Foro: Auditorías de certificación ISO 9001

Obtuvimos la certificación y nos hemos dormido en los laureles

  • chamo
    • 14/10/10 21:24
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    Hola a todos, acabo de salir de una auditoría interna y encuentro hallazgos comunes en los procesos auditados por los auditores internos:

    1. La gente no tiene ni idea de la politica ni los objetivos de calidad de la empresa.

    2. No hay seguimiento de su proceso, no conocen de los indicadores de gestión.

    3. Muchos no diligencian los registros del SGC.

    Tengo entendido que estos hallazgos se convierten en no conformidades, pero no se si levantarlas y armar planes de mejora con las acciones correctivas, que en este caso no se cuales serían.

    Además, tengo programada la revisión por la dirección en un mes y a escasos dos meses estaré recibiendo la auditoría de seguimiento.

    Necesito consejos de personas que hayan pasado por lo mismo o que tengan idea de como actuar en este tipo de situaciones. Es muy importante para una empresa que se vea la mejora continua en la auditoría de seguimiento, pero al parecer, aqui todo el mundo se durmió como ocurre casi siempre cuando se certifican por primera vez...

  • One Economic&Quality Consulting
    • 15/10/10 11:36
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    chamo escribió:

    Hola a todos, acabo de salir de una auditoría interna y encuentro hallazgos comunes en los procesos auditados por los auditores internos:

    1. La gente no tiene ni idea de la politica ni los objetivos de calidad de la empresa.

    Esto es un incumplimiento muy grave porque afecta al punto 5 de la norma de Responsabilidad de la Dirección. Debes inmediatamente poner en marcha sesiones de información para concienciar al personal tanto de la política, como de los objetivos y su seguimiento.

    2. No hay seguimiento de su proceso, no conocen de los indicadores de gestión.

    Al igual que lo anterior, si no conocen los objetivos es difícil que conozcan, procesos e indicadores. Aprovecha esas sesiones de información y explica que es la gestión por procesos, cual es el mapa de procesos, el organigrama, cual es el proceso que afecta a cada empleado y/o departamento, y finalmente cuales son los objetivos que tienen asignados y los indicadores que les afectan.

    3. Muchos no diligencian los registros del SGC.

    Esto es consecuencia de todo lo anterior. El problema es que si no conocen que es un SGC, es muy difícil que den importancia a los registros que emanan de él. Aqui es donde vas a tener el principal problema, porque lo anterior lo solucionas con las charlas, pero los registros van a seguir sin existir. Debes conseguir que el personal comprenda la importancia de los registros y su correcto uso.

    Tengo entendido que estos hallazgos se convierten en no conformidades, pero no se si levantarlas y armar planes de mejora con las acciones correctivas, que en este caso no se cuales serían.

    Además, tengo programada la revisión por la dirección en un mes y a escasos dos meses estaré recibiendo la auditoría de seguimiento.

    Necesito consejos de personas que hayan pasado por lo mismo o que tengan idea de como actuar en este tipo de situaciones. Es muy importante para una empresa que se vea la mejora continua en la auditoría de seguimiento, pero al parecer, aqui todo el mundo se durmió como ocurre casi siempre cuando se certifican por primera vez...

    El problema principal con el que vas a topar de cara a la revisión y la auditoría posterior es la falta de registros. Para realizar una buena revisión se necesita disponer de los registros de todo el sistema.

    En la auditoría de seguimiento si consigueras que la gente se ponga a trabajar en breve solo dispondrías de registros del último mes y medio como mucho. Esto en la auditoría no va a pasar desapercibido.

    Por tanto creo que el calendario de trabajo debe ser :

    1º Levantar inmediatamente TODAS las NC, incluyendo las que afecten al punto 5, y dar muestras de transparencia. Esto suele evitarlo todo el mundo pero es mejor ser responsable y arreglar las situaciones que tener un SGC inmaduro.

    2º Realizar unas sesiones informativas completas

    3º Empezar a recopilar los registros no generados anteriormente (sin inventarlos obviamente) junto a los nuevos

    4º Realizar la revisión por la Dirección en la que quede reflejado todo este proceso, para evidenciar que el problema fue detectado y corregido.

    En esta revisión en las acciones de mejora incluir algún plan para que esto no vuelva a ocurri.

    5º Auditoría de seguimiento. Actuar con transparencia y sin querer ocultar lo que ocurrió. Si hemos actuado bien, habremos demostrado que existe una MEJORA CONTINUA REAL y no sobre el papel.

    Espero haberte sido de ayuda.

    Saludos

    Rafael

    PS : Esto que os ha pasado es muy habitual, se llama la curva de la calidad. Lo que demuestra no es que os hayais dormido en los laureles sino que algo no funcionaba bien en cuanto a comunicación y conocimiento del SGC porque si los empleados no conocen el Sistema es que este es solo superficial y falta implantación

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    Saludos

    Rafael

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