7.2.2 Revisi�n de los requisitos

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Revisi�n del los requisitos relacionados con el producto

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piccarucha
#1
- 13/02/08 20:03
- Reg.: 24/01/08
- Posts: 3
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Hola a todos,

Me encuentro implantando una 9001 en una empresa peque�a en la que el gerente es el que realiza la recopilaci�n de requisitos para los proyectos y elabora la oferta. Seg�n el punto 7.2.2 la organizaci�n debe revisar los requisitos relacionados con el producto antes de comprometerse a proporcionar el producto.

Por tanto, la cuesti�n es: �Debe revisar alguien la oferta realizada por el gerente? �Puede el gerente revisar la oferta si ha sido realizada por �l mismo?

Muchas gracias por anticipado.

PD: Es genial la labor que haceis con el portal, seguid as�, enhorabuena.
rodrigo dur�n
#2
- 13/02/08 20:40
- Reg.: 30/07/07
- Chile
- Posts: 93
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Hola Piccarucha:

Suelo comentar que hay que distinguir entre lo normativamente correcto (conforme y aceptable) y lo organizacionalmente apropiado o conveniente.

Analicemos la norma:

7.2.2 Revisi�n de los requisitos relacionados con el producto

La organizaci�n debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta revisi�n debe efectuarse antes de
que la organizaci�n se comprometa a proporcionar un producto al cliente (por ejemplo env�o de ofertas,
aceptaci�n de contratos o pedidos, aceptaci�n de cambios en los contratos o pedidos) y debe asegurarse de que

a) est�n definidos los requisitos del producto,
b) est�n resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados
previamente, y
c) la organizaci�n tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos.
Deben mantenerse registros de los resultados de la revisi�n y de las acciones originadas por la misma (v�ase
4.2.4).

Cuando el cliente no proporcione una declaraci�n documentada de los requisitos, la organizaci�n debe confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptaci�n.
Cuando se cambien los requisitos del producto, la organizaci�n debe asegurarse de que la documentaci�n
pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados.

NOTA En algunas situaciones, tales como las ventas por internet, no resulta pr�ctico efectuar una revisi�n formal de cada pedido. En su lugar, la revisi�n puede cubrir la informaci�n pertinente del producto, como son los cat�logos o el material publicitario.

La norma nos exige en t�rminos generales , definir, revisar, resolver y registrar los requisitos asociados a un producto antes del comprometernos con su entrega o implementaci�n (para los servicios)

Sin embargo no define, ni exije m�todos de revisi�n, ni determina quien o quienes deben hacer dichos controles, ni siquiera establece cal es el formato de los registros (asumiendo que deber�an tener alguno), por lo tanto cualquier miembro de tu organizaci�n puede revisar las ofertas.

Otra cosa es lo que dicta en el criterio o sentido com�n, que cuando a menos a mi, me dice que eventualmente no es conveniente que quien confecciona y revisa una oferta sea la misma persona.

No obstante si la carga de trabajo, complejidad de los proyectos, confidencialidad de la informaci�n, recursos de tu organizaci�n, pol�ticas corporativas se�alan que el procedimiento que tienen es el apropiado, NADIE (especialmente auditores) pueden cuestionar dicha forma de actuar, a menos que tengas constantes no conformidades originadas en esa �rea y v�nculadas a permanentes quejas o desaveniencias con tus clientes por incongruencias entre su informaci�n y la tuya.

Saludos Rodrigo D
_________________

J Rodrigo Durán IRCA QMS Auditor/Lead Auditor and Internal Auditor ( Auditor Líder de Calidad ISO 9001) OH&S Management Systems Auditor / Lead Auditor ( Auditor Líder OHSAS 18001)
www.gestionycalidad.cl e-mail: gestionycalidad@vtr.net
Invitado
#3
- 30/05/08 17:34
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Hola a todos =)

Este requisito siempre saca ronchas en el �rea en la que deben revisar los requisitos relacionados con el producto, porque lo ven engorroso, burocr�tico y que no aporta valor al proceso.

Actualmente, estamos buscando la forma de identificar o generar el registro del apartado 7.2.2 llegando a un consenso dentro de lo posible y de lo que lo que exige la Norma.

He visto que algunas empresas almacenan las Ordenes de Compra y en ellas registran la revisi�n. En mi empresa son muchos los pedidos de clientes ingresados a un ERP, pero actualmente no se almacenan las �rdenes de Compra, ni las otras entradas al proceso de creaci�n de pedidos en SAP.

�Tienen ejemplos concretos para este registro exigido?

Gracias!!
rodrigo dur�n
#4
- 30/05/08 18:53
- Reg.: 30/07/07
- Chile
- Posts: 93
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Hola Pixita:

Deben mantenerse registros de los resultados de la revisi�n y de las acciones originadas por la misma (v�ase 4.2.4)

Los registros podemos dividirlos, en t�rminos generales, en dos tipos:

Aquellos que evidencian una acci�n realizada, por ejemplo un correo electr�nico que confirma el envi� de un producto, la recepci�n de un documento o la hora de una reuni�n

Y los que evidencia el resultado de una acci�n u operaci�n, por ejemplo un Hoja de Ruta que recoge los resultados de los controles de procesos, una Orden de Compra que muestra el resultado de la revisi�n de los solicitado vs lo ofertado, etc.

Imagino que alguien debe crear la "receta" en tu software
ERP, que se traduce en una "Orden de Trabajo" o un documento similar que contiene la descripcion del producto/servicio a realizar, cantidad, valor, fecha de entrega, planos o informaci�n t�cnica asociada, etc. En esta etapa el registro es la documentaci�n (electr�nica) que recoge el mismo ERP, la que me imagino est� sujeta a un proceso de back up (respaldo).

Ahora en relaci�n con las ordenes de compra, me dices que tu organizaci�n no las almacena o mantiene, m�s all� de los requisitos de la norma, �c�mo solucionan una eventual queja de cliente surgida a partir de una diferencia entre, lo ofertado por ustedes y los solicitado por el?, �c�mo respaldan su posici�n si no cuentan con el "dato de entrada" del cliente?, �c�mo solucionan probelmas de evetuales garant�as, etc?.

Como ves el "valor agregado" de algunos registros, puede no verse inmediatemente, pero ante eventualidades pueden resultar ser un gran respaldo para tu empresa.

En tu caso, no veo la necesidad de "generar" registros extras, me parece que los tiene todos, me imagino que debe existir una cotizaci�n (u oferta), enviada al cliente, la posterior Orden de Compra de este y vuestra Orden de Trabajo.

Si aparecen diferencias (cuesti�n altamente probable en cualquier empresa), estas son tratadas a trav�s de comunicaciones de personal con autoridad para dichas tareas, si la comunicaci�n es verbal, bastar� un email confirmando lo tratado.

Respecto a la modificaci�n de la informaci�n en el resto de tu organizaci�n, usando un softaware ERP no hay problema puesto que se actualiza inmediatamente para todos los usuarios en la medida que quien corresponda ingrese la informaci�n, caso contrario te sugiero recurrir a herramientas de uso com�n, como el correo electr�nico.

Saludos

PD: te envio un mensaje privado para eventuales contactos
_________________

J Rodrigo Durán IRCA QMS Auditor/Lead Auditor and Internal Auditor ( Auditor Líder de Calidad ISO 9001) OH&S Management Systems Auditor / Lead Auditor ( Auditor Líder OHSAS 18001)
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Invitado
#5
- 30/05/08 19:03
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Gracias por la pronta respuesta e informaci�n Rodrigo!

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