Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Codificacion de Registros Generados por Software

  • josemau198
    • 11/07/11 18:47
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    Buenas a todos,

    Tengo una inquietud acerca de la codificacion de los formatos....resulta que yo establecí un formato para los registros en el que se incluye, el logo de la empresa, el nombre del formato, codigo y revision, pero ahora me encuentro con que algunos de los registros son generados por el software que administra la informacion de la empresa, y a éste no se le puede colocar el encabezado que habia diseñado para el resto de los formatos....Que debo hacer o como justifico ésto? 

  • One Economic&Quality Consulting
    • 12/07/11 16:40
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    Este es uno de los problemas habituales, que se diseña el SGC y el software de gestión de la empresa es previo.

    Caben 2 posibilidades :

    Si tenéis capacidad de modificación del software solo tenéis que modificar el formulario.

    Si no tenéis esa capacidad porque el software es cerrado, lo mejor es que esos documentos aparezcan en el listado maestro como documentos sin codificar, aunque los incluyais. De otra manera es complicado identificar el documento en concreto con el vuestro del SGC y el auditor os puede poner pegas de acuerdo al punto de control documental. Eso si poned claramente cuales son los campos que tiene cada uno de los documentos.

    Saludos

    Rafael

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  • josemau198
    • 12/07/11 16:47
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    Pero tendria que establecer en el procedimiento de Control Documental la existencia de documentos sin codificar...
  • One Economic&Quality Consulting
    • 12/07/11 17:02
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    Efectivamente debes explicar en él, que existen documentos que pueden no tener esa codificación y de que manera se generan y controlan. Ahí lo lógico es que hables de la manera que controla el software esos registros.

    Es importante pues que el software pueda controlar esos documentos, es decir que no existan 2 documentos con el mismo número o código etc. Es decir debe cumplir el control documental el software. De otra manera tendrás problemas.

     

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  • josemau198
    • 12/07/11 17:08
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    Bueno, el tipo de documento al que hago referencia es a la factura de servicios publicos, ya que somos una empresa de servicios publicos y la factura que se emite para los usuarios solo lleva un consecutivo, creo que éste podria ser la manera de controlarlo.
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    • 12/07/11 17:12
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    Pues entonces no tendrás ningún problema. Si el número siempre es siguiente al último perfecto.
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