Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Identificación de cambios cuando modificas un formato

  • Marcela
    • 22/10/10 19:49
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    Buenas tardes,

    Estoy realizando una mejora al SGC  de una IPS, mi pregunta es la siguiente, cuando el cambio se realiza en el formato de un registro, el cual está referenciado en un procedimiento, dicho cambio donde lo puedo especificar?, dentro del procedimiento actual de control de documentos existe al final un cuadro para ello, pero quisiera insertar otra columna denominada ¨Nombre del documento y/o registro¨ y alli poder describir lo que cambio del registro, pues para nada me toca lo descrito en el procedimiento... Es viable?

     Agradezco a los que me puedan colaborar

     

     

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 22/10/10 20:28
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    Déjame ver si te entendí, en tu procedimiento de control de documentos tienes registrados todos los cambios hechos a todos los formatos de registro? si esto es así te estas complicando demasiado la existencia debido a que por cada formato modificado debes modificar tu procedimiento y recoger y repartir copias obsoletas y nuevas, respectivamente.

    Es aquí donde es de mucha utilidad una lista maestra de documentos que aunque no es requisito es una forma sencilla de registrar las versiones vigentes tanto de formatos, instructivos de trabajo y procedimientos.

    Te recomiendo tomes en cuenta el uso de la lista maestra, es ahí donde sería lo más logico encontrar referencia a lo más actual de tu SGC.

    Saludos.

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Marcela
    • 22/10/10 21:25
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    Si exactamente esa era la pregunta, tienes toda la razón... mil gracias por tu oportuna respuesta
  • One Economic&Quality Consulting
    • 24/10/10 0:16
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    Como bien te ha dicho Wilbert no es necesaria la modificación de los registros si llevas una Lista Maestra. Es muy importante que un SGC sea siempre lo más operativo que se pueda y que este trabaje para ti, no tú para él.

    Saludos

    Rafael

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  • luisatero
    • 4/10/12 13:14
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    Hola a todos, en cuanto a los cambios en los formatos, ¿es necesario identificar la fecha de las diferentes versiones?

    Yo tengo una lista donde controlo los Procesos, procedimientos y manual, indicando: código, fecha, versión, forma de destribución, destinatarios y si está obsoleto.

     Pero para los formatos (que son bastantes), solo estaba poniento la versión,  el período de retención, la ubicación y el responsable. ¿sería suficiente?

    Gracias

  • David Saavedra Zárate
    • 4/10/12 20:30
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    La lista para el control de documentos sólo debe contener.

    Nombre del documento, área responsable, código, versión, fecha (de preferencia que estos dos últimos se tenga cinco columnas que muestren su historial de cambios). No es necesario indicar su forma de distribución. La lista de documentos sólo debe ser para documentos activos, los obsoltetos no deben aparecer en dicha lista.

    Para los registros el control es similar, nombre, área responsable, código, versión y fecha de cambio. L a fecha es muy importante.

    Saludos

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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • luisatero
    • 4/10/12 20:39
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    gracias por la respuesta. Pero, ¿es necesario poner la fecha de los registros en un listado? eso lo veo poco operativo, ya que los registros para la llevada a cabo de un servicio son muchisimos: facturas, contratos con clientes, actas, informes...

     ¿te refieres a los registros o a los formatos?

     

    gracias de nuevo,

    Un saludo

     

     

  • David Saavedra Zárate
    • 4/10/12 20:48
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    Estamos hablando de la fecha de modificación de los formatos. Controlar la fecha de los registros es una locura, y como bien lo mencionas nada operativo y obviamente es una actividad que no se lleva a cabo. No tiene sentido.

    Saludos

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