Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Documentación de procesos e indicadores

  • klionsis
    • 18/03/11 14:21
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    Estimados:

    Sé que en el foro hay un montón de temas relacionados a lo que voy a plantear, pero no he encontrado uno que se ajuste completamente a lo que necesito.

    En mi empresa tenemos un sistema de gestión de calidad que se encuentra documentado en archivos de word y excel. Los mismos se estructuran por carpetas que representan cada uno de las áreas.

    Nuestro manual de calidad se estructura de acuerdo a los puntos de la norma ISO 9001:2008.

    Desde hace un año estamos transitando el camino de enfocar todo a procesos por lo que la forma de documentación que les comenté no es del todo adecuada.

    Actualmente, sobre el capítulo 4.1 de nuestro manual de calidad se especifican los procesos principales y he creado anexos (dentro del mismo manual) para especificar las profundizaciones de dichos procesos...

    Me puden dar alguna idea de como reestructurar este repositorio teniendo en cuenta el enfoque a procesos y sobre todo ¿Adonde y como especifico algunos indicadores que hemos definido?

     Espero ser claro y desde ya muchas gracias. 

  • LUNA22
    • 18/03/11 15:54
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    Buenas tardes,

    Te comento mi opinion de como lo haria yo.

    El Manual lo puedes tener como quieras siempre que tengas en cuenta los puntos que hay que incluir que te pide la Norma . Respecto a los procesos, dedica un apartado donde tengas el mapa de procesos , y una visión general de cada proceso.

    Respecto a la ordenación de los documentos en carpetas, yo realizaria una carpeta por proceso, y allí incluir todo lo referente al proceso. Para gestionar cada proceso, yo me haria una ficha de proceso donde especifique ,

    Tipo de proceso.

    Nombre del proceso

    Responsable del proceso.

    Descripción de la actividad del proceso.

    Cuando se inicia la actividad, que tareas se realizan (resumidas), y cuando acaba.

    Los procesos que interaccionan.

    Las entradas y salidas.

    Los indicadores de proceso,

    Periodicidad de control.

    Y si quieres añadir los códigos de la documentación que requiere este proceso.

    Pienso si haces las carpetas por procesos, y dentro incluyes esta fichas, procedimientos, instrucciones, documentos, etc.. te quedará todo más ordenado con visión de proceso.

    Espero haberte ayudado.

    Un saludo,

    Maria. 

  • klionsis
    • 18/03/11 16:08
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    LUNA22 gracias por tu respuestas, me surgen dos preguntas:

    cuales son los puntos que exige la norma que debe tener el manual de calidad?

    Es excelente la propuesta que me hacés respecto de la reestructuración del repositorio y de hecho la implementaré luego de las auditorías que se vienen, pero como puedo solucionar este problema con lo que tengo actualmente? podré crear un documento de excel que nuclee todos los indicadores?

     

    Saludos.  

  • LUNA22
    • 18/03/11 16:24
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    Es el punto 4.4.2 dice lo que debes incluir en el manual.

    Respecto a los indicadores de proceso,como veo que trabajs con excel  puedes realizar una tabla donde los incluyas todos, la fecha, el proceso el indicador, el periodo de seguimiento,o un excel donde en varias pestañas pongas cada indicador.

    Puedes crear el sistema  que te sea más fácil y sobre todo más util, se trata de que la Gestión sirva para nosotros, y no al reves.

    Un saludo.

    Maria.

  • klionsis
    • 18/03/11 18:34
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    María, muchas gracias por tu ayuda. Creo que tomaré este opción antes de encarar un cambio estructural mas importante

    Alejandro.