Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Opinión sobre procedimiento para el control de los registros

  • HEIDINALIN
    • 9/02/11 23:41
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    (0/1)

    Hola a todos: 

     elabore el procedimiento no. 2 mandatorio de la norma iso 9001, tratando de cumplir con todos los requisitos que se listan en la norma. 

     

    por lo que lo subo para que le den, ustedes que son expertos una revisada para ver si esta bien definido. espero comentarios gracias!!! 




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    pdfCONTROL DE LOS RE.pdf 304.08 KB 1427
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 10/02/11 5:23
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    Hola revisando de manera somera tu procedimiento encontre lo siguiente:

    • En tu referencia mencionas el apartado 4.3.4 de la norma ISO 9001, el cual no existe.
    • Hablas de registros tecnicos y admnistrativos en el alcance pero más adelante sólo hablas de registros de calidad.
    • Tus definiciones no me quedan muy claras, te recomiendo tomes las de un diccionario coun y corriente, por ejemplo un registro de calidad qué resultados abarca.
    • Recuerda que un registro y un formato/formulario no son lo mismo, comunmente lo que contiene la lista maestra es el nombre y versión vigente de los formatos, un formato/formulario se convierte en registro cuando es llenado pero sigue manteniendo el nombre del formato/formulario.
    • En las responsabilidades me mencionas enlos pies de página a la gestión administrativa, al gerente general y al administrador único sin embargo dentro del procedimiento en las responsabilidades mencionas al responsable del SGC, a la gerencia general y a la administración única, trata de unificar nombres de puestos.
    • Yo que tu definiría la palabra "legible" si es que la utilizas.
    • La identificación se refiere a cómo identificas el lugar donde ubicas tus registros (por ejemplo en carpetas con un logo o un título en verde), la identificación que mencionas lo debiste establecer en el procedimiento de control de los documentos.
    • En la recuperación no estableces cómo proteges los documentos electrónicos de modificaciones no autorizadas.
    • Revisa que dentro del procedimiento escribes definiciones.
    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

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    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
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    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • HEIDINALIN
    • 10/02/11 15:15
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    (0/0)

    muchas gracias Wilbert! 

    Que bueno que hay gente con experiencia como tu. Todos tus comentarios me ayudan mucho!

    voy a definir bien todo los comentarios que hiciste y apenas lo termine te lo envio.

    Con respecto al procedimiento de los documentos, si lo elabore tambien, pero es la primera vez que hago esto sinceramente. lo subire para que de igual manera le des una revision minuciosa y si puedes hagas los comentarios pertinentes.

     

    gracias, buen dia!

     

  • HEIDINALIN
    • 10/02/11 21:39
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    (1/0)
    este es el procedimiento para la elaboracion y control de los documentos. esperare comentarios, la verdad es que entiendo muy bien como explicas las cosas. 
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 11/02/11 7:44
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    HEIDINALIN escribió: este es el procedimiento para la elaboracion y control de los documentos. esperare comentarios, la verdad es que entiendo muy bien como explicas las cosas. 

     

    ??? Creo que no se anexo, sin embargo te recomiendo que lo hagas en un nuevo tema debido a que existe diferencia entre control de documentos y control de registros.

    Saludos.

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    Wilbert Vivas
  • Gilberth Araujo
    • 11/02/11 15:24
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    Buenos días

     

    Estoy de acuerdo con lo que te recomienda Wilbert respecto al procedimiento de control de los registros, sin embargo ampliaría un punto muy importante:

    La recuperación de registros electrónicos, debe ser un contol distinto a la protección del registro electrónico.

    Es decir:

    1. Desbes hacer una descripción de cómo proteges los registros electrónicos contra daños (para ello debes analizar vulnerabilidades de tu sistema de información) 

    2. Aparte debes describir los pasos a seguir para recuperar la información que sufra daños cuando las amenazas impacten a las vulenaribilidades del sistema de información.

     

     

    Saludos,

     

     

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    Gilberth Araujo

    Asesor de sistemas de gestión

    Experto en las normas ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 20000-1, ISO 22301 e ISO 50001

    twitter@csaica

  • HEIDINALIN
    • 11/02/11 15:54
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    (0/0)
    Gracias Gilberth por tus comentarios, eso no lo sabia, de hecho no lo diferenciaba muy bien. ahora queda mas entendido. 
  • HEIDINALIN
    • 11/02/11 15:55
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    Wilbert:

     

    de hecho lo agregue en un nuevo tema al ver que no se anexo el documento. espero respuestas. gracias por tu tiempo!!! 

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 12/02/11 0:15
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    Siento decirte que no ubico el post que mencionas.

    Saludos.

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    Wilbert Vivas
  • AlexanderM
    • 6/12/11 17:05
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    (0/0)

    Muy buenos Días.

    Actualmente laboro en el SGC de una comercializadora al mayo de repuesto automotriz.

    mi pregunta es que si es necesario realizar procedimientos, formatos, instructivos al proceso de gestión contable el cual aparece en el mapa de procesos como proceso de apoyo.

    Si es así por favor porporcionarme un ejemplo, de lo contrarío como realizaría la gestión para excluirlo y así no documentarlo.

    Espero respuestas.

    Muchas Gracias!!

     

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 6/12/11 18:56
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    La norma es clara en este punto 4.2.1 d)

     

    • los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. 
    En otras palabras dependiendo de la importancia del proceso determina si es necesario hacer procedimientos, sin embargo por el tipo de proceso sugiero que documentes todo ya que cuando hablamos de dinero, entre mejos registrado y evidenciado este... mejor será la gestión del mismo.
     
    Te anexo dos ejemplo de procedimiento que te pueden guiar, recuerda que cada proceso es único y varía de una organización a otra. Tambien es necesario que sepas que un procedimient documentado es sólo "contar" por escrito la manera en que uno hace las cosas.
     
    1
     
    2  
     
    Saludos. 

     

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    Wilbert Vivas