Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Validez de documentos aprobados por una persona que ya no está

  • ramihe
    • 5/04/11 19:58
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    (0/0)

    Buena tarde a todos, soy nuevo en el foro y tengo una duda en relación a los documentos controlados, la situación es la siguiente:

    Estoy llevando el SGC de una empresa, pero hay documentos controlados que firma una persona que ya renunció, al calce de la firma indica nombre y puesto.

    La pregunta es ¿estos documentos deben cambiarse? o pueden mantenerse.

     Gracias por sus valiosos comentarios.

  • David Saavedra Zárate
    • 5/04/11 20:45
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    (1/0)

    Hola:

    No pasa nada si lo mantienes así, en su momento esa persona tuvo esa facultad, además de él, otras personas revisarón esa documentación o elaboraron esa documentación y debe ser vigente.

    Modificalo cuando cambie el contenido.

    Pensemos también en el medio ambiente antes de imprimir.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • Elías Aguilar González
    • 6/04/11 19:37
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    (1/0)

    Hola, en algunos casos existen auditores que dicen esto:

    Cómo me garantizas que el resposanble nuevo y actual del área conoce este documento y lo valida?

    Entonces aqui entramos en la duda sí actualizar el documento con la nueva persona y firmar el documento por él, o dejarlo así.

    Debes de ser preventivo y no correctivo, en mi más  humilde opinion yo actualizaría el documento, por ejemplo, si es un Plan de Control, AMEF, Dibujo, Hoja Tecnica, Hoja de operación estandar el cambio interno es inmediato por que habla de los requisitos del producto y proceso y para el nuevo integrante debe de ser claro y conocido; sí es un "memo" informativo el cambio puede esperar.  Pero sucede que cuando hay un cambio de "estafeta" esto es posible, pero cuando la persona se va "como las chachas" no hay tiempo para un cambio de estafeta y es cuando estas situaciones se presentan.

    Los documentos de los SGC, ambiental y seguridad deben de estar al día en firmas, contenido y requisitos. Repito es mi opinion.

    Saludos.

    _________________

    Elías Aguilar González

    Ingeniero Industrial (UPAEP)

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  • Chris_cega
    • 7/07/11 18:10
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    (0/0)

    Buen dia,

    Soy responsable del SGC en mi empresa en la cual me paso algo similar, pero mi consultor me pidio que mejor volviera a imprimir la hoja con la evidencia de las firmas,

    volvi a pedir las firmas a los responsables de dichas copias y tambien al nuevo empleado pero con fecha posterior a 3 dias de su contratacion la cual es del 29/Jun/11....siendo que la fecha de emision del documento es del 10/Jun/10... esto me provoco ruido y es por ello que me surguio una duda, es factible realizar lo que me indico el consultor...?

     

    Saludos.

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 8/07/11 15:52
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    (1/0)
    EliasAguil escribió:

    Hola, en algunos casos existen auditores que dicen esto:

    Cómo me garantizas que el resposanble nuevo y actual del área conoce este documento y lo valida?

    Entonces aqui entramos en la duda sí actualizar el documento con la nueva persona y firmar el documento por él, o dejarlo así.

    Debes de ser preventivo y no correctivo, en mi más  humilde opinion yo actualizaría el documento, por ejemplo, si es un Plan de Control, AMEF, Dibujo, Hoja Tecnica, Hoja de operación estandar el cambio interno es inmediato por que habla de los requisitos del producto y proceso y para el nuevo integrante debe de ser claro y conocido; sí es un "memo" informativo el cambio puede esperar.  Pero sucede que cuando hay un cambio de "estafeta" esto es posible, pero cuando la persona se va "como las chachas" no hay tiempo para un cambio de estafeta y es cuando estas situaciones se presentan.

    Los documentos de los SGC, ambiental y seguridad deben de estar al día en firmas, contenido y requisitos. Repito es mi opinion.

    Saludos.

     

    Concuerdo con EliasAguil, porque a pesar de que la norma no toca ese tema es necesario recordar el punto 5.4.2 b)

     

    • La alta dirección debe asegurarse de que:
    • a) la planificación del sistema de gestión de la calidad se realiza con el fin de cumplir los requisitos citados en el apartado 4.1, así como los objetivos de la calidad, y
    • b) se mantiene la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se planifican e implementan cambios en éste. 
    Por donde se vea el la renuncia de un trabajador que interactua con el SGC es un cambio en el mismo, por otro lado lo documentos desde mi punto de vista son dinámicos al igual que el SGC y como él deben actualizarse cuando este se modifique, por otro lado recordemos que todo lo que este impreso o escrito dentro del documento, es parte del mismo y como tal debe seguirse el 4.2.3, te recomiendo que con el actual encargado de elaborar, revisar y autorizar te juntes y redacten una pequeña minuta donde se aclare que no se modifica el procedimiento pero que se anexan las firmas necesarias (en la misma minuta) para autorizar ese documento y lo anexes al procedimiento y a sus copias con esto ganaras tiempo y te evitaras reimprimir.
     
    Saludos. 

     

    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Macarena
    • 16/04/12 22:19
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    Hola a todos! Yo tengo una duda parecida. Trabajo en una empresa transnacional que se divide en diferentes unidades de negocios según regiones. Nuestro fin es, mientras sea posible, utilizar los mismos documentos en todas las regiones.

    Si un documento es creado en otra región, y aplicable a la mia, es correcto mantener el mismo aprobador?? O debe desarrollarse un documento nuevo para nuestro sistema de gestión con un aprobador que pertenezca a nuestra región?

    Espero puedan ayudarme Smile 

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 17/04/12 10:27
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    No será necesario si en el procedimiento de control de docuementos así se establece. Sois vosotros los que debéis determinar cuales son los requisitos para la aprobación de los documentos que os sirven para poder cumplir con la norma y a la vez con vuestro control.

    La norma a priori no os impide que el documentos sea aprobado por otra región. Además creo que es mejor y mas eficiente que exista un solo lugar y responsables de aprobación.

    Eso si que os consulten a todos las necesidades que tenéis en cuanto a los campos del documento.

    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • Macarena
    • 17/04/12 15:18
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    (0/0)

    Muchas Gracias Rafael! Veré incluirlo en nuestro procedimiento.

    Saludos! 

  • Macarena
    • 17/04/12 22:11
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    Rafel, crees tu q en este caso deba definirles como EXTERNOS a los documentos de otras regiones? pues yo no manejo el registro de aprobación de estos documentos (pues nuestro sistema documental solo comprende nuestra región). Lo que he hecho con otros documentos donde aprobó un director y que no fue creado acá es definirle como documento externo y asignarle un "responsable" dentro de nuestra región quién verifica la conformidad del documento/proceso.  Te parece adecuado?
  • David Saavedra Zárate
    • 18/04/12 0:41
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    (1/0)

    Concuerdo con Rafael, pero también debes revisar el manual de calidad, el procedimiento de control de documentos de la casa matríz y con base a ello debes determinar que hacer, lo más recomendable es que si están dentro del alcance del SGC se adecúen a lo establecido y exista un sólo responsable del control y aprobación, pueden modificar cuando se es independiente en el estricto sentido del SGC a la casa matríz y los procesos son diferentes.

    Revisa los documentos mencionados, de lo contrario puedes tener dos autoridades de aprobación y que pueden ir en contra de lo establecido en el manual de calidad.

    Saludos

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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