Foro: Definición de términos y conceptos de gestión

Qué tipo de documento es un formulario?

  • Israel
    • 13/04/11 17:55
    • Imagen de Israel
    • Reg.: 13/04/11
    • España
    • Posts: 4
    (0/2)

    Hola a todo el mundo,

    Soy nuevo en el foro, aunque hace ya un tiempo que suelo consultarlo. 

    Trabajo como responsable del Sistema Integral de Gestión de una empresa de servicios (deportiva) y hace poco tiempo que he ocupado el cargo. Y no tenemos la certificación ISO.

    Me ha salido una duda, al crear el procedimiento del Control Documental, a ver si alguien me puede ayudar.

    Nosotros tenemos un tipo de documentación llamado IMPRESO (un documento o formulario con campos que hay que rellenar, como por ejemplo un alta a una actividad o a un cursillo). Este documento lo tenemos codificado y cuando alguien lo necesita (p.ej. un comercial) lo imprime y lo da a rellenar al cliente; y segun el vocabulario de la ISO 9000, no existe.

    Que es exactamente este formato, un REGISTRO? O un DOCUMENTO?

    Cuando está rellenado, el impreso se archivo (en papel) y se da de alta una base de datos (informática).

    Es exactamente así?

    Gracias por vuestra ayuda. 

  • Alejandro Caceres
    • 13/04/11 18:32
    • Imagen de Alejandro Caceres
    • Reg.: 24/12/10
    • Bogota, Colombia
    • Posts: 44
    (4/0)

    buen dia

    primero

    ISO 9000-2005

     3.7.2 documento información (3.7.1) y su medio de soporte

    EJEMPLO Registro (3.7.6), especificación (3.7.3), procedimiento documentado, plano, informe, norma.

    NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

    NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación".

    NOTA 3 Algunos
    requisitos (3.1.2) (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).

     3.7.6 registro

    documento (3.7.2) que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas

    NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad (3.5.4) y para proporcionar evidencia de verificaciones (3.8.4), acciones preventivas (3.6.4) y acciones correctivas (3.6.5).

    NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

    despues de lo anterior, podemos afirmar que el documento al que se refiere es un registro (una clase especial de documento). En cuanto al procedimiento, esta un poco confundido, puesto que el correcto es el Procedimiento control de registros (verifica este e informame de cualquier inquietud).

    slds

     

    _________________

    Cordialmente

    Alejandro Cáceres  

  • Israel
    • 13/04/11 18:45
    • Imagen de Israel
    • Reg.: 13/04/11
    • España
    • Posts: 4
    (0/0)

    Gracias por contestar tan rapido!

    La ISO ya me la había leido y pienso como tu Alejandro, estos "impresos" son Registros, sea el formato que sea (normalmente son word o excel que damos a los clientes para rellenar, para inscribirse, darse de alta o de baja...).

    No?

    Y respecto al procedimiento, va dirigido al control de toda la documentación de la empresa. Especifico la codificación, defino que es cada documentación y el proceso para su gestión.

    No es un proceso de gestion de registros, si no de los documentos (Procesos, Instrucciones de trabajo, fichas técnicas...etc).

    He visto muchos parecidos al mio y creo que voy por el camino correcto, espero.

    Gracias por tu ayuda.

  • Israel
    • 13/04/11 19:26
    • Imagen de Israel
    • Reg.: 13/04/11
    • España
    • Posts: 4
    (0/2)

    Por cierto, siguiendo con la duda...

    Al word-excel vacio que tengo para rellenar y que quiero que esté controlado por el Control de Calidad (para que nadie lo modifique), como se llama??

    Un registro sería una vez esté rellenado este impreso, pero antes... 

    He visto en algún proceso, la definición del FORMULARIO, pero esta no sale en la ISO 9000:2005.

    Se puede utilizar FORMULARIO o IMPRESO al documento vacío?

    Es decir si codifico un impreso de Calidad, lo puedo codificar como IMP-CAL-001 (por ejemplo)???

    Gracias. 

     

  • Alejandro Caceres
    • 13/04/11 19:44
    • Imagen de Alejandro Caceres
    • Reg.: 24/12/10
    • Bogota, Colombia
    • Posts: 44
    (2/0)

    hi

    al documento que haces referencia es un formato o formulario, este siguiendo lo establecido en la norma iso 9001 debes controlar, asi que el codigo esta bien, ademas este formato debe tener una version para saber cual esta vigente y que el usado sea el establecido.

    recuerda que la informacion como el nombre, codigo, version, fecha de actualizacion, etc... identificada en tu formato debe encontrarse identificada en un Listado maestro de registros, este facilitaria tu gestión.

    pero si algun colaborador considera que el formato debe ser cambioado, verifica tu procedimiento el cual debe especificar los pasos a seguir en caso de esto, (esto seria una gran oportunidad de mejora)

     espero haber interpretado correctamente tu duda

     slds

    _________________

    Cordialmente

    Alejandro Cáceres  

  • Jorge Pereiro
    • 13/04/11 23:37
    • Imagen de Jorge Pereiro
    • Reg.: 21/05/04
    • Barcelona, España
    • Posts: 1053
    (1/1)

    Con permiso me añado al debate:

     

    Técnicamente, el taco de impresos que tenemos preparados en papel para matricular a los usuarios es el medio soporte de algo que, posteriormente, se convertirá en un registro.

    Un documento es: medio soporte + información.

     

    La información que porta un formulario o impreso sin rellenar no es el tipo de información que convierte el impreso en documento.  En el argot de programación, la información que buscamos viene determinada por unos campos, que a su vez forman parte de una tabla. Cada fila de esta tabla digital almacenará la información que el usuario ha aportado en el impreso. Tengamos en cuenta el proceso y olvidémonos de listados maestros. Si hace falta, podemos tener un listado de impresos, con su código, su versión y la fecha de puesta en escena.

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 14/04/11 13:08
    • Moderador
    • Imagen de One Economic&Quality Consulting
    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/España
    • Posts: 2898
    (1/0)

    Isra yo también soy de la opinión de que se trata de un registro. Sobre el procedimiento que debe controlarlos, como te han comentado es el de registros que es obligatorio por la norma y debe ser distinto del de documentos. Puedes unirlos en uno solo pero debes hacer la descripción del control de documentos y registros de manera separada.

    Saludos

    Rafael

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

    Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Implantación y auditoría

    Diseñamos su software de Calidad y Ambiental

    www.oneconsulting.es

    contacto@oneconsulting.es

    https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting

    http://oneconsulting.blogcindario.com/2010/04/00002-bienvenidos-al-blog-de-one-economic-quality-consulting.html

    Auditor Calidad Certificado IRCA
    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • Jorge Pereiro
    • 14/04/11 13:17
    • Imagen de Jorge Pereiro
    • Reg.: 21/05/04
    • Barcelona, España
    • Posts: 1053
    (2/1)

    Hola Rafael,

     

    el formato rellenado es un registro (un documento), pero el formato sin rellenar yo no diría que es un registro.

  • One Economic&Quality Consulting
    • 14/04/11 13:37
    • Moderador
    • Imagen de One Economic&Quality Consulting
    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/España
    • Posts: 2898
    (1/0)
    Jorge P escribió:

    Hola Rafael,

     

    el formato rellenado es un registro (un documento), pero el formato sin rellenar yo no diría que es un registro.

    Efectivamente Jorge me refería al formato final con la información cumplimentada. En el otro ya entramos en la eterna duda de si es o no un documento. Personalmente creo que esa diferencia también estriba en como tratemos nosotros a ese formulario.

    En mi opinión cuando un determinado elemento debe tratarse teniendo en cuenta los criterios de aprobación, emisión, revisión y reaprobación es si o si un documento, aunque he visto casos en los que se tratan como registros.

    Pero es que al final el formulario que describe Isra en algún momento seguro que será revisado, como bien dices tú para añadir, modificar o suprimir campos, y en ese momento pasa a cumplir todos los requisitos del punto 4.2.3 de la norma.

    Saludos

    Rafael

    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

    Consultoría de la Calidad y Medioambiente-Implantación y auditoría

    Diseñamos su software de Calidad y Ambiental

    www.oneconsulting.es

    contacto@oneconsulting.es

    https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting

    http://oneconsulting.blogcindario.com/2010/04/00002-bienvenidos-al-blog-de-one-economic-quality-consulting.html

    Auditor Calidad Certificado IRCA
    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • Israel
    • 14/04/11 13:44
    • Imagen de Israel
    • Reg.: 13/04/11
    • España
    • Posts: 4
    (1/0)

    Gracias a todo por vuestras opiniones,

    Despues de leerlas, me ha quedado claro que todo (Especificaciones, Procesos, Instrucciones de Trabajo, Fichas Tecnicas, Impresos..) Son DOCUMENTOS.

    Y un tipo de documento puede se un IMPRESO o FORMULARIO y que da igual el nombre que le ponga, siempre que este codificado, controlado con sus revisiones, fecha de creacion, etc. Es como deciis, un medio de soporte.

    Los REGISTROS es la informacion que obtego al rellenar un formulario y esto lo tenemos bien adaptado con el programa informatico. 

    Lo importante es que el proceso de creación, modificación y eliminación de los documentos quede bien redactado y especificado.

    Y es en lo que estoy trabajando.

     

  • Jorge Pereiro
    • 14/04/11 14:04
    • Imagen de Jorge Pereiro
    • Reg.: 21/05/04
    • Barcelona, España
    • Posts: 1053
    (0/1)

    El problema estriba en que ISO 9001 no se ocupa de los impresos.  Al menos no hasta la versión de 2008, después ya se verá.

    Supongo que entre otras cosas, las cabezas pensantes del comité ISO/TC 176 no pretendían focalizarse en el papel, que es el soporte que da problemas. Si es digital, mientras no se imprima, nadie está preocupado de colocarle código. Porque en realidad un impreso no es más que un contenedor que te pide información.

    Desde luego, dicho contenedor tiene mucha importancia en el sistema, porque en él se determina qué información queremos obtener. Ante lo cual lo correcto es codificarlo y controlar sus versiones.

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 27/06/11 19:36
    • Moderador
    • Imagen de Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • Reg.: 22/04/09
    • Poza Rica, Veracruz, México
    • Posts: 2605
    (2/1)

    Hola, recapitulando todo.

     

    • Documento
    • Información y su medio de soporte

     

    ISO 9000 hace notar que estos pueden ser registros, especificaciones, etc.

    Por lo tanto un registro es un documento que se maneja de manera diferente a los demás.

    Un formulario es un documento que se maneja con 4.2.3 antes de ser llenado, despues de ser llenado se maneja con 4.2.4 pero no deja de ser un documento, sólo cambia la forma de controlarlo.

    Saludos.

    No tengo a la mano la ISO/TR 10013, para detallar qué es un formulario, pero recomiendo consultarla. 

    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176 Quality management and quality assurance
    - ISO/TC 207 Environmental management
    - ISO/TC 283 Occupational health and safety management

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

    Cel. (+52) 782 185 3484
    Correo: veritas.et.triumphus@gmail.com

    Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Paqui
    • 2/09/11 12:41
    • Imagen de Paqui
    • Reg.: 30/08/11
    • Madrid. España
    • Posts: 1
    (0/0)

    Buenos días, a todos:

    Necesito vuestra ayuda más experta.

    Mi empresa se divide en diversos Departamentos, entre ellos Laboratorio de Control de Calidad y Entidad de control. Debido esta actividad se realizan muchos registros diariamente perfectamente identificados y que deben ser revisados y controlados.

    Por las "antiguas" acreditaciones estabamos obligados a conservar los documentos durante al menos 10 años, estos documentos se archivan en formato papel (con sus firmas originales), ahora se plantea la posibilidad en mis empresa de informatizarlo todo, con los cual las firmas estarían digitalizada.

    ¿Tiene validez una revisión y aprobación de documento con firmas digitalizadas?.  El Real Decreto 410/2010, de 31 de marzo, que desarrolla los " Requisitos exigibles a la Entidades de Control de Calidad de la Edificación y a Laboratorios de Ensayos para control de Calidad de Edificación, para el ejercicio de su actividad", no lo deja claro.

     

    Graccis por todo 

     

     

     

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 2/09/11 14:57
    • Moderador
    • Imagen de Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • Reg.: 22/04/09
    • Poza Rica, Veracruz, México
    • Posts: 2605
    (0/0)

    Las firmas digitales son válidas siempre y cuando sean únicas e identifiquen a la persona que firmó y se apegue a los dispuesto por la norma y el procedimiento, terecomiendo establezcas un proceso para mantener seguras estas firmas digitales y no vayan a ser usadas con fines distintos a la revisión de documentos. Las nuevas disposiciones de las entidades de acreditación es retener los registros por 4 años o por el tiempo legal que determinen las autoridades (el mayor).

    Te recomiendo ubicar este tipo de post relacionados a a iso/iec 17025 en el subforo correspondiente ya que ahí lo revisan personas con un mayor conocimiento del tema.

    Saludos. 

    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176 Quality management and quality assurance
    - ISO/TC 207 Environmental management
    - ISO/TC 283 Occupational health and safety management

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

    Cel. (+52) 782 185 3484
    Correo: veritas.et.triumphus@gmail.com

    Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas