Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Codificación de documentos y uso de un software

  • kafemore
    • 17/05/11 17:16
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    Hola, nuevamente pregunto algo.

    El numeral 4.2.4 es claro al decir que los registros deben estar identificados, pero como ya he mencionado anteriormente en mi empresa  compraron un software para el SGC sin tener un SGC y ahora me toca conciliar entre la norma y el software.

    Al e al codificar los formatos  (que en mi software se llaman requerimientos), los procedimientos y tambien los procesos (que llama proyectos) estos salen con un numero aleatorio que el sistema les otorga.

    Es posible que yo:

    - identificque los documentos solamente por su nombre?

    - identifique los documentos de acuerdo al codigo que le da el software?

    Mi proveedor de software no me ofrece muchas alternativas de solucion, es por eso que cada vez me convenzo mas de que debo conciliar entre la Norma ISO 9001 y el software. 

    Gracias. 

  • David Saavedra Zárate
    • 18/05/11 4:40
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    Hola:

    La norma no establece como requisito que codifiques tus procedimientos o tus registros, habla de identificación, la forma más práctica y comunmente utilizada ha sido a través de una codificación, lo mismo puede ser a través del nombre, o del nombre que le de el sistema, lo único que tienes que asegurar es que los documentos o registros no se repitan o se dupliquen en cuanto al nombre y cree una confusión que pudiere ocasionar algun error.

    Saludos.

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • One Economic&Quality Consulting
    • 26/05/11 22:46
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    El problema que veo en el software que planteas es eso de que le da un número aleatorio. No acabo de entender la manera con la que ha sido programado.

    Como te ha dicho David debes encontrar una forma de identificación que permita que no se puedan producir confusiones.

    De todas maneras a lo mejor puedes hablar con el proveedor del software y pedirles que modifiquen eso porque lo normas es que al generar las tablas de datos, un nuevo elemento se cree con un código siguiente al último.

    Saludos

    Rafae

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  • kafemore
    • 26/05/11 22:56
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    Ok.

     

    muchas gracias por tu aporte One, estoy esperando que venga mi dichoso proveedor ya que solo lo hace mensual estare atenta para comentarles.

    Gracias. 

  • kafemore
    • 3/06/11 20:35
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    Hola...

     

    Bueno ya pude hablar con mi proveedor... El software en mencion es para toda la gestión de la empresa, incluida calidad..

    Y como les habia contado el software asigna un codigo a los documentos que se hagan en el mismo sin importar si son de calidad o no. No hay nada q hacer por ese lado.

    Es decir si en contabilidad hacen un recibo de caja y luego yo hago el de accion correctiva el los numera 1 y 2. sin preguntarme. De hecho el software trae muchos formatos predeterminados y con un código asignado.

     A mi lo que se me ha ocurrido para superar este impase. Es asociar el codigo del formato al nombre es decir:

    En el nombre iria: F-01-Accion Correctiva.

    Cuando yo liste los diferentes formatos por nombre me van a salir organizados y juntos los que son del sistema de gestión de calidad. 

     Le ven algun problema a esto desde el punto de vista de la norma? 

  • One Economic&Quality Consulting
    • 30/06/11 17:23
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    Lo que comentas sería una forma de integrar la codificación propia del SGC con la del software. Esta bien mientras que no se repitan los códigos.

    Saludos

    Rafael

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  • David Saavedra Zárate
    • 30/06/11 17:32
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    Hola_:

    Como dice Rafaél, está bien mientras no se repitan los códigos, pero tambien pregúntate o investiga, que pasará cuando modifiques el documento, mantiene el mismo código?, eso es muy importante.

    Saludos

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  • kafemore
    • 2/07/11 17:57
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    Buena respuesta y muy buena pregunta.

     

    No habia contemplado ese pequeño detalle...gracias por su apreciacion aprovechare la proxima visita de mi asesor del software para consultar la respuesta.

     

    estare pendiente en comentarles. 

  • One Economic&Quality Consulting
    • 3/07/11 17:38
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    Efectivamente el punto que destaca David es muy importante porque una de las cosas que nos pide la norma es poder evidenciar los cambios y si el número sigue siendo el mismo difícilmente podrás hacerlo.

    Saludos

    Rafael

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