Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

No conformidad por no documentar cómo se controla la documentación externa

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PV: 14723 (17/11)
  • drochah
    • 29/01/08 14:36
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    (3/1)
    Tuve una auditoria de recertificacion en diciembre del año pasado. Me dejaron una pila de observaciones, de las cuales una es la que sigue. 4.2.2 Control de los Documentos No se evidencia en su totalidad que la organización posea una metodología que asegure el uso de la documentación externa. E.O: PC 4.2.2 Control de los documentos Me fui de vacaciones durante un mes, y la verdad no recuerdo los verdaderos motivos de la observacion. Pero no tenemos documentacion externa tal como yo lo interpreto. A que se pueden referir con este tipo de documentacion? Alguno que me ayude? Gracias Dario
  • rodrigo durán
    • 29/01/08 16:40
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    (3/2)
    Dario, eventualmente puedes no manejar documentación externa aunque lo veo díficl, porque siempre hay leyes, reglamentos, normas, planos, muestras, etc. aplicables a cualquier negocio.

    Como no das mayores antecedentes de tu organización, difícilmente podría decirte que documentos específicamente deberían ser incluidos, no obstante quiero señalar que la norma ISO 9001:2000, en la letra f) del punto 4.2.3 Control de documentos dice:

    f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución

    Dado que las únicas exclusiones pueden estar referidas al capítulo n° 7, la no conformidad es aboslutamente válida, el estándar EXIJE que implementes algún tipo de método, herramienta, sistema, etc, que te permita identificar y controlar los documentos externos, aunque no los tengas (cosa que me parece poco probable como mencione al principio).

    Quizás será necesario que recurras al auxilio de algún asesor para solucionar tu problema, para que él defina los documentos externo asociados a tu organziación y además defina un método de control.

    Saludos

    Rodrigo D
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    J Rodrigo Durán IRCA QMS Auditor/Lead Auditor and Internal Auditor ( Auditor Líder de Calidad ISO 9001) OH&S Management Systems Auditor / Lead Auditor ( Auditor Líder OHSAS 18001)

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  • drochah
    • 30/01/08 14:45
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    (1/2)
    Muchas Gracias Rodrigo!

    Con respecto a la organizacion en la que presto servicios, la documentación externa se conforma de normas y leyes, como en toda organizacion, era eso lo que queria saber.

    El sistema de control de esta documentacion funciona "semiautomaticamente", jaja.

    Como levantamiento de la no conformidad, supongo que deberia incluir que tipo de documentacion externa tengo, y el sistema con el que me aseguro que se actualiza y controla (que es precisamente lo que no se tiene).

    Gracias
  • eaguilarg
    • 30/01/08 16:36
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    (4/2)
    Existe documentación de referencia nosotros identificamos en nuestros documentos. Sin embargo hay mucha que para poder usarla como referencia, se tienen que pagar derechos (o al menos eso creo) ¿Que pasa con estos documentos? Los identificamos en los documentos o no los ponemos aunque si los usemos como referencia?
  • Gilberth Araujo
    • 13/04/10 18:14
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    (2/2)

    Una metodología que yo he considerado válida es la siguiente:

    1. Hacer un inventario de documentos de origen externo por procesos.

    2. Revisar la vigencia de los documentos externos actualmente, y establecer una frecuencia de revisión en el procedimiento de control de documentos. Ojo: prestar atención a las fuentes de información, que sean las oficiales y que los canales utilizados estén actualizados.

    3. Establecer una forma de identificación de documentos de origen externo (vigente/obsoleto).

    4. Establecer en el procedimiento actividades de distribución por cada documento de origen externo (similar al de origen interno).

    5. Establecer responsabilidades sobre la frecuencia de revisión de las fuentes de información, y actividades de distribución e identificación de los documentos.

    6. Hacer referencia a las acciones a seguir en el caso de que la actualización de un documento de origen externo afecten al SGC en consecuencia a: Cambios Tecnológicos, Cambios de Requisitos Legales y Reglamentarios, Cambios de Criterios de Aceptación o Rechazo, Cambios que requieran actualización en la formación, etc.

    Todo esto se puede vaciar en una lista maestra similar a la de documentos internos, y toda la organización debe conocerla con la misma naturalidad como lo deberían hacer con los documentos internos.

    Saludos Cordiales

    Gilberth 

     

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    Gilberth Araujo

    Asesor de sistemas de gestión

    Experto en las normas ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 20000-1, ISO 22301 e ISO 50001

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 4/01/11 19:18
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    drochah escribió: Tuve una auditoria de recertificacion en diciembre del año pasado. Me dejaron una pila de observaciones, de las cuales una es la que sigue. 4.2.2 Control de los Documentos No se evidencia en su totalidad que la organización posea una metodología que asegure el uso de la documentación externa. E.O: PC 4.2.2 Control de los documentos Me fui de vacaciones durante un mes, y la verdad no recuerdo los verdaderos motivos de la observacion. Pero no tenemos documentacion externa tal como yo lo interpreto. A que se pueden referir con este tipo de documentacion? Alguno que me ayude? Gracias Dario

    Como bien menciona rodrigod dificilmente no usas documentos externos, como un ejemplo rápido la norma ISO 9001 es un documento externo.

    Lo que te menciona Gilberth es una buena metodología, sin embargo recuerda que todo va en función al tipo de organización, es decir no porque le sirva a Juan le va a servir a Pedro tal como va, tu debes analizar qué partes puedes establecer y cuales no.

    Saludos

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  • terei
    • 8/01/11 1:05
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    (2/0)

     

    hola!, buen día!

    Considero los dos puntos anteriores muy interesantes, y aportando un poco: nosotros utilizamos una lista de documentos externos y que menciona áreas de uso y quien es responsable de revisar que esten actualizados estos documentos; y si estos estan disponibles en la red por ser de alguna institución es mas sencillo pues utilizas la pagina como referencia y listo.

     

    Saludos!

    Tere

  • Elena
    • 14/01/11 13:46
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    • Cácere
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    (0/1)

    Hola Buenos días,

    Volviendo a este tema.

    ¿Alguien sabría decirme que documentos externos debo tener identificados? La empresa donde trabajo es una empresa constructora.

    Tenemos un listado de Documentación Externa, en la que identificamos la legislación aplicada a nuestro sector.

    Por otro lado, en el Plan de Calidad de cada obra tenemos un Listado de Planos y otro formato para registrar su distribución.

    Yo pensaba que era suficiente, pero NO!! Acabo de tener una auditoria y los auditores me han dicho que tambien debemos incluir en el listado la documentación de la maquinaria, manuales, etc. Me parece ya exagerado. Creo que esto de la calidad es una "trabajera" para el que le toca. Está bien cuando cumples los puntos fundamentales de la norma, pero creo que los auditores deberian ser un poco mas flexibles, ya que a mi organización no le aporta nada el tener un listado de manuales de la maquinaria. Francamente me parece una gilipollez (perdon por la expresión).

    En fin, para que no me vuelva a pasar,  si alguien puede ayudarme y decirme que mas tenemos que identificar como documentación externa, le estaré enormemente agradecida.

    Un saludo.

  • Macarena
    • 1/02/12 13:48
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    rodrigod escribió: Dario, eventualmente puedes no manejar documentación externa aunque lo veo díficl, porque siempre hay leyes, reglamentos, normas, planos, muestras, etc. aplicables a cualquier negocio.

     

    Hola Rodrigo, Consulta: yo siempre identifiqué la documentación externa como tú lo indicas: normas, especificaciones, estándares, etc. La empresa en que trabajo se dedica a la fabricación de equipos mineros, y hace poco una persona con conocimiento de la norma ISO 9001 me hizo la observación sobre que los “Requerimientos y especificaciones del cliente” deben manejarse como Documentación Externa. Yo mas bien considero estas Especificaciones del Cliente como Registros del procesos de cotización y adjudicación los cuales se guardan en la carpeta de cada proyecto a la cual todos tienen acceso. En caso de haber modificaciones, también se registran allí. Será esto suficiente? O habré de manejar esto como documentación externa? Gracias!!   

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 1/02/12 14:07
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    Todo depende de que tipo de documentos del cliente sean. Si se trata de planos que él te aporta, especificaciones técnicas que él te aporta o cosas parecidas si podemos considerlas como externo, pero sólo ese tipo de cosas. El resto de documentos los generas tú aunquea sean de requisitos que te pide el cliente por lo tanto son documentos de tu SGC y no externos.
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    Rafael

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 2/02/12 0:04
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    elenanito escribió:

    Hola Buenos días,

    Volviendo a este tema.

    ¿Alguien sabría decirme que documentos externos debo tener identificados? La empresa donde trabajo es una empresa constructora.

    Tenemos un listado de Documentación Externa, en la que identificamos la legislación aplicada a nuestro sector.

    Por otro lado, en el Plan de Calidad de cada obra tenemos un Listado de Planos y otro formato para registrar su distribución.

    Yo pensaba que era suficiente, pero NO!! Acabo de tener una auditoria y los auditores me han dicho que tambien debemos incluir en el listado la documentación de la maquinaria, manuales, etc. Me parece ya exagerado. Creo que esto de la calidad es una "trabajera" para el que le toca. Está bien cuando cumples los puntos fundamentales de la norma, pero creo que los auditores deberian ser un poco mas flexibles, ya que a mi organización no le aporta nada el tener un listado de manuales de la maquinaria. Francamente me parece una gilipollez (perdon por la expresión).

    En fin, para que no me vuelva a pasar,  si alguien puede ayudarme y decirme que mas tenemos que identificar como documentación externa, le estaré enormemente agradecida.

    Un saludo.

     Hola, generalmente quien hace "trabajosa" la norma son los mismos auditores, la norma puede ser tan simple como tu desees, veamos que especifica la norma en 4.2.3 f):

     

    • f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y 

     

     Te recomiendo analizar lo subrayado puesto que es importante que no tes lo segundo, es decir "la operación" del sistema.

    Saludos. 

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    Wilbert Vivas
  • luciah
    • 6/06/12 0:22
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    (0/0)

    Estoy de acuerdo con el enanito, pero lo dificultoso es definir que tipos de documentos externos hay que controlar, en mi caso trabajo en una empresa de producción de salmones, donde existen muchos manuales de mantenimiento, planos , mapas, un sin fin de documentos que manejan los diferentes responsables para llevar a cabo su gestión...como puedo definir cuales debo controlar...si todos en su grado están vinculados con la elaboración del producto.

    Puedo establecer arbitrariamente dentro del control documental que sólo los documentos relacionados con los reglamentos y especificaciones de clientes se controlarán como documento externo?

    Quedo atenta a sus comentarios,

    Lucía

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 6/06/12 2:32
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    luciah escribió:

    Estoy de acuerdo con el enanito, pero lo dificultoso es definir que tipos de documentos externos hay que controlar, en mi caso trabajo en una empresa de producción de salmones, donde existen muchos manuales de mantenimiento, planos , mapas, un sin fin de documentos que manejan los diferentes responsables para llevar a cabo su gestión...como puedo definir cuales debo controlar...si todos en su grado están vinculados con la elaboración del producto.

    Puedo establecer arbitrariamente dentro del control documental que sólo los documentos relacionados con los reglamentos y especificaciones de clientes se controlarán como documento externo?

    Quedo atenta a sus comentarios,

    Lucía

    Hola, la norma es clara en este punto:

    f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y 

    Te recomiendo que cada dueño del proceso, en conjunto con los participantes del mismo, hagan una lista de cuáles documentos de origen externo cumplen con estas dos características.

    Saludos. 

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