Foro: 5. Responsabilidades de la Dirección en ISO 9001

No conformidad por no identificar al Representante de la Dirección

  • KAROLA
    • 4/03/11 18:37
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    Estimados amigos 

    Me acaban de poner una no conformidad por no presentar un registro que diga que el Director del área es el representante de la Dirección, yo he revisado la norma y la norma no pide registros sino pide que se designe un representante de la Dirección pero no indica un solo  modo.

    Yo considero que he cubierto ese requisito declarando en el manual de calidad que el representante de la dirección es el DIRECTOR DEL AREA  y como es una organización pequeña en el manual he colocado sus funciones, también tengo entendido que el manual al estar declarado en el sistema es normativo y por lo tanto su contenido debe ser cumplido ahora yo le doy más usos al manual que lo mínimo que pide la norma para evitar generar más documentación.

    Adicionalmente le mostré que él como Representante de la Dirección aprueba los procedimientos y la política de calidad sin embargo no llego a buenos términos con la auditora que quiere un registro o un acta designandolo  y yo considero que cumplo el requisito por que lo he declarado en el manual de calidad en el mismo que he anexado su perfil.

     

    Gracias por su atención.

    Karola

  • David Saavedra Zárate
    • 4/03/11 22:25
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    Hola Karola:

    Tienes razón, si la organización es pequeña cumples con el requisito y quizá era suficiente una observación, pero vamos a evaluar otros aspectos que el auditor pudo observar.

    El papel del representante de la dirección es vital, y el liderazgo de esta persona se nota cuando en la organización existe un gran compromiso con la calidad, con la satisfacción del cliente, cuando el enfoque basado en procesos funciona y esto evidencía que todo el personal reconoce el papel del representante de la dirección.

    El auditor pudo notar algo contrario a todo esto y pudo no manifestarlo (mal hecho) y por ello determinar que no es suficiente con indicarlo en el manual de calidad.

    Puede ser que la eficacia y eficiencia del SGC no es buena porque carece de un liderazgo, o quizá el representante desconozca sus responsabilidades.

    Estoy visualizando otros escenarios que pueden ser el efecto y que el auditor pudo percibir para determinarlo como una no conformidad.

    Por ello es importante que se nombre al representante a través de un oficio dirigido a todo el personal en el que indique además sus responsabilidades.

    Un saludo afectuoso

     

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Gilberth Araujo
    • 4/03/11 22:59
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    Sería bueno que subieras:

     

    la no conformidad redactada tal cual como la redactó la auditora

     

    la sección donde designas al representante de la dirección 

     

    De esa forma sería más util el aporte que se te puede dar

     

    Saludos,

    _________________

    Gilberth Araujo

    Asesor de sistemas de gestión

    Experto en las normas ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 20000-1, ISO 22301 e ISO 50001

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  • KAROLA
    • 7/03/11 22:53
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    Muy amable por su apoyo,  usted tiene razón,  ya que a la fecha de la auditoría,  todavía no se habían definido claramente las responsabilidades en el sentido que no había documentación aprobada y el representante de la Dirección, aún no se había casado con la calidad como debe ser.

    Gracias por su apoyo.

    Karola

  • KAROLA
    • 7/03/11 22:54
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    (0/0)

    Muy amable por responderme lo tendré presente.

    Gracias

    Karola

  • uki81
    • 8/03/11 10:27
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    Buenos días, no se si lo tienes así... nosotros en el manual tenemos un organigrama, en el cual de dirección salen cada responsable de área o se estipula que dirección sea el responsable de todas las áreas.

    Espero que resuelvas tu no conformidad...

    Saludos

  • One Economic&Quality Consulting
    • 13/03/11 16:24
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    Yo he visto ya en más de una auditoría, que si no existe el registro del nombramiento del responsable de calidad, o representante de la dirección les colocan la NC.

    Técnicamente si está explicado en la documentación no debería haber problema, pero siempre te puede decir el auditor que aunque el manual diga que tal jefe de departamento es el representante de la dirección, como no quede claro que ese jefe es Luis García García el no tiene la constancia de que esto es asi. Vamos como siempre darle vueltas a algo que no tiene gran importancia, pero a veces los auditores asi lo hacen, y yo incluso lo he tenido que hacer porque no constaba en ningún sitio que fulano de tal era el representante de la dirección.

    Saludos

    Rafael

    _________________
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  • KAROLA
    • 14/03/11 19:39
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    Estimados amigos,

    Gracias por responderme,  ya voy solucionando este asunto, pero me entran a veces dudas existenciales, por ejemplo si yo únicamente me avoco a la norma iso 9001:2008, hay palabras mandatorias como "debe" tener registros, "debe" teber procedimientos.... y lo demás si me conviene o no procedimento o demuestro de otra forma, para no llenarme de procedimientos ni de mucha documentación ....pero he visto que en esta ocasion se han tomado muchos elementos de la iso 9004:2007, que si bien es cierto incrementan a mi parecer los términos de exigencia que pide la norma de certificación; por otro lado me siento mal conmigo por refutar a la auditora que eso no está explícito en la norma....por ejemplo vi que uno de sus criterios de ponderación era si tenía o no planes de calidad que de hecho me sirven pero no los tenía  por que preferí evidenciarlo más en toda la documentación y no resumirlo y me puso "0".... pienso que a medida que leo la norma, hay puntos de vista y puntos de vista, pero si quisieramos aplicar la 9004, entonces esta debería ser la certificable, también me preguntó si yo medía clima organizacional,  que no es que no lo haga, pero no dentro de los "limites estrictos de la norma" que no lo pide, ni siquiera en los ejemplos, si como parte del quehacer, cositas así que debo o no debo refutar? sin ser una talibán de la calidad.

    saludos

    Karola

  • David Saavedra Zárate
    • 14/03/11 23:26
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    Hola:

    Entiendo tu confución, te diré, la norma de calidad ISO-9001 no es más que administración y establece unos requisitos que son la base fundamental para una buena administración. Los términos mandatorios son requisitos escenciales que dicha norma pide, sobre todo en registros y procedimientos; lo demás nosotros lo debemos determinar si se requiere o no un procedimiento o un rgistro, ¿en que nos debemos basar?, en la facilidad o dificultad para realizar la actividad, lo complejo del proceso o la actividad, que nos lleve a la necesidad de desarrollar un procedimiento para asegurar de esta manera que quien lo realice lo va a hacer mínimo de igual o mejor manera.

    ¿Cómo debemos determinar un registro?, muchas veces hacemos reportes para el jefe, para otra área, o solicitamos un reporte o registro para dejar claro el poder, no para ver resultados, de tal manera que ese reporte en cuanto lo entregamos y lo recibimos se va directamente al archivo, ese tipo de registro o información no nos sirve, es basura, genera mucho desperdicio; tampoco la actitud nos sirve.

    Cuando un registro nos proporciona información que nos ayuda a detectar oportunidades de mejora, que nos ayuda satisfacer las necesidades del cliente y de las partes interesadas (dueños, inversionistas, personal, proveedores, clientes, etc), quiere decir que son registros del cual no debemos de apoyar y que nos sirven, ésos son los que hay que generar.

    La norma ISO-9004, es una guía, y nos proporciona algunas ideas y ejemplos para la implementación y mantenimiento de SGC, pero no significa que así lo debemos de hacer, tambien tiene mucho de sentido común, y no la entendemos hasta despues de la certificación, incluso de varias certificaciones. Lo importante es establecer las bases en cual la organización está trabajando.

    No se trata de refutar, ni de hacer lo que el auditor pide, se trata de cumplir los requerimientos de la norma y se puede cumplir de mil formas, finanlmente los resultados son los que hablarán, independientemente de cómo lo estes llevando a cabo.

    Saludos 

    _________________

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • equipo
    • 21/03/11 14:11
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    A tu pregunta primera te contesto que en la descripción de puesto de trabajo, incluyas esa responsabilidad a la persona. Con ello estará documentado y comunicado.
  • KAROLA
    • 21/03/11 14:40
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    Estimados gracias por sus comentarios,  me ayudan mucho con esta tarea de querer entender las cosas, sobre todo en esta materia tan necesaria, tan etérea, que como bien dicen, no sirve sin la actitud y la disposición de querer hacer las cosas bien.

    Gracias por sus respuestas.

    Karola.

  • angelicabr
    • 28/06/12 23:26
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    Hola A todos.

     

    Resulta que en la auditoria me pusieron esta no conformidad:

    Se evidencia que el representante de la alta direccion para el sistema de gestion de calidad no pertenece a la Direccion de la Organizacion.

    Segun el auditor, el Representante de la Direccion (Coordinador de Calidad, o sea yo) no pertenece a la direccion de la organización.

    Mi pregunta es: Cual sería la causa raíz de esta No conformidad?

    Gracias,

     

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 29/06/12 13:08
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    A veces intentamos buscar una causa muy especial, cuando se trata de algo simple. Supongo que se tratará de una empresa pequeña y que no existen muchos puestos de dirección. En todo caso si no fuera así la causa podría ser simplemente una mala elección por no comprender adecuadamente el punto de la norma. Si es así la acción correctora sería poner a alguién de la dirección y la correctiva estudiar la norma.

    De todas maneras se confunde a veces el puesto de representante de la dirección (que debe ser miembro de la dirección) con responsable de calidad que no tiene porque.

    _________________
    Saludos

    Rafael

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    • 29/06/12 16:52
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    Hola Rafael

    Gracias por tu respuesta.

    En cuanto a la empresa es mediana 70 empleados, tiene estructura familiar, es decir hay socios en cargos de Gerentes. Yo si soy externa (sin relación familiar) pertenezco al grupo de Coordinadores, pero dependo directamente de la Gerencia General.

    Como causa coloqué que no se habían tenido en cuenta las politicas de la sociedad familiar y los niveles jerarquicos al realizar el nombramiento de la Representante de la Gerencia.

    Lo que me causó inquietud es que despues de tantas auditorías no nos habían dicho nada, es nuestro tercer ciclo y el año pasado fue la Recertificación con la versión ISO 9001:2008.

    Nuevamente gracias,  

     

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    • 30/06/12 2:01
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    Las auditorías no son procesos en los que se vea el 100 % de la organización. Estan basadas en el muestro y bien pudiera ser que no se percataran de ello. Además este es un cambio que se hizo en la versión de 2008 respecto a la anterior por lo que es lógico que os lo comenten ahora.
    _________________
    Saludos

    Rafael

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