Foro: 6. Gestión de los recursos en ISO 9001

No conformidad 6.2.2 Bureau Veritas mexico

  • andreas
    • 29/10/10 23:55
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    Saludos,

     Por favor diganme si esta no conformidad tiene sentido:

    "El personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.
    Y mantener los registros apropiados. Sin embargo para asistente de almacén, en descripción de cargo, se declarado que en experiencia no aplica (siendo que la norma requiere que se defina).
    Para analista de compras, indica que no aplica experiencia ni formación. "

    El auditor argumenta que la organizacion en ningun cargo puede definir que la experiencia no se requiere.

    Espero sus comentarios.

    Gracias 

     

     

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 30/10/10 6:38
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    La Norma ISO 9000:2005 define la competencia como:

    • la aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades.

    Mientras que la ISO 19011:2002 de esta manera:

    • atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

    La norma ISO 9001 es clara en 6.21 "El personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas".

    En otras palabras la competencia se logra con los siguientes factores "educación, formación, habiliad y cierta experiencia", sin embargo más adelante en 6.2.2 se aclara que es la misma organización quien determina la competencia necesaria (que se conforma por los factores que te mencioné) para el personal, siento que el auditor se fue más que nada por el término "no aplica" lo cual, desde mi punto de vista significa que ese factor que compone la competencia no es tomado en cuenta (lo cual considero que a pesar de no ser necesaria si debes considerarlo ya que no es lo mismo establecer que no aplique a que no sea necesaria), te recomiendo que primero, si no es necesaria la experiencia para el puesto de analista de compras lo establezcas como "no necesaria", segundo que demuestres con resultados que a pesar de que el analista no tiene experiencia este factor no ha sido inconveniente para que tus productos se entreguen de manera conforme a los requisitos y es por eso que la experiencia no es necesaria.

    Ahora que si el auditor, a pesar de haber demostrado que la no experiencia no afecta la conformidad del producto quiere que definas un periodo determinado (diferente a "no necesaria") en donde lo tengas (ya sea de dias, meses o años) que él sea quien te demuestre en qué parte de la norma se establece que es necesario tener un tiempo deteterminado (diferente a no necesaria) para tener competencia en cierto puesto.

    Saludos.

     PS me quedo la duda si el auditor levantó una NC con el texto que mencionas (El personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas) haciendo alusión al apartado 6.2.2 ya que si es así el que no conoce la norma es él, ya que el texto que escribe como justificación de la NC corresponde a 6.2.1

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    Wilbert Vivas
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    Esta es la clásica NC formal. Se supone que en un SGC en muy importante que los puestos sean definidos y se tenga la capacitación necesaria para realizar el trabajo. El tema es que esa capacitación la debes marcar tú y no el auditor. A veces ocurre que ellos parece que quieren ser el responsable de R.H. de la organización.

    Como te ha dicho Wilbert intenta modificar el perfil para no decir tan concretamente lo de que no aplica que da la impresión que es como si excluyeras un requisito de la norma.

    De todas formas en un perfil, si un requisito es siempre la experiencia, nadie obtendría nunca su primer empleo.

    Saludos

    Rafael

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    Hola Andreas,

     

    si no es indiscrección, ¿nos podrías decir cuántas no conformidades os puso?, porque si todas son como esa...

    Cuando un auditor se encuentra algo así en una auditoría tiene que explicar el problema y pedir que se corrija, pero no levantar una no conformidad.

    Estoy pensando que sería bueno crear una base de datos de informes de auditoría, y que entre todos pudiéramos marcar algún tipo de canon o standard de calidad para los informes. Que se puedan distinguir las buenas auditorías de aquellas que sólo quieren cubrir el expediente.

     

     A ver, tampoco es tan mala esta no conformidad, pero conviene hablar de este tema, que está poco tocado y creo que es una de las claves para mejorar el sector: la labor de los auditores, que en la mayoría de las ocasiones es el único control realizado sobre el sistema.

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 30/10/10 23:08
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    Pues Jorge si hicieramos esa base de datos y con los datos de los auditores habría muchas más revocaciones de las que se producen.
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    • 31/10/10 10:50
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    Publicar un informe de auditoría es bastante delicado. Se supone que es confidencial, pero digo yo que el titular de esa confidencialidad es la empresa auditada, y no el auditor que la realiza. No sé si estoy en lo cierto.

     

    Rafael, ¿quieres decir que los auditores endurecerían su criterio, que propondrían la retirada de más certificados que en la actualidad?

     

    De la encuesta que ha lanzado recientemente ISO se deduce que están buscando la forma de prestigiar más los certificados. Pero lo  intentan hacer desde su ámbito de actuación, que no es la certificación.

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 31/10/10 13:20
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    No no Jorge, me refería a que si las empresas conocieran cuales son los auditores excesivamente puntillosos y que ponen NC sin mucha base los recusarían, pero tampoco verán nuestros ojos eso. Yo quiero auditores muy serios y meticulosos, pero que pongan NC reales y con fundamentos claros.
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  • Jorge Pereiro
    • 31/10/10 18:16
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    Claro, no conformidades que incidan en el fondo y no en la forma.

    La NC que indica Andreas es el paradigma de ello. No aplicable quiere decir que se excluye de aplicación, cuando no se puede, ya lo ha explicado muy bien Wilbert. Es un error semántico que sería inaceptable en el rigor de un tratado técnico, pero irrelevante en la práctica, porque el sentido que se le quería dar a esa expresión es obvio.

     

    NC relevante:

    Preguntado por el Auditor, la Alta Dirección no es capaz de enumerar ninguno de los objetivos de calidad establecidos, lo cual delata falta de compromiso, ya que deberia asegurarse de que se establecen (5.1,c | 5.4.1) y participar en su revisión (5.6). Por extensión el auditor que suscribe tiene dudas de que la organización haya asimilado la importancia del Principio de Liderazgo para el éxito del Sistema.

     

    Ya sé que por cortesía, o simple subsistencia, ningún auditor dejará por escrito lo anterior en un informe de auditoría. Aunque después de dejar la empresa tendrá la impresión de haber auditado un escenario de cartón piedra.

     

     

  • Elías Aguilar González
    • 1/11/10 18:07
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    Tranquilos jovenes, la charla empezo por una NC dudosa, en mi experiencia como AUDITADO, opino lo mismo, los auditores de los organismos certificadores (UL, BVQi, SGS, TUV, entre muchos) se sienten expertos en los puestos determinados de cada organización. Pero no es así, ellos solo hacen recomendaciones y una NC es algo que no se cumple en el sistema que marca la norma, entonces ayuden a resolver esta dudas por que a mi me a tocado el mismo caso...donde el auditor te hace cuestionamientos absurdos referente a la educación, formación, habilidade, experiencias. A veces una descripción de pustos o definición de competencias no es suficiente para un auditor
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    Elías Aguilar González

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 1/11/10 20:04
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    Intentaré resumir por todos este tema.

     

    1. 1. Si la NC es al apartado 6.2.2 está incorrecto debido a que en el texto hace referencia al apartado 6.2.1.
    2. 2. Siendo méramente estrictos y apegados a la norma el término "no aplica" hace referencia a una exclusión y el apartado 1.2 es claro al especificar que sólo el capítulo 7 se puede excluir por lo tanto bajo este contexto si es correcta.

    Si aplica el punto 2 de mi observación es fácil de corregir debido a que es mera semántica, sólo te repito lo previo, demuestra que la conformidad del producto no es afectada  por la falta de experiencia del trabajador, eso sería para mi lo más importante.

    Saludos.

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    Wilbert Vivas
  • andreas
    • 2/11/10 16:46
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    Saludo,

     Agradezco su colaboracion con este tema. Aunque la palabra que el utiliza en la redaccion de la NC es "No Aplica"nosotros tenemos definida la experiencia para dichos cargos como "No Requiere". Durante la auditoria el fue enfatico diciendo que siempre debe haber una experiencia.

    Ahora tengo que responder esta NC y lo unico que se me ocurre para satisfacer el auditor es lo siguiente:

    Correccion: Modificar la Experiencia en los documentos DC-139 - Warehouse Assistant Rev. 1.0 y DC-149 - Purchasing Analyst Rev. 00 y la Formacion en el documento DC-139 - Warehouse Assistant.

    Causa:

    No se comprendio correctamente el requisito 6.2.2 "Competencia, Formacion y Toma de Conciencia" de la norma.

    Accion Correctiva:

    Entender el requisito 6.2.2 "Competencia, Formacion y Toma de Conciencia".
    Revisar las Descripciones de Cargo y modificar aquellas donde la Experiencia y la Formacion esta definida como "No Requiere".

    Quedo en espera de sus comentarios.

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    • 3/11/10 23:09
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    andreas escribió:

    Saludo,

     Agradezco su colaboracion con este tema. Aunque la palabra que el utiliza en la redaccion de la NC es "No Aplica"nosotros tenemos definida la experiencia para dichos cargos como "No Requiere". Durante la auditoria el fue enfatico diciendo que siempre debe haber una experiencia.

    Sobre esto te insisto que no estoy de acuerdo. Si fuese necesaria SIEMPRE una experiencia anterior nadie obtendría su primer puesto de trabajo.

    Ahora tengo que responder esta NC y lo unico que se me ocurre para satisfacer el auditor es lo siguiente:

    Correccion: Modificar la Experiencia en los documentos DC-139 - Warehouse Assistant Rev. 1.0 y DC-149 - Purchasing Analyst Rev. 00 y la Formacion en el documento DC-139 - Warehouse Assistant.

    Causa:

    No se comprendio correctamente el requisito 6.2.2 "Competencia, Formacion y Toma de Conciencia" de la norma.

    Accion Correctiva:

    Entender el requisito 6.2.2 "Competencia, Formacion y Toma de Conciencia".
    Revisar las Descripciones de Cargo y modificar aquellas donde la Experiencia y la Formacion esta definida como "No Requiere".

    Quedo en espera de sus comentarios.

    Sobre como vas a solucionar la NC, al tratarse de una NC un tanto discutible tu acción tampoco es resolutiva, porque te pueden decir que no dices como se revisa la descripción del cargo. Te digo diciendo que por mucho que te diga el auditor, existen cargos y puestos en los que no es necesaria una experiencia previa en dicho puesto. Si quieres en esos casos te recomiendo que pongas que en los casos en los que el empleado no tenga experiencia previa tendrá una formación a cargo del superior jerárquico de x dias o meses, y un periodo de prueba. De esta forma no te puede decir que no te preocupas porque el empleado cumpla con los requisitos.

    Saludos

    Rafael

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  • Jorge Pereiro
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    Yo apostaría por lo siguiente:

     

    NC: se utilizó el término "no aplicable" en la determinación de la experiencia necesaria de algunas fichas de puesto de trabajo.

    Corrección: modificación de las fichas afectadas substituyendo el término "no aplicable" por el de "no requerida".

    Acción correctiva: no procede, ya que la causa fue el desconocimiento del significado del término o una precaria revisión del las fichas antes de su aprobación. La cuestión ha sido asimilada por los responsables, y se considera que la causa ha sido eliminada.

     

    Como dice Rafael, proporcionar un mínimo de formación interna, a la incorporación, evitará tener que admitir que se pone a trabajar a algunas personas sin un mínimo de conocimiento del puesto.

    Es decir, nosotros podemos contratar sin requerir experiencia, pero deberíamos proporcionar una mínima formación de bienvenida. Esto siempre se hace, salvo casos que todos conocemos, pero no queda documentado. Lo que podemos hacer es sistematizar esta bienvenida determinando qué documentación se va ha proporcionar, y qué personas tienen la responsabilidad de guiarles en su nuevo trabajo (decidir qué apoyo deben proporcionar, cuánto tiempo, ...).

    Así pues, el apartado experiencia nos puede quedar como:

    Experiencia: no requerida, se proporciona formación interna a la incorporación.

     

  • Fedra Gonzalez
    • 6/11/10 4:46
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    Esta es una discusión muy interesante.

    Creo que una de las características que todos los auditores deberíamos de tener es sentido común. Coincido con los compañeros en que si para todos los puestos se requiriera experiencia, ningún joven recién egresado trabajaría.

    Hasta donde yo entiendo, la empresa tiene la capacidad de decidir cúanta experiencia se requiere en cada puesto. Y en aquellos donde considere que no se necesita, pues correspondería revisar los programas de capacitación interna para ver como entrena a la gente antes de que esta inicie sus labores.

    Pero gastarse en esos problemitas de semantica es completamente inutil y no ayuda a la empresa a mejorar. Hay que recordar siempre que el sistema de calidad debe trabajar para la empresa y no al revés.

    Es muy triste que tengamos que hacer modificaciones irrelevantes a nuestros documentos para dar gusto a los auditores.

    En la práctica, en el caso mencionado "no aplica", "no necesaria" y los demás terminos utilizados son la misma cosa: el empleado no requiere experiencia previa para ocupar el puesto.

     Saludos!

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