Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Documentos externos en empresa constructora

  • Elena
    • 14/01/11 13:49
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    • Cácere
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    Hola Buenos días,

    ¿Alguien sabría decirme que documentos externos debo tener identificados? La empresa donde trabajo es una empresa constructora.

    Tenemos un listado de Documentación Externa, en la que identificamos la legislación aplicada a nuestro sector.

    Por otro lado, en el Plan de Calidad de cada obra tenemos un Listado de Planos y otro formato para registrar su distribución.

    Yo pensaba que era suficiente, pero NO!! Acabo de tener una auditoria y los auditores me han dicho que tambien debemos incluir en el listado la documentación de la maquinaria, manuales, etc. Me parece ya exagerado. Creo que esto de la calidad es una "trabajera" para el que le toca. Está bien cuando cumples los puntos fundamentales de la norma, pero creo que los auditores deberian ser un poco mas flexibles, ya que a mi organización no le aporta nada el tener un listado de manuales de la maquinaria. Francamente me parece una gilipollez (perdon por la expresión).

    En fin, para que no me vuelva a pasar,  si alguien puede ayudarme y decirme que mas tenemos que identificar como documentación externa, le estaré enormemente agradecida.

    Un saludo.

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 26/02/11 6:43
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    Hola, la norma es clara, sólo debes analizar lo que cita en en apartado 4.2.3:

    • f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución,

    Aqí debes analizar cuáles documentos son utilizados en cualquier etapa de tu sistema, y ese es considerado un documento externo.

    Saludos.

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    • 28/02/11 13:28
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    Esto depende mucho del auditor. Para que no te compliques, en el listado puedes incluir un párrafo genérico en cuanto a que manteneis toos los manales de opración, instruciones,etc. de todos los equipos y maquinaria que utilizais.

    Ojo con equipos y maquinaria que debais demostrar que el operario está cualificado para su utilización.

  • Hugo
    • 1/03/11 3:25
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    Solo para aclarar, ¿el auditor te lavantó una NC por esto? Pregunto para saber como encararlo, pero igual te comento que siguiendo lo expresado por wilvivas, te resalto en negrita el concepto:

    f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución,

    Te resalto eso porque, con la información que aportás, el auditor parece que se está "metiendo" en la organización para determinar lo que para él es necesario.

    Si tienen definido qué documentos son necesarios para uds. suficiente, a lo sumo el auditor podría llegar a considerarlo como una posible mejora, pero si uds no lo ven así, siguen para adelante.

    Y siguiendo tu comentario, para evitar que ocurra, lo mejor es aclarar todos lo hallazgos de la auditoría en la reunión de cierre para que no queden dudas de lo que está evidenciando.

    Espero que te sirva de ayuda.

    Saludos!

    Hugo

  • David Saavedra Zárate
    • 1/03/11 11:22
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    Hola:

    Normalmente este punto se presta a confusión. Vamos primero a definir qué es un documento externo: Podemos considerarlo como aquellos cuyo origen son del cliente, proveedor, gobierno, etc.

    Los hay infinidad, pero realmente lo que nosotros debemos controlar son aquellos que son necesarios para la realización del producto o servicio y que incfluyen en su desarrollo o producción como lo pueden ser: Normas, leyes, reglamentaciones, planos, dibujos, hoja técnica y de seguridad de materiales, etc. que sean externos.

    No confundir con los documentos de origen interno como lo son: procedimientos, instructivos, manuales de operación de maquinaria, esos llevan un control independiente.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • Elena
    • 2/03/11 13:55
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    • Cácere
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    Si, si que fue una No Conformidad.
    Muchas gracias por las aclaraciones. Yo tambien pienso que la empresa debe identificar qué documentos son los que debe tener controlados e identificados en un listado.  
  • One Economic&Quality Consulting
    • 12/03/11 23:46
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    elenanito escribió:

    Hola Buenos días,

    ¿Alguien sabría decirme que documentos externos debo tener identificados? La empresa donde trabajo es una empresa constructora.

    Tenemos un listado de Documentación Externa, en la que identificamos la legislación aplicada a nuestro sector.

    Por otro lado, en el Plan de Calidad de cada obra tenemos un Listado de Planos y otro formato para registrar su distribución.

    Yo pensaba que era suficiente, pero NO!! Acabo de tener una auditoria y los auditores me han dicho que tambien debemos incluir en el listado la documentación de la maquinaria, manuales, etc. Me parece ya exagerado. Creo que esto de la calidad es una "trabajera" para el que le toca. Está bien cuando cumples los puntos fundamentales de la norma, pero creo que los auditores deberian ser un poco mas flexibles, ya que a mi organización no le aporta nada el tener un listado de manuales de la maquinaria. Francamente me parece una gilipollez (perdon por la expresión).

    En fin, para que no me vuelva a pasar,  si alguien puede ayudarme y decirme que mas tenemos que identificar como documentación externa, le estaré enormemente agradecida.

    Un saludo.

    Estoy de acuerdo totalmente con lo expresado por los compañeros, pero me extraña que no hayan comentado lo que he resaltado en negrita.

    Entiendo que muchas veces no le damos importancia a ciertos aspectos en las condiciones normales de funcionamiento, pero un SGC demuestra su utilidad en los momentos de crisis.

    En una constructora el tener identificados y controlados todos esos manuales puede en un momento en el que aparezca un problema poder darle solución más rápido y con más eficacia.

    Saludos

    Rafael

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    Saludos

    Rafael

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  • Elías Aguilar González
    • 14/03/11 20:59
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    En la parte de las constructoras les recomiendo que los documentos de origen texternos obligatorios son los planos y/o dibujos del proyecto, especificaciones y hojas tecnicas que el cliente y/o dependencia dan para el proyecto, en experiencias pasadas esto es suficiente para una auditoria interna o externa.

    Para el caso de los requisitos legales y otros requisitos la norma ISO 14001 en 4.3.2 y en 4.5.2; además en OSHAS 18001 en 4.3.2 y en 4.5.2 menciona el cumplimiento legal. Esta "buena practica" la rescato para anexarla a un SGC 9001; pero como dicen antes la organización define que documentos necesarios para la planificación y operación del SGC. En estos puntos en México se tienen NOM´s Leyes federales y Reglamentos, entre otros.

    En el caso que la organización tenga los tres sistemas certificados la 14 y 18 obliga a este punto; pero sí solamente se tiene 9001, rescatar la "buena practica" es lo que sugiero.

    Saludos.

    _________________

    Elías Aguilar González

    Ingeniero Industrial (UPAEP)

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