Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Cambio de firma en la documentación cuando la persona que la aprobó ya no está

  • Wilkins L.M.
    • 16/11/10 22:12
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    Buenas Tardes queridos colegas:

     

    A 15 días de la Auditoria de Seguimiento, el Consejo Administrativo destituyó a nuestro Director General, quien era la máxima autoridad de nuestra empresa, y por ende, quien aprobaba toda la documentación (Política de Calidad, Procedimientos, Descripciones de Puestos, Informes, etc); el tiempo no es suficiente para cambiar todos los documentos con la firma del antiguo director, y mi duda es la siguiente:

     

    1.- Podemos ante la auditoria de seguimiento mantener todos los Procedimientos, Descripciones de Puestos, Política de Calidad, etc, firmada por el antiguo Director??, o sea, que la firma del actual Director No figure en ningún lado??

     

    2.- Se puede realizar una memorando donde indique que la firma del antiguo Director Técnico será valida en los procedimientos hasta tanto sea modificada en toda la documentación, y poder presentar este memorando al auditor para que no levante una no conformidad por este caso???

     

    Gracias por la ayuda que me puedan prestar al respecto...

     Saludos..
  • Invitado
    • 16/11/10 23:25
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    Perfectamente
  • Jorge Pereiro
    • 16/11/10 23:34
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    Más que memorando, llámale acta de reunión, y que quede registrada la decisión que se haya tomado.

    Ten en cuenta que las leyes siguen estando vigentes cuando cambia el Gobierno. Y en ningún caso se dedican a cambiar los nombres de las personas que las aprobaron. Así pues, no pasa nada si dejáis la firma de aquellos que aprobaron documentos y ya no están en el sistema, no veo por qué tienen que quedar invalidados.

     

    Otra cosa es que la nueva dirección quiera poner su sello personal (su visión) en la Política de Calidad, lo cual sería un gesto de cambio positivo. Limitarse sólo a cambiar el nombre es muy poco aleccionador.

     

    Saludos!

  • Wilkins L.M.
    • 17/11/10 13:09
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    Gracias Jorge por tan pronta repuesta...

    Actualmente estoy en el proceso de modificacion de algunos procedimientos, los cuales tendrá que firmar el nuevo Director, no seria muy cuesta arriba tener firmas del nuevo Director en algunos procedimientos, firmas del viejo director en otros procedimientos y politicas, esto no me representa una no conformidad???

    Saludos..

  • Jorge Pereiro
    • 17/11/10 14:37
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    ¿Por qué ha de ser una no conformidad?

     

    Lo único que podría interpretarse de esta forma es no firmar la política de calidad (5.1.b). Aunque insisto, llegar y firmarla sin más es una tontería, no aporta nada.

    Un sistema de calidad no es un escaparate para enseñar al auditor. Si la empresa decide hacer cambios en el sistema, los que sean, necesita un cierto tiempo (sin pasarse, porque la dejadez sí es un incumplimiento). En ningún sitio está escrito que el día de la auditoría deba estar todo hecho.

    Lo que espera el auditor es ver un sistema de gestión funcionando: con planes a medio ejecutar, con objetivos que cumplir, con decisiones pendientes, etc. Y también con otros asuntos que ya están cerrados.

     

    Un sistema de cajón no es un sistema funcionando. El sistema de cajón es aquel que reside en el cajón del escritorio, o en una carpeta del ordenador.

  • Wilkins L.M.
    • 17/11/10 15:05
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    Excelente aclaración Jorge, de verdad que me ha ayudado muchisimo...

     Gracias nuevamente...