Foro: 7.4 Gestión de las compras en ISO 9001

Exponiendo Caso de Departamental.

  • Salomón Saucedo
    • 30/10/07 22:37
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    • Reg.: 23/05/07
    • Mexico DF
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    Estimados todos.

    Buenas Tardes.

    Mucho agradecere , el tiempo que inviertan para leer y aportar sus valiosos comentarios en el caso que hoy expongo.

    Actualmente trabajo para una cadena de 60 tiendas deparatamentales, contamos con un universo de mas de 1500 proveedores que van desde una revista hasta motocicletas, como se imaginaran contamos con proveedores que fabrican , importan , comercializan ,etc....

    Toda la mercancia se consolida en un Centro de Distribucion, por operacion espacios y garantias es imposible inspeccionar mas alla del 10 %.

    Por lo que optamos por trabajar orientados a evaluar y elevar el grado de confiabiliad de cada proveedor.

    Nuestro primer paso fue enviar un Cuestionario-Evaluacion De perfil de proveedor , esto con la finalidad de tener una primera aproximacion y asi evaluar el grado de madurez en sus sitemas productivos y de calidad.

    En un segundo paso , evaluamos durante el recibo de mercancias , el cumplimiento de las fichas logisticas asi como los contratos de calidad concertada. aqui se generan los reportes de " No conformidad" (aqui tenemos una laguna , para dar seguimiento puntual ala respuesta y compromisos de nuestros proveedores)

    Contamos con un reporte de devoluciones de tienda.

    Integramos estas tres mediciones en una calificacion que va de 0 a 100 puntos que a su vez nos aporta una clasificacion de proveedor que va de proveedor critico a excelente.

    Cada eslabon de nuestra cadena de valor genera una cantidad importante de informacion , informacion que tratamos de condensar en un reporte mensual que se presenta a las Direcciones y Subdirecciones de Compras y Operaciones. (Aqui una laguna mas) , tengo la impresion de que el reporte esta saturado de informacion "medidores" ruidosos y poco trascendentes,estoy tentado a dar una transformacion a mi reportes , deseo ajustarlo a los "Indicadores" caracteristicos de los "Tableros de Comando" "BSC".Tambien quiero llevar esta informacion a los asistentes y gerentes de compras , incluyendo la lista de los peores proveedores (con nombre y apellido) asi como los proveedores recurrentes en desviaciones y con mayor % de rechazo.

    Amig@s como veran mi sistema esta en pañales (8 meses de nacido) sin embargo confio en que con su experincia,comentarios, criticas y tips , pronto estaremos habalndo de un sistema maduro , confiable y en constante movimiento y mejora.

    En espera de sus valiosos comentarios me despido quedando a sus ordenes.

    Reciban un cordial saludos desde Mexico.

    PD Jorge P. ¿podrias hablarme mas de la gestion con vision humanista? "crear animo en base a los numeros".

    Salomon.
    _________________
    Carpe Diem
  • Jorge Pereiro
    • 11/11/07 20:55
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    Hola Salomón,

    realmente tienes un trabajo con muchas posibilidades para "jugar", y agradezco que compartas tu experiencia pues es un excelente punto de referencia para que cada uno exponga su forma de enfrentarse a la gestión.

    Empezando por el principio (el mejor comienzo posible), está claro que vuestros Objetivos de Calidad, alineados con la Política, deben encaminarse hacia la reducción total de las devoluciones.

    En mi opinión:

    vuestra empresa está en una situación óptima para actuar en materia de calidad, y vuestra Política debería ir en la dirección de "eliminar los controles de calidad porque no son necesarios", ya que los productos son todos buenos.

    vosotros estáis para almacenar y distribuir, no para controlar la calidad del producto. El control requiere tiempo, y vosotros estáis para administrarlo, no para verificar un producto que debería estar garantizado por el proveedor.

    Este es el mensaje que debería calar en el proveedor, y en este punto es donde los indicadores toman protagonismo, son la referencia para conocer si vamos mejor o peor, pero los indicadores no van a conseguir nada por sí mismos. La mejora la van a conseguir las personas.

    Mucho antes de que apareciera BSC ya había empresas excelentes, y muchos profesionales opinan que para conocer el estado de una organización y las causas de los problemas no hacen falta indicadores "formales"(yo también opino así). No obstante, bien seleccionados y presentados aligeran el trabajo, no hace falta estar tan encima de las cosas para obtener información. Esto ocurre en empresas grandes, donde los "jefes" no conocen el día a día de cada tema.

    En empresas de muy reducida dimensión, mi opinión y experiencia personal es que mantenerlos actualizados según un plan pre-establecido es un corsé que estrangula. Lo más racional es calcularlos cada cierto tiempo, cuando convenga (esto no se aviene mucho con ISO 9001:00).

    Vuestro caso es diferente, y hace falta, además, que combinéis la presentación de los indicadores con el análisis y las conclusiones de los responsables que tienen un contacto más directo con lo que ocurre.

    Con relación a la visión más humanista en la aplicación de los indicadores. Ya he comentado que los indicadores me parecen el "terreno de juego", son el "aquí estamos".
    Hay un refrán muy famoso que dice; "quien no llora no mama", y con los proveedores el más persistente es el que se lleva el gato al agua.

    Hay que persistir en las quejas cuando algo no va bien. Hay que quejarse desde todos los frentes: el de compras con el de compras, el de calidad con el de calidad, el gerente con el gerente, ... todos a una o alternándose, y todos con las cifras en la mano.

    Como es obvio, el nivel de la queja y su forma deben adaptarse a la relación de fuerzas y el nivel de dependencia, pero siempre hay una forma de hacer que se muevan las cosas.

    También hay que persistir en la ayuda al proveedor para mejorar su producto, estudiar qué se puede hacer para ponerle las cosas más fáciles (no todo han de ser palos).


    Mi visión humanista de la gestión proviene de asumir que es más útil para la excelencia la voluntad que el método. Por ejemplo, opino que se obtienen mejores resultados de un proveedor con labores de concienciación que presentándole un magnífico plan de mejora (aunque la clave de la gestión es la planificación).

    Bueno, aquí te dejo un punto de vista externo. Espero que te ayude en algo.

    Un saludo,
    Jorge P