Amigos como estan buen día, quisiera saber como se califica en una auditoría de gestion de calidad cuando encuentran que no está definido en algun procedimiento una actividad, pero esta se hace, pongo un ejemplo:
en un procedimiento de pedidos ofertas y contratos no está definido donde se registran los pedidos del cliente, pero esto se hace en la agenda de quien recibe esa información.
Gracias a todos por sus respuestas.
En estos casos como el del ejemplo que comentas, el auditor va a preguntar que como se reciben los pedidos (es una pregunta muy habitual), y tú le vas a decir que en ese formato. Lo mas probable es que si no se conoce bien la documentación ni se de cuenta, pero si es un auditor meticuloso, te va a decir que ese formato no está definido en la documentación, y que el hecho de no estarlo puede inducir a error a la hora de registrar los pedidos de los clientes y sus requisitos. No se trata de algo sin importancia, todo lo contrario, un error al transcribir un pedido provocará que no se pueda tramitar correctamente. Además si los pedidos los anota cada persona de manera distinta en su agenda, la organización como tal no tiene una información clara para tratar el pedido.
Yo te recomiendo que crees un cuaderno de pedidos y que todos usen el mismo formato, de esta manera la información es mas fácil de tratar, y se producen menos errores.
Saludos
Rafael
Hola como bien lo menciona Rafael, debes documentar lo que haces y hacer lo que documentas de lo contrario es una NC por no realizar lo establecido en tu documentación.
De hecho yo publiqué este post donde se explica cómo redactar un NC bien documentada.
Saludos.
Hola a todos.
En cuanto a generar formatos para todas las actividades de la empresa yo discrepo bastante, ya que en algunos casos es útil, pero en otros terminas haciendo un procecimiento tan rigido que la falta de un dato en el formulario de recogida de pedidos te puede costar una no conformidad. Yo he decidido plasmar en el procedimiento de compras qué datos deben aparecer en un pedido en cualquiera de los casos y apoyarlo con la formacion al personal que recoge los pedidos y luego ya lo del formato es secundario. Nosotros tenemos un formato 'guia' y se puede usar o no, pero siempre aparaceran los mismos datos en todos los formatos que usamos. Espero haber ayudado.
El punto importante de tu pregunta lo ejemplificaré:
Es ahí donde está lo importante de tu pregunta, no tanto el formato, ese queda de mas, la respuesta es si tu registras en tu agenda porque te funciona y te es útil pues establecelo en tu procedimiento, pero te recomiendo aplicarle tu procedimiento de control de documentos a la agenda que usas.
Saludos
Se debe prestar atención, porque aunque no haya necesidad de especificar que se tiene que llenar el registro que menciona Fochali, es importante tener en cuenta que la cláusula 7.2.2 establece que deben revisarse los requisitos relacionados con el producto y se debe dejar evidencia de esta revisión.
La evidencia de la revisión de los requisitos del producto, es un registro que debe controlarse por el procedimiento de control de los registros, esto implica que debe contar con todos los elementos de control definidos por la organización en este procedimiento.
Atención con el registro de la capacidad que tiene la organización para cumplir los requisitos 7.2.2 c) esto debe estar muy claramente definido en los procesos relacionados con el cliente en la etapa de "negociación"
Saludos
Gilberth
Gilberth Araujo
Asesor de sistemas de gestión
Experto en las normas ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 20000-1, ISO 22301 e ISO 50001
Saliéndonos de la norma un poco, lo importante de este caso es que se trata de la forma de tomar los pedidos que es como se documentan los requisitos solicitados por el cliente. Este es uno de los formatos que yo siempre digo que es importante definir, porque si cada empleado de compras, comercial, etc lo hace a su manera, el almacén tendrá muchos errores porque no comprenderá la información.
Saludos
Rafael
Estimado Wilbert
Tengo una duda sobre las calificaciones en la auditoría, por que he participado de certificaciones, y sus correspondientes auditorías, he recibido auditorías de segunda parte en varias ocasiones y bajo distitntos criterios, pero por que se catalogan como conformidades mayores menores y observaciones si para efectos de la norma solo habla de no conformidad como incumplimiento de requisito? y no se cataloga o puedo considerarlo como un acuerdo mundial casi global para auditar?saludos,
Karola
Esto ha sido el guión que muchos organismos de certificación (OC) han seguido durante mucho tiempo, sería entrar en polémica sin embargo te comento que la norma ISO 19011 efectivamente sólo habla de hallazgos de conformidad y no conformidad, sin embargo en las segundas la misma norma en su apartado 6.5.5 establece que las no conformidades se puede clasificar, he aquí donde cada OC utiliza su propio criterio para definir el tipo de clasificación que le dará, lo justo es que se te proporcione la metodología para ello, en cuanto a las observaciones, es algo que los mismo OC se inventaron, la norma ISO 19011 utiliza la palabra observación pero con la siguiente definición:
La dichosa "observación" es al final de cuentas una NC que visten de manera bonita, esto con la finalidad (asumo yo) de que el auditor y el OC no quede tan mal ante el auditado y/o cliente de auditoria y este diga "este OC es exagerado, no lo vuelvo a contratar".
Siendo estrictos nada obliga al auditado a cubrir la "observaciones" debido a que no existe el término en la ISO 19011 que es la que se usa para auditorías.
Te anexo un documento que utiliza en México la entidad mexicana de acreditación para clasificar las no conformidades en base al incumplimiento de los requisitos de la ISO/IEC 17025.
Saludos.
Estimado Wilbert
Si yo estoy orientada al proceso de admisión, y la lista de ingresantes es un registro producto de la selección, entonces es un registro del SGC, pero usualmente estos resultados de la selección lo manejan a través de resoluciones,,,, yo podría indicar que para efectos de la identificación que se sigue con la codificación de resoluciones de la EPG ya que se identifican de ese modo y que este registro tiene la duración del proceso de admisión, como tiempo de retención?
Gracias
Karola
KAROLA escribió:Estimado Wilbert
Si yo estoy orientada al proceso de admisión, y la lista de ingresantes es un registro producto de la selección, entonces es un registro del SGC, pero usualmente estos resultados de la selección lo manejan a través de resoluciones,,,, yo podría indicar que para efectos de la identificación que se sigue con la codificación de resoluciones de la EPG ya que se identifican de ese modo y que este registro tiene la duración del proceso de admisión, como tiempo de retención?
Gracias
Karola
Podrías ser un poco más específica en tu pregunta, para serte sincero no termino de entenderla 
pero te recuerdo que para un tema nuevo debes abrir el post correspondiente.
Saludos.
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