Foro: Cuestiones generales sobre ISO 9001

Inclusión de los procesos de Finanzas y contabilidad

  • Jorge Sánchez
    • 24/01/08 18:13
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    • Reg.: 26/11/07
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    (2/0)
    Buenos Días

    En mi empresa estamos certificados ISO 9000 y me han dicho que desea documentar e incluir la parte de contabilidad y finanzas.

    No se si alguno de ustedes ha tenido experiencia con la inclusión de estos procesos en calidad, pero si me gustaría que alguien me pueda orientar sobre como se adapta esto en la Norma o en los procesos del Sistema, ya que usualmente contabilidad no son considerados como críticos o que afectan directamente al cliente. ¿Como podría empezar a estructurar estos nuevos procesos dentro de ISO 9000?

    Gracias,
    Saludos,
    Jorge
  • Jorge Pereiro
    • 25/01/08 11:02
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    (12/0)
    Hola Jorge,

    es bastante frecuente que las empresas deseen documentar todos sus procesos en procedimientos. Hace un tiempo colgué un mapa de procesos de una empresa comercial.

    Fíjate en el proceso Contabilidad/Gestión de cuentas. Este proceso mantiene relaciones con los procesos de facturación, con el sistema informático integrado de la empresa, y con las instituciones a las que tiene que rendir cuentas. No aparecen las actividades administrativas de RRHH: nóminas, cotizaciones a la Seg. Social, gestión de las bajas, las vacaciones, etc. (no lo hice para no recargar más el mapa de procesos).

    Es probable que no tengas un conocimiento completo de todas las actividades que se llevan a cabo en materia impositiva (impuestos), contable, y laboral. Este conocimiento es fundamental para hacer los procedimientos, así que debes sumergirte en ellos, o bien pedir que cada departamento redacte lo que hacen y después darle forma a lo que te entreguen.

    Haz algo sencillo e instructivo. Estos procedimientos son documentos de consulta para novatos. Una persona que lleva años trabajando en lo mismo no necesita consultar ningún procedimiento.

    Un saludo,
    Jorge P
  • Jorge Sánchez
    • 25/01/08 18:32
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    (4/0)
    Hola Jorge,

    Esta muy interesant el Mapa de procesos, me ayudrá montones y le vamos a entrar a este asunto para conocer bien los procesos. Solo una pregunta, ¿los procesos de contabilidad y finanzas se relaciona con algún apartado de la Norma?
    Ahi tengo una confusión grande sobre este ligamen con la Norma y como explicar o incluir estos procesos en el manual de calidad, ya que en nuestro manual lo que hacemos es explicar como cumplimos con los requisitos de cada apartado de la Norma y también mencionar otros procedimientos operativos aplicables y que son requeridos por la empresa.

    No se donde meterlo en nuestro sistema.

    Muchisimas gracias por tu ayuda!
    Saludos
    Jorge,
  • rodrigo durán
    • 25/01/08 22:11
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    (2/1)
    Estimado George13, Jorge, me integro al tema.

    George13 en relación con los procesos que describes (contabilidad y finanzas)estos son, al igual que cualquier otro que actué en función de uno mayor (en relevancia), de caracter secundario, de respaldo, apoyo, etc., esto para distinguirlos del principal o central que soporta a los anteriores y es en definitiva el centro del SGC.

    Dado lo anterior ambos procesos caen dentro de la clausula 6.3 Infraestructura, se que por una cuestión de uso consuetudinario y limitado del término, tal idea pareciera incorrecta, pero cito la definición de la RAE:

    1. f. Parte de una construcción que está bajo el nivel del suelo.
    2. f. Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para la creación y funcionamiento de una organización cualquiera. Infraestructura aérea, social, económica

    Como vemos el castellano nos aclara el concepto y si a eso sumamos la norma:

    6.3 Infraestructura
    La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad
    con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable
    a) edificios, espacio de trabajo y servicios asociados,
    b) equipo para los procesos, (tanto hardware como software), y
    c) servicios de apoyo tales (como transporte o comunicación).


    Por lo tanto, una organización necesita tener su infraestructura en condiciones adecuadas para poder desarrollar su trabajo y realizar la conformidad del producto.

    Para esto se debería identificar y satisfacer los requerimientos de la infraestructura que son esenciales para lograr la conformidad del producto. Lo anterior incluye la determincación y suministro del conjunto de instalaciones, equipamiento y servicios de respaldo necesarios para:

    *Operar los procesos del SGC y lograr la realización y entrega del producto requerido
    *Apoyar el logro de la conformidad del producto
    *Facilitar la preservación de la calidad del producto a lo largo de su fabricación.
    *Ayudar a asegurar que los procesos continuen teniendo la habiliad de producir los datos de salida requeridos
    *Ser capaz de aboradar contingencias sin interrepciones indebidas a la operación del proceso
    * etc.

    De lo anterior podemos tener

    * Instalaciones de producción y equipamiento
    * Equipamiento para el proceso
    * Servicios de respaldo

    Destaco en rojo los elementos directamente asociados a tu caso.

    debes recordar no obstante que si bien la referencia es en el 6.3, deberas aplicar todos los otros requisitos del sistema, por ejemplo.

    4.2.3 Control de documentos, deberás controlar los documentos usados en el área
    4.2.4 Control de registros, deberás controlar los registros usados en el área
    6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación, deberás definir las competencias del personal de área, capacitarlos, etc.

    Y así para todo los elementos aplicables

    Saludos Rodrigo D
    _________________

    J Rodrigo Durán IRCA QMS Auditor/Lead Auditor and Internal Auditor ( Auditor Líder de Calidad ISO 9001) OH&S Management Systems Auditor / Lead Auditor ( Auditor Líder OHSAS 18001)

    www.gestionycalidad.cl  e-mail: gestionycalidad@vtr.net