Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Tiempo de retención de registros electrónicos

  • Fochali
    • 12/01/11 23:18
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    (1/1)

    Como estan amigos del portal.

    Les escribo debido a una duda que tengo respecto al tratamiento del tiempo de retención de los registros electrónicos. como por ejemplo para los registros de "inventario de equipos", "lista de documentos externos", hasta la "lista mestra de documentos" y mas, se encuentran en forma electrónica. Entonces cual debe de ser el tiempo de retención???? e visto otros sistemas que lo ponen como tiempo de retención "indefinido", esto es cierto??

    Quedo agradecido con todos ustedes por sus respuestas.

  • David Saavedra Zárate
    • 13/01/11 19:40
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    Hola:

    El tiempo de retención de los registros va a depender de la importancia del documento, hay documentos que por ley esta dispuesto el tiempo de retención; los otros por su utilización tu debes establecer el tiempo, vamo a basarnos en tu ejemplo: "Invetario de equipos", es una actividad que seguramente realizan cada 6 o 12 meses y que su objetivo es varificar la existencia de estos equipos y su estado, con mantener los últimos dos o tres registros es más que suficiente, quizá hasta me vaya muy lejos. "Lista maestra de documentos", es el mismo caso.

    Pero si tienes por ejemplo: "Ordenes de compra", es un documento que puedes necesitar recuperar como archivo vivo durante un año, para verificar costo, cantidad, calidad; incluso durante otro año más como archivo muerto para recuperar historial en caso necesario.

    La retención de un registro no puede ser indefinido.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Fochali
    • 13/01/11 21:42
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    Gracias por su respuesta, pero puede explicarme un poco mas porque aun no comprendo. La lista maestra que tenemos está hecha en excel y cada vez que hay un documento nuevo por ejemplo, se inserta una fila y se pone el documento, este registro posee un campo de actualización en donde se indica la fecha de la última modificación. Los datos se van almacenando en un solo registro electrónico. si le doy 1 año, luego tengo que destruir este registro??? y con que me quedo... estoy un poco confundido.. agradesco su ayuda.
  • David Saavedra Zárate
    • 13/01/11 22:12
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    (1/0)

    Hola:

    Con todo gusto, registros de este tipo, sobre todo en archivo electrónico, nos sirven como base para actualización, no es un registro que estás almacenando, por lo tanto no requiere de un tiempo de retención; contrario a esto sería si la lista la estuvieras en medio físico o impreso. Con la fecha de actualización es más que suficiente para cumplir con el requisito.

    Espero haberme explicado.

    Saludos

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  • Fochali
    • 13/01/11 22:26
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    (0/0)

    Gracias David,

    En verdad no e encontrado mucha información al respecto en internet, es por eso que recurro al portal porque hay muchas personas que conocen como tu los sistemas de gestión y la documentacion que se necesita

    Un gusto,.. saludos desde Perú

  • One Economic&Quality Consulting
    • 25/01/11 17:18
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    Es interesante lo que comentáis porque cuando se habla de registros electrónicos existen varias formas de verlo.

    En muchos softwares de gestión, las empresas van grabando datos, albaranes, facturas, pedidos etc.... y no se borran a diferencia de lo que puede pasar con los datos contables que suelen tener un periodo legal de vigencia (ejercicios), y además un periodo de conservación de la documentación.

    Lo que pasa con los datos digamos de gestión es que como no existe el "Ejercicio" no se corta y se abre uno nuevo y se siguen almacenando registros de pedidios, albaranes, etc.

    Teóricamente tu puedes borrar esos datos cuando quieres si tienes el soporte real (documento). Me refiero a nivel legal y fiscal. Pero esto normalmente no se hace, porque suelen ir ligados a moviemientos de almacén de productos. Por ello en muchos SGC se pone como indefinido su tiempo de retención. Lo ideal es que esos registros puedan borrarse para agilizar la accesibilidad del propio software, y una buena manera es hacerlo cuando se realizan los inventarios.

    Disculpad la parrafada

    Saludos

    Rafael

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  • Fochali
    • 25/02/11 14:49
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    ... gracias por sus respuestas amigos, ..... entonces que me recomiendan que ponga en el campo de tiempo de retención, "indefinido" o "no aplica" u otro.

    Muy agradecido por sus respuestas.... 

     

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 28/02/11 1:42
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    Fochali escribió:

    ... gracias por sus respuestas amigos, ..... entonces que me recomiendan que ponga en el campo de tiempo de retención, "indefinido" o "no aplica" u otro.

    Muy agradecido por sus respuestas.... 

     

    Saavedra escribió:

    Hola:

    Con todo gusto, registros de este tipo, sobre todo en archivo electrónico, nos sirven como base para actualización, no es un registro que estás almacenando, por lo tanto no requiere de un tiempo de retención; contrario a esto sería si la lista la estuvieras en medio físico o impreso. Con la fecha de actualización es más que suficiente para cumplir con el requisito.

    Espero haberme explicado.

    Saludos

     

    Lo que te podría recomendar es que en lugar de "indefinido" o "no aplica" establezcas un "tiempo mínimo" bajo este concepto podrías tener la facilidad de mantenerlo y lo que cumplan con el tiempo mínimo definido se pueden borrar del ordenador,  es indispensable que te informes de los resgistros que por ley tienen un tiempo mínimo ya establecido, por otro lado no concuerdo mucho con Saavedra de que por ser registros del tipo electrónico no se almacenen, el hecho de no estar impresos no quiere decir que no exista un lugar dónde ponerlos, ya que este lugar pùede ser el disco duro del ordenador donde se elaboran u otro soporte de almacenamiento digital donde estén los respaldos que se hacen generalmente de la información.

    Saludos.

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
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    Lo que yo coloco como tiempo de retención para este tipo de archivos que se van actualizando constantemente es, Tiempo de retención: "Hasta la siguiente actualización"