Foro: Sistemas de gestin integrados

Nos certificamos en S.G.I. y no se ha hecho nada Qu puedo hacer?

  • LEOMOZO
    • 14/01/11 17:55
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    Buenas para todos

     Lamento molestarlos, pero necesito concejos. soy practicante de Sistemas Integrados de Gestion y por ende soy nuevo en este mundo donde la realidad es diferente a la tematica.

    Bueno lo que sucede es lo siguiente: Estoy de practicante en una empresa contratista de obras civiles, esta empresa se certificó en el mes de febrero de 2010 en sistemas integrado de gestion. Pero el problema es que desde que se certificaron no han seguido los procedimientos, formatos, instructivos, politicas, en conclusion nada. mi trabajo es mejorar el sistema y no se por donde empezar. El principal problema es que la auditoria de seguimiento como ya saben se debe hacer cada año y en febrero se cumple el año (no se si tengo que comunicarme con ellos y programarla o ellos se comunican con nosotros y establecen la fecha). ademas en el procedimiento de mejora continua de la empresa se establecio que como minimo cada año se debe hacer una auditoria interna y la revision por la direccion y esta no se han programado para realizarla y ya el año pasa en febrero. entonces que debo hacer, programo inmediatamente la auditoria y la revision por la direccion.

    Otra pregunta es la siguiente: La primera semana realice una evaluacion del sistema integral y encontre infinitos incumplimientos a las normas, ¿debo levantar no conformidades y plantear las acciones de mejora? o espero que llegue la auidtoria interna. 

    La empresa no tiene registros de las actividades de los proyectos que realizó por contrato, y como ya les dije prestaron los servicios y no siguieron a cabalidad los procedimientos del sistema. ellos me piden que les organice todo, pero no tienen nada. ¿que debo hacer en estos casos?.

    Ahora la empresa empezó un nuevo contrato.

    muchas gracias por la atencion prestada, espero que me puedan colaborar lo mas pronto posible. es que me tiene preocupado las auditorias que se avecinan.  

  • Ignaciog
    • 14/01/11 18:48
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    hola,

     Lo primero que deberías hacer para justificar tu trabajo y proteger tus espaldas es comentar la situación con la dirección de la empresa, ahí verás si la negligencia es algo puntual en algunas personas, si está institucionalizada en toda la organización o que simplemente el sistema implantado no se ajusta a las necesidades de la organización y sobran la mitad de los registros y tareas, y esta es la causa de la falta de registros.

     Lo normal es que la entidad de certificación se ponga en contacto con vosotros para establcer las fechas de la auditoría de seguimiento.

    Como tienes poco tiempo lo que te aconsejo es que trates de solucionar los problemas que ya has detectado en tu revisión previa, y cuando ya los tengas solucionados realices la auditoría interna, seguro que saldrán más problemas pero serán menos que antes y no asustarán al auditor de la certificadora.

    Si la empresa no tiene registros de las actividades, supongo que no faltarán todos, tienes dos opciones:

    - Tratar de crear los registros que faltan, o

    - Levantar no conformidades de cada registro que falte

    Tal vez la mejor solución sea una combinación de estas dos posturas.

    suerte y un saludo,

     Ignacio

    http://hederaconsultores.blogspot.com

     

  • LEOMOZO
    • 15/01/11 14:21
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    Muchas gracias Ignacio, seguiré tus consejos. Haré lo que me indicas para que la empresa mejore continuamente, para estar lo mejor posible en las auditorias.

    Espero que podamos seguir en contacto, nuevamente muchas gracias.

    ATT: Leonardo Mozo.

  • Ignaciog
    • 16/01/11 17:11
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    de nada y mucha suerte,

    ya sabes dónde estamos,

    un saludo,

    Ignacio

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  • LEOMOZO
    • 18/01/11 17:38
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    Buenas, necesito colaboracion, es  que me acaba de llegar un correo de la empresa certificadora anunciando que la auditoria de seguimiento debia haberse realizado en diciembre y dicen que a mas tardar debe hacerse a final de este mes de enero.

    Ya habia programado un auditoria interna para la primera semana de febrero, ¿desprogramo la auditoria interna y espero la de seguimiento? , ¿espero que coloquen las no conformidades y trabajo sobre ellas?.

  • Ignaciog
    • 18/01/11 18:22
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    hola,

    ¿qué tamaño tiene la organización? ¿Cuántos empleados? 

    Trata de de retrasar la auditoría lo máximo que puedas y trata de tener hecha la auditoría interna para cuando vuelvan y arregla lo máximo que puedas. Si vas a la auditoría de seguimiento y no tienes auditoría interna e informe de revisión y demás tareas fundamentales, lo normal es que tengan que volver otro día y eso económicamente no es recomendable.

     Todo depende del tamaño de la organización, si te da tiempo haz todo lo que puedas para dejar las cosas más o menos preparadas.

    No sé en qué país estás  y cuál es la entidad de certificación pero la fecha de la auditoría siempre es negociable, tal vez sea mejor que suspendan el certificado por un mes por retrasar la auditoría que hacer una auditoría en la que la mayoría de las cosas están mal y además te retiren el certificado.

    Habla con la certificadora, plantea la situación y llega a un acuerdo.

    A las malas siempre puedes decir que el responsable del sistema está de vaciones o de baja y que no vuelve en un mes.

    Ten en cuenta que para la certificadora vuestra organización es un cliente y que si os quiere mantener como tal os tiene que dar facilidades porque te puedes cambiar a otra en cualquier momento.

    saludos,

    Ignacio

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  • LEOMOZO
    • 19/01/11 16:42
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    De nuevo mucha gracias Ignacio,

    Mi nombre es leonardo, vivo en colombia y el ente certificador del sistema de gestion integrado de la empresa es BUREAU VERITAS.  la empresa es relativamente pequeña, en total somos 25 empleados y la empresa es una contratista que presta los servicios de obras civiles.

    Gracias por la orientacion, estoy muy agradecido con usted. Voy a hacer todo lo posible para aplazar la fecha de auditoria y hacer lo que hace falta.

    Muchas gracias.

  • One Economic&Quality Consulting
    • 26/01/11 0:10
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    Desgraciadamente no creo que te aplacen la auditoría si además debía haberse hecho en diciembre. Cada vez están mas sensibilizados con estos temas, porque con la crisis muchos han ido retrasando auditorías o incluso no se han realizado.

    Como bien te ha dicho Ignacio lo mejor es que intentes retrasarla, pero que te pongas manos a la obra, al menos para realizar la auditoría interna, el levantamiento de las acciones correctivas y un informe de revisión. Pero piensa que vas a tener un nivel muy alto de NC. El realizar estas tareas al menos te evitaría que la certificadora te diga que te va a hacer una extraordinaria, cobrándote las 2 claro.

    Saludos

    Rafael

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