Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Control de registros electrónicos

  • Jorge Sánchez
    • 26/11/07 21:06
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    Buenas tardes,

    Soy nuevo en el foro y me parece muy bueno, he leído varios temas interesantes y que han sido de provecho en mi empresa.

    Hace unos meses comenzamos a manejar los procedimientos de forma electrónica, los mismos se encuentran en una carpeta compartida en la que tiene acceso todos los usuarios, los documentos están protegidos contra edición.

    Algunos formularios los manejamos en forma electrónica en las mismas carpetas para consulta. Mi pregunta es la siguiente: ¿Se podrán llenar estos formularios de forma electrónica y que se guarden como registros en las computadoras de los usuarios? ¿Como se deben controlar los formularios y registros electrónicos?

    Agradecería me puedan ayudar con la consulta.
    Saludos,
    Jorge
  • Invitado
    • 27/11/07 10:35
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    Hola Jorge
    No se si es esto a lo que te refieres pero bueno, si los formularios estan en word, hay una opción para proteger el documento de forma que solo se puedan rellenar los campos de los formularios (Herramientas/opciones/seguridad/proteger documento ../Restricciones de edición
    De esta forma se rellena y si el documento es de solo lectura al guardar que se guarde con el codigo del registro, es lo que se me ocurre.
    Por cierto, yo tambien estoy intando implantar el SGC de forma electrónica, vosotros ¿como demostrais que revisais los documentos? si no es mucha indiscrecíón.

    Hasta luego
  • Jorge Sánchez
    • 27/11/07 16:14
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    • Reg.: 26/11/07
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    Hola Jaime

    Gracias por tu respuesta.

    En realidad ahora le damos la protección a los documentos de Word de esa forma que tu mencionas, incluyendo los procedimientos. En formualrios tenemos en Excel y Word, en ambos se protegen contra modificaciones. El usuario tendrá acceso al formulario desde las carpetas pero para utilizarlo tiene que guardarlo en su computadora, sin embargo me preocupa que en el momento de guardar el formulario lleno, es decir el registro, se pierda el control que se debe llevar de acuerdo a la Norma, ya que se podrían eliminar por error, guardar en otras ubicaciones o inclusive que en una posible modificación posterior del formulario, se utilcen por error otros obsoletos guardados. ¿Que pasa si tienen un consecutivo?

    No se si me doy a entender, pero por ahí va la preocupación.
    Entonces, ¿Se deberán manejar solo en medios físicos? o ¿como se podrán controlar?

    En relación a tu pregunta, aca mantenemos los originales en físico, estos son revisados y aprobados de acuerdo a lo que dice el procedimiento de control de documentos, los responsables lo firman y se archivan a cargo del Gestor de Calidad. La distribución es la que hacemos en medios electrónicos.

    Gracias nuevamente y espero poder haberte ayudado también.
    Jorge
  • nato
    • 26/08/08 18:16
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    • Reg.: 26/08/08
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    Hola a todos
    Este es mi estreno en este foro
    Sobre vuestra charla me gustaria deciros que en mi empresa tb se efectua la distribucion de documentos mediante medios electrónicos.
    Sin embargo, soy nuevo en el cargo de responsable de calidad y estoy actualizando y revisando toda la documentación
    En este sentido tengo una duda
    Como se supone que puedo demostrar dicha distribucion de la documentacion?
    Si creo una lista de distribucion de documentos, como es posible usarla si realmente no entrego a nadie dicha documentación sino que se la descargan del servidor?
    Saludos
  • Caroli
    • 27/08/08 16:17
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    Hola, mis cordiales saludos a todos..

    Jorge, te quería comentar que en la empresa donde trabajo estoy manteniendo las documentaciones del SGC completamente por medios electrónicos.

    En un servidor se encuentra el 100% de los procedimientos y registros del sistema y la visualización es a través de una Intranet, los documentos estan protegidos en PDF no se pueden copiar ni imprimir, de manera a no perder el control de la vigencia de los procedimientos.

    Cuando se realiza una modificación de algun registro o se actualiza la versión de algun procedimiento el mismo es avisado por e-mail a todos los funcionarios de la empresa de manera a que esten enterados de los cambios que huvieron.

    La lista de distribución quedaría obsoleta en estos casos, esta se puede dar de baja del procedimiento si no es utilizada, solo que en el procedimiento de control de documentos se debe explicar bien cual es la manera en la que se realiza la distribución de los mismos (en este caso es a través de la Intranet).

    Ah! y vale aclarar que solo queda una copia oficial, que es la que se encuentra firmada en el área de Administración de la Calidad, que forma parte del Manual de Procedimientos.

    Ante cualquier consulta a las ordenes.

    Carolina Chamorro
    _________________
    Ing. Carolina Chamorro