La estructura de un procedimiento es muy sencilla :
1. Objeto
Para que hacemos el procedimiento
2. Alcance
A quién aplica, ya sea personas, procesos y normas
3. Referencias
Las normas que debe cumplir el procedimiento o los puntos de las normas
4. Responsabilidades
Dentro de nuestra organización, lo que cada persona, responsable, departamento o proceso debe hacer en relación al procedimiento
5. Definiciones
Definimos todos los términos que luego vamos a poner en el procedimiento, por si alguién nuevo lee el mismo para que entienda los conceptos.
6. Método operativo
Aqui es donde debes definir el procedimiento y explicarlo. Pregunta a todos los que trabajan en el área afectada para saber que es lo que se hace. Analiza si lo que se hace es adecuado, por si hubiera que cambiar algo para hacer el proceso más eficiente. También analiza si hay que hacer algún cambio porque no se esté cumpliendo algún punto de la norma con la que te quieres certificar.
Una vez escrito lo que se hace, el segundo paso será hacer lo que se dice (es decir cumplir vuestro procedimiento)
Por ello simplemente documenta lo que se hace, no intentes escribir un texto "quijotesco" para que parezca que hacemos mas cosas y mejor hechas de lo que realmente se hace.
Sobre el procedimiento en concreto no te comento nada porque no vale un modelo de compras para otro. Debes estudiar detalladamente vuestra actividad
7. Anexos
Se enumeran los documentos que emanan del procedimiento
8. Registros
Se enumeran los registros que emanan del procedimiento y se describen los campos que los identifican.
Espero haberte servido de ayuda.
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