Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Ejemplos de control de documentación externa y obsoleta

  • Alexisvalp
    • 26/05/11 6:10
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    (0/0)

    Hola a todos, soy Alexis de ciudad Valparaiso Chile y necesito me puedan explicar con algun ejemplo el control de documentos de la iso 9001-2008, especialmente la letra f , g .

     gracias,

     saludos cordiales

     Alexis

  • David Saavedra Zárate
    • 26/05/11 18:28
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    Hola:

    En una organización, la que fuese, existen infinidad de documentos externos, pero en este caso, hablando de la norma de calidad, los documentos externos a que se refiere son aquellos en los que nos basamos para elaborar nuestro producto y/o brindar un servicio (ficha técnica del cliente, norma gubernamental, dibujos de diseño, hoja de seguridad de un material, etc.).

    Un ejemplo:

    Si yo elaboro como producto el faro de un auto, tengo mis especificaciones bajo el cual produzco ese producto, pero ahora el cliente me dice, lo quiero bajo estas especificaciones adicionales y este diseño, y me entrega un nuevo diseño con sus especificaciones en un documento, ese documento no es mío, es del cliente y lo voy a considerar como tal, como externo y debo controlarlo, identificarlo como tal, y si voy a distribuir copias al área de ingeniería y producción debo controlar esas copias, quizá con un sello  a color que indique DOCUMENTO EXTERNO CONTROLADO, COPIA #____, así, en el momento en que ese diseño sea modificado nuevamente por el cliente, pueda yo recuperar las copias y entregar la nueva revisión, de esa manera aseguro que que no se utiliza un documento obsoleto.

    Las copias obsoletas que recolecto, las destruyo y conservo únicamente el original como referencia con un sello a color que lo identifique como DOCUMENTO OBSOLETO.

    Espero haberme explicado y aclarado tus dudas.

    Saludos

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  • Alexisvalp
    • 27/05/11 2:57
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    (1/0)

    gracias me queda claro.

     

    saludos cordiales,

     

    Alexis

  • yedg19
    • 27/05/11 17:09
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    (0/1)

    Hola!!.soy Yessy

    Esta información y exoplicación que han lanzado ustedes si que es valiosa, más bien gracias por haber hecho esta pregunta Alexis ya que tambien yo tengo que hacer esto en la empresa que trabajo y estaba pensado en cómo lo controlaría.

    También no tenía la idea bien clara, gracias a ambos...

     Saludos, Yessy/Honduras 

  • ireneira
    • 5/02/12 10:59
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    (0/1)

    Hola Saavedra,

     Estaba leyendo este link en el que comentaste el tema de documentos obsoletos y me ha surgido una duda con como se gestiona en mi empresa. Resulta que sólo se guarda en soporte informático los procedimientos obsoletos, eso de cara a una auditoría está bien hecho. Imagino que lo que era obsoleto en papel lo han destruido.

    Yo en otra fábrica en la que estaba siempre se archivaba en soporte informático y en papel identificándolo con un sello de obsoleto.

     Me lo puedes confirmar? Gracias

  • David Saavedra Zárate
    • 6/02/12 2:21
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    (0/0)

    Hola Ireneira, cualquiera de las dos opciones es vàlida, puede guardarse el obsoleto ya sea en archivo electrònico o bien en papel. Lo que si es recomendable cuando sea en archivo electrònico este bien identificado, en una carpeta independiente y fuera de los documentos oficiales y que tambièn se incluya su protecciòn y respaldo.

    No es recomendable guardar varios obsoletos de un documento, con el ùltimo es màs que suficiente; a menos que sea un diseño, una formula, o algo similar.

    Saludos

     

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  • ireneira
    • 6/02/12 22:19
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    (0/1)

    Hola Saavedra,

     

    Hola Ireneira, cualquiera de las dos opciones es vàlida, puede guardarse el obsoleto ya sea en archivo electrònico o bien en papel. Lo que si es recomendable cuando sea en archivo electrònico este bien identificado, en una carpeta independiente y fuera de los documentos oficiales y que tambièn se incluya su protecciòn y respaldo.

    La carpeta independiente pone obsoleto, a que te refieres con que se incluya su protección y respaldo?

    No es recomendable guardar varios obsoletos de un documento, con el ùltimo es màs que suficiente; a menos que sea un diseño, una formula, o algo similar.

    Saludos

     

    Saludos Saavedra

  • David Saavedra Zárate
    • 8/02/12 1:36
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    (1/0)

    Hola Ireneira:

    La norma nos pide que debemos:

    prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

    4.2.4 Control de los registros

    La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.

    Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

    Un documento en papel sabemos que lo conservamos en un archivero, lejos de la humedad, peligro de incendio, etc.

    Cómo nos aseguramos que un documento o registro en medio electrónico no se dañará o perderá. Por eso el respaldo, debemos definir cada cuando se respalda la información en el servidor.

    Saludos

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  • Liliana_TH
    • 25/05/12 18:55
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    (0/1)

    Hola Saavedra, soy nueva en el foro, y en la Universidad que trabajo mi puesto es Controladora de Documentos, fijate que aki la manera de controlar los documentos y registros la realizo mediante listas maestras, tengo 4 una para documentos internos, otra para registros internos y externos, una mas para documentos en linea y la ultima para documentos externos impresos y/o electronicos. Ademas cada que se actualiza un documento yo guardo solamente el original con un sello para identificar que es obsoleto, ya que todos mis documentos estan disponibles en linea, mi pregunta es ¿Debo mantener igual en respaldo los documentos obsoletos de forma electronica?, o solo con mantener el impreso es mas que suficiente. Gracias. 

  • David Saavedra Zárate
    • 25/05/12 19:43
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    (0/0)

    Hola Liliana, con el impreso es más que suficiente, a menos que no existiera de manera impresa entonces tendrías que guardar el archivo electrónico e identificarlo como obsoleto.

    Lo que me hace ruido son tantas listas que tienes para el control de documentos. Puedes unificar la lista para documentos internos y en línea, en ese mismo se puede incluir también los registros, no es necesario controlar los registros externos, pues no dependen de ti o de ustedes sus cambios.

    Por lo que de 4 puedes tener únicamente dos la otra sería de documentos externos, es más hasta se puede incluir en la misma lista, la desventaja que si es muy grande la institución y existen muchos documentos tanto internos como externos se haría muy extensa la lista.

    Te envío un ejemplo de lista maestra en el que se incluyen los registros.

    Saludos




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  • Liliana_TH
    • 25/05/12 20:06
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    (0/0)
    Muchas gracias por el ejemplo y tu ayuda voy a proponer e implementar tu sugerencia con respecto a mis listas maestras. Gracias.
  • Angiee8
    • 6/07/12 5:12
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    (0/0)

    Hola!!

    saludos a todos!! al buscar informacion sobre el control de documentos y registros me surgio una duda con algunos comentarios que se publicaron; se que ya es de mucho tiempo pero ojala y tenga repuesta a mi duda. Se los agradeceria mucho!!.

      la documentacion del sistema de calidad que utilizamos en la empresa es en electronico, lista maestra de documentos o registros es en electronico, solo se imprime un documento master que contiene la misma version de los documentos en el electronico, pero en cuestion de registros ese documento master no se identifica el almacenamiento, orden, disposicion etc que pide la norma 4.2.4. en el procedimiento de control de documentos. ya que toda la informacion esta en electronico. No se si este bien???

  • David Saavedra Zárate
    • 6/07/12 5:30
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    (0/0)

    La lista maestra sólo indica el control de los registros (registros, revisión, fechas, retención etc.), lo que no pueda especificarse en dicha lista maestra de registros lo debes hacer en el procedimiento.

    Si los registros son por medio electrónico, debes especificar en el procedimiento como se protege, su disposición, etc.

    Saludos

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  • Angiee8
    • 10/07/12 19:14
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    (0/0)

    Hola

    Muchas Gracias David!!.. en lo que me acabas de mencionar, los registros electronicos que se encuentran en el sistema, solo se realiza un respaldo del sistema y es todo. como vez

  • isajiro
    • 10/07/12 20:46
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    (0/0)

    Bunas tardes Ing. tengo una duda cual es la diferencia de Lista Maestra de Documentos y Lista de control de Documentos?

    Al caso no es la misma, o cual es la funcion de cada una?

    Yo realice un Listado de Control de Documentos, en los cuales tengo Los perfiles de los cargos, el manual de calidad, el manual de funcion de cargos, un formato para registro de Acciones correctivas y preventivas.... estoy llamando mal al documento? el Formato tiene una columna de Codigo del documento, nombre del documento, ultima version, vigente y responsable.

     

    Le agradezco su respuesta a mi ingognita.

  • Angiee8
    • 10/07/12 21:00
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    (0/0)

    hola Isajiro

    disculpa que de mi punto de vista pero creo que la lista de documentos, es a lo que le llamamos lista maestra de documentos ya que identificamos la codificacion de los documentos, sus versiones, donde se encuentran disponibles etc. 

  • isajiro
    • 11/07/12 0:12
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    (0/0)
    muchas gracias por tu aporte. Todos los aportes son bienvenidos, pues veo que es la manera de uno despejar dudas.Wink
  • David Saavedra Zárate
    • 11/07/12 3:40
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    Debemos garantizar que la información no se perderá y está segura, un respaldo no es suficiente, hay revisar cada cuando se hace, cómo se hace y donde se resguarda la información.

    Saludos

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  • David Saavedra Zárate
    • 11/07/12 3:42
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    Es exactamente lo mismo Elizabeth, el nombre es lo de menos.

    Saludos

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  • isajiro
    • 11/07/12 4:28
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    (0/0)
    Muchas gracias Ing. lo tengo mas claro ahora.
  • VEROMAR
    • 31/07/12 21:02
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    (0/0)

    Hola a todos, tengo una duda muy grande.

    En nuestra empresa, como ya le he comentado a algunos, estamos implementando tener todo en digital.

    Mi antecesora tenia una lista de documentos internos por cada area, y tambien una de documentos externos por cada area. Yo lo que hice fue controlar que todos los mencionados estaban especificamente y sus versiones. Ahora, tengo una duda... ella tiene dos columnas una dice Lugar de Soporte o Reserva y la otra Archivo/Destruccion. No me queda nada claro cuando un documento es obsoleto. A ver si me explico. Yo tengo por ej. una ficha llamada ficha de mejora, donde cada empleado plantea mejoras para la empresa, el formato original lo tengo Informatico y a su vez, en bibliorato de la responsable de calidad. Por otro lado tengo las fichas que me mandan los empleados llenas, en el sistema y tambien tengo algunas en la carpeta de Responsable de calidad. Cuando mi documento es obsoleto?, las fichas llenas por ellos, tengo que definir cuando son obsoletas?, o simplemente cuando las archivo?. Si mi documento no es obsoleto porque cada vez que quiero cambiarlo simplemente cambio el formato actualizandolo?.... la verdad tengo muchas dudas, porque en estas dos filas ella ponia: en Lugar de Soporte o Reserva, en casi todo archivo informatico Responsable Calidad(teniendo en cuenta que lo tenia tambien en las carpetas) y no entiendo si se refiere con ese nombre de titulo a el formato o las planillas llenas. Y en Destruccion/Arhivo, tambien, refiere a las llenas o el formato, como deberia hacer? estoy muy mareada.... perdonen tanta locura.. gracias!!

  • David Saavedra Zárate
    • 1/08/12 0:16
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    (1/0)

    Hola Vero:

    Tratemos de poner orden.

    Los documentos externos son aquellos que nos sirven de referencia o apoyo en nuestros procesos y en la elaboración de nuestros productos (hojas técnicas, hojas de seguridad, dibujos de diseños, normas, etc.) y que debemos controlar.

    Para estos tipos de documentos puedes controlarlo como indicas una lista por cada área de estos documentos.

    Estos documentos se identifican como externos y sus copias se controlan (a través de un sello y lista de distribución por ejemplo). Cuando este documento es remplazado por una nueva versión, se obsoleta y se guarda hasta que una nueva versión sustituye la vigente. Debes conservar por lo menos la obsoleta anterior, las demás obsoletas no tiene sentido conservarlas, hay que destruirlas.

    Los documentos internos se deben controlar por una única lista maestra de documentos, cuando se obsoletan llevan el mismo proceso antes mencionado de los documentos externos. El tiempo de retención es hasta que una nueva versión remplace al documento vigente.

    En el caso de los registros tambien debe haber una lista al respecto, los registros no se obsoletan, se obsoleta el formato (hoja sin datos) y lleva el mismo proceso anteriormente mencionado.

    Los registros se guardan ya sea en medio físico o electrónico durante el tiempo que consideren necesario de acuerdo a la frecuencia de consulta. Hay registros que por ley se deben conservar conforme a las legislaciones, como lo son las facturas.

    Por lo general los registros se mantienen como archivo vivo durante un año, posteriormente se van a archivo muerto y ustedes son los que determinan el tiempo de retención antes de destruirlo.

    Espero no enredarte más.

     Saludos

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  • VEROMAR
    • 1/08/12 14:33
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    (0/0)

    Saavedra, como estas? Siempre tan atento, y perdon nuevamente que no soy demasiado clara con mis conceptos y a su vez mis dudas son muchas y como que las tiro todas juntas.

    Entonces: Esta bien que tenga por cada area un documento donde detalle los documentos externos.

    Por otro lado no estaria mal tampoco asi como se detallan los externos, tener otra para los internos para cada area... a eso me refiero para los registros, documentos... no para los procesos, procedimientos e instrucciones que esos los tengo en una lista unica.

    Lo que me tenia mareada era algo que me aclaraste, en cuando a las planillas que estan llenas, registros, por ej. informes de reclamo, esas cosas no llegan a ser obsoletas, sino que yo tengo que ver cuanto tiempo quiero tenerlas guardadas verdad?.

    Ahora, en cuanto a un documento obsoleto, el mismo es obsoleto cuando cambia el formato, o cambia la version verdad?. Porque en papel se me hacia mas facil determinar esto, dado que las copias impresas al cambiar la version eran obsoletas... pero en la compu me sucede que si yo hago cambios en el proceso, procedimiento etc... cambio la vigencia del documento, la version o lo que sea, y ahi no tengo documento obsoleto... eso me genera duda.

    Por eso mi duda en cuanto a los obsoletos y no obsoletos. Por las planillas llenas y por otro lado, una cosa es la conservacion, lo que uno tiene a mano y otra si alguien quiere guardar informacion, no quiere decir q eso sea obsoleto.... no se si me explico.. quiero intentar adjuntarte la lista donde estan los procesos y alguna donde esten los registros.. dejame ver si puedo, sino podria enviarte a tu mail para que lo miraras? gracias nuevamente y perdona tanta pregunta.




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  • VEROMAR
    • 1/08/12 14:34
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    (0/0)
    Adjunto tambien la que tiene los procesos proc. e instrucciones...
  • David Saavedra Zárate
    • 2/08/12 18:53
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    Hola Vero:

    Contesto en tu texto:

    Entonces: Esta bien que tenga por cada area un documento donde detalle los documentos externos.

    Es correcto.

    Por otro lado no estaria mal tampoco asi como se detallan los externos, tener otra para los internos para cada area... a eso me refiero para los registros, documentos... no para los procesos, procedimientos e instrucciones que esos los tengo en una lista unica.

    Es válido, pero yo recomiendo para los documentos internos tanto procedimientos como registros establecer una sóla lista general, aseguras un mejor control. (tengo un ejemplo que te puede servir, pero es necesario que me escribas al correo)

    Lo que me tenia mareada era algo que me aclaraste, en cuando a las planillas que estan llenas, registros, por ej. informes de reclamo, esas cosas no llegan a ser obsoletas, sino que yo tengo que ver cuanto tiempo quiero tenerlas guardadas verdad?.

    Así es.

    Ahora, en cuanto a un documento obsoleto, el mismo es obsoleto cuando cambia el formato, o cambia la version verdad?. Correcto. Porque en papel se me hacia mas facil determinar esto, dado que las copias impresas al cambiar la version eran obsoletas... pero en la compu me sucede que si yo hago cambios en el proceso, procedimiento etc... cambio la vigencia del documento, la version o lo que sea, y ahi no tengo documento obsoleto... eso me genera duda. Es que debes generar una copia de la versión actual para sobre ese procedimiento trabajar en la actualización, y aprobarlo de nuevo, una vez aprobado, lo subes a la red o donde lo tengas y retiras el anterior original, identificándolo como obsoleto en una carpeta exclusivamente para obsoletos.

    Por eso mi duda en cuanto a los obsoletos y no obsoletos. Por las planillas llenas y por otro lado, una cosa es la conservacion, lo que uno tiene a mano y otra si alguien quiere guardar informacion, no quiere decir q eso sea obsoleto.... no se si me explico.. quiero intentar adjuntarte la lista donde estan los procesos y alguna donde esten los registros.. dejame ver si puedo, sino podria enviarte a tu mail para que lo miraras? gracias nuevamente y perdona tanta pregunta.

    Debes tener claro lo que es un documento vigente y uno obsoleto, un documento vigente se mantiene en el lugar de uso, se sube a la red, su difunde para su uso, se archiva ya sea en una carpeta o bien en la red (procedimientos). Los registros en especial son plantillas en blanco sin usar, ese se guarda para tener acceso a él y utilizarlo, cuando este formato se modifica (se le cambia alguna columna, fila, pregunta, etc.) se sustituye por la versión nueva y se convierte en obsoleto, se identifica y se guarda en la carpeta de obsoletos ya sea en archivo físico o electrónico. Cuando los formatos (plantillas) se llenan con información que se optienen de los procesos (encuestas, facturas, indicadores, etc), se convierte en registro, estos registros se guardan en los lugares de uso, carpeta, folder, computadora, etc. para su consulta cuando se requiera y en las auditorías, son la evidencia de la eficiencia del proceso.

    El formato que te propongo es multifuncional, lleva el control de los documentos y de los registros a la vez, te puede servir. Escríbeme.

    Saludos

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  • VEROMAR
    • 2/08/12 19:27
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    David, muchas gracias, acabo de escribirte a tu mail!!! saludos
  • juanluisci
    • 7/05/14 13:48
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    Estimado Saavedra.

    En relación al control de la documentación externa tengo una duda. En mi organización manejamos gran cantidad de documentación externa. Entre esa documentación externa se encuentran pólizas de seguro.

    Nosotros tenemos controladas esas pólizas, porque es la base de nuestro trabajo. Ahora bien, supongamos que un cliente nos envía hoy día 05/05/2014 una nueva póliza, denominada POLIZA20 en formato .pdf, el director de operaciones de nuestra organización distribuye esa póliza y yo la anoto en el listado maestro de documentación externa, además de anotar las copias que se distribuyen de la misma póliza.

    Ahora bien, hoy día 07/05/2014 el mismo cliente nos comunica vía email, que a esa POLIZA20 (que sigue estando vigente) se le añade una nueva garantía que es la garantía de ANILAMES DOMÉSTICOS y nos facilitar el redactado de esa nueva garantía.

    La dificultad con la que me encuentro es ver como puedo controlar ese tipo de cambios. Se me han ocurrido varias opciones que aquí planteo, para ver que le parece y por si usted me puede dar alguna idea en base a su dilatada experiencia:

    Opción 1: Convierto el email que me envía el cliente con esa modificación en .pdf y lo controlo como un documento externo.

    Genero una tabla de control de cambios en el Word, anoto el cambio, la paso a .pdf y la inserto en la póliza. En esa tabla anotaría el nombre del archivo que he generado con el email del cliente.

    Opción 2: En el listado maestro de control de documentación externa, introducir una columna da control de cambios y hacer referencia al archivo que me envía el cliente.

    En ambos casos se comunicaría por email a los usuarios de esta póliza dicho cambio.

    Muchas gracias.

    Un saludo.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 8/05/14 18:19
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    Yo crearía un documento para cada expediente en el que constaran todos los posibles formatos que dependen de él, mails, cartas etc.

    Y en ese único documento por expediente gestionaría los cambios.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • Alanrd
    • 9/06/14 16:41
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    Buen día a todos;

    Muy interesante el foro, a penas me inscribí ya que inicio una nueva etapa en el área de Calidad.

    Tengo 2 dudas respecto al tema del control de documentos externos:

    1.- En la Organización donde estamos implementando el SGC, representamos a Agencias portuarias y realizamos servicios operativos en puerto, ahora bien; en algunos procedimientos manejamos documentación externa que el cliente nos la turna para realizar el servicio, se revisa la documentación y nosotros la entregamos a la Aduana para que la certifiquen, posterior a que la Aduana nos regrese los documentos, los entregamos al cliente y nos firman de recibido; como me aplica el control de documentos externos en este caso?

    2.- Los documentos utilizados para la realización del trabajo son las Páginas de Internet de las empresas portuarias y de la Aduana, dado que son páginas de consulta, como puedo controlarlas, o puedo hacer una lista con las páginas??

    Agradezco sus comentarios, voy iniciando y hay dudas

    Saludos desde Colima, México.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 9/06/14 21:04
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    Alanrd escribió:
    Buen día a todos;

    Muy interesante el foro, a penas me inscribí ya que inicio una nueva etapa en el área de Calidad.

    Tengo 2 dudas respecto al tema del control de documentos externos:

    1.- En la Organización donde estamos implementando el SGC, representamos a Agencias portuarias y realizamos servicios operativos en puerto, ahora bien; en algunos procedimientos manejamos documentación externa que el cliente nos la turna para realizar el servicio, se revisa la documentación y nosotros la entregamos a la Aduana para que la certifiquen, posterior a que la Aduana nos regrese los documentos, los entregamos al cliente y nos firman de recibido; como me aplica el control de documentos externos en este caso?

    2.- Los documentos utilizados para la realización del trabajo son las Páginas de Internet de las empresas portuarias y de la Aduana, dado que son páginas de consulta, como puedo controlarlas, o puedo hacer una lista con las páginas??

    Agradezco sus comentarios, voy iniciando y hay dudas

    Saludos desde Colima, México.


    Hola por lo que entiendo tu eres parte de pla cadena productiva del cliente y eres su representante ante la aduana. En tal caso los documentos que el cliente genere como parte de su sistema (internos u externos hacia él) deben ser tratados como propiedad del cliente y es parte de tus entradas del proceso.

    En el segundo caso, si son documentos específicos que utilizas de las páginas, debes hacer referencia a ellos, si es textos plano tomado directamente de la página debes entonces, hacer referencia a ella.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zárate
    • 10/06/14 1:00
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    Creo que hay una confusión en los documentos externos al que se refiere la norma, hay documentos externos que siguen la logística o secuencia del proceso clave o de negocio, facturación, pólizas de seguros, pólizas de garantías, mail. cotizaciones, respuestas, entregas, etc, o información de salida de un proceso para otro proceso ya sea interno o externo como menciona Wilbert; éstos no son los documentos externos a los que la norma se refiere.

    La norma toma como documento externo todo aquel en el que no vamos a basar par a realizar nuestro producto, como pueden ser: normas, leyes, dibujos, legislaciones, planos, etc.
    Un ejemplo, la Norma ISO es un documento externo, en el nos basamos para implementar el SGC.

    Espero haberme explicado.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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    www.sacalidad.com.mx
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  • Alanrd
    • 10/06/14 1:23
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    • Reg.: 6/06/14
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    Ing. Wilvivas,

    Gracias, me quedo claro.

    Saludos
  • Alanrd
    • 10/06/14 1:24
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    Ing. Saavedra,

    Gracias por su apoyo, me quedo claro.

    Saludos
  • David Saavedra Zárate
    • 10/06/14 1:28
    • Moderador
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    Quise decir "nos vamos a vasar".

    Disculpen.
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