que llevábamos en proyecto pero ahora se ha descuidado mucho y pues nosotros tratamos de animarnos para llevar esto adelante.

    Mañana sábado después de tantos días y meses de esperar para reunirnos con el representante de la dirección (Gerente de la empresa) tendremos reunión que esperamos que no se cancele por cualquier cosa(visitas de clientes,propio personal de la empresa), para plantear lo de llevar y realizar lo de los formatos en modo electrónico ( osea no en Excel ó Word) en el sistema ERP para garantizar que se le de la importancia y el debido control, creo que seria bueno si se hiciera de esa manera.

    Yo creo que en todos lados hay gente que si coopera y esta dispuesta a hacer lo que sea por mejorar sus formas de trabajo pero hay otros que son pesimistas y es donde cuesta más hacerles ver la importancia de realizar las cosas correctamente, donde ya no se sabe si sera una implementación o una implantación que este ultimo no debería ser, pero ese es otro tema.

    Gracias Fernando.

    Saludos
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    Ing. Mantenimiento Industrial
  • Fernando
    • 16/03/14 1:52
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    Hola GDavid. Te entiendo perfectamente ya que fui el único encargado de calidad en una empresa hace unos años sin ser jefe era solo un encargado y me sentia solo contra el mundo (sin experiencia y desconociendo Normas o al enfoque por procesos), no sabía por dónde empezar. Y me queda claro que lo mas importamte en ese momento era la capacitación y entrenamiento en justo lo que te menciono: procesos, Iso, auditorías, mejora continua y la herramientas de calidad.

    Pero no lo es todo, y en el campo de aplicación en tu empresa: es crucial trabajar en la gente: inducir al personal operario-operativo-mando medio expresándoles a dónde vamos y que se necesita de ello y a la alta gerencia demostrarle que habiendo muchas oportunidades de mejora es aprovechar ello y reducir costos, mejorar, vender más, reducir tiempos, reducir reclamos, productos y servicios no conformes, reprocesos, etc. y es este último grupo de personas quienes debiesen estar mas comprometidos que nadie, y lograrás persuadirlos mejor si le presentas tu proyecto y solicitudes 'pintando de verde ($$$$$$)' tus números de tus slides del power point o informe.

    Espero poderte haber ayudado.
    Buen fin de semana
    Fernando