Foro: Sistemas de gestión integrados

Retomando un sistema de calidad / medio ambiente

  • juanixd
    • 30/09/10 9:49
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    • Reg.: 29/09/10
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    Hola,

    Resulta que soy el nuevo responsable del sistema en una empresa de servicios técnicos de ingeniería y que esta lleva sin responsable desde noviembre de 2009.

    El SGC no está del todo detenido, se llevan bastantes registros de administración, compras, cursos, proyectos, proveedores, gestión de residuos (también tiene la 14001), proyectos, pero desde final de 2009 nadie escribe no conformidades, ni hay auditorias internas, ni revisiones por la dirección, ni otras tantas funciones dependientes del responsable y la dirección.

     Mi idea para ir retomándolo es, primero hacer una auditoria interna y sacar el máximo número de no conformidades, hacer una revisión por la dirección y luego hay programada una auditoria externa de seguimiento, intentando antes haber arreglado el máximo número de no conformidades o por lo menos documentar sus acciones correctivas.

    Me surgen las siguientes dudas a la hora de actuar.

    ¿Debo crear no conformidades del estilo “El sistema no tenía ningún responsable”, “no existen no conformidades documentadas”, “no se han realizado revisiones por la dirección” con accesiones correctivas diciendo “Que se retomarán desde la fecha después de la auditoría”?

    Si hay procedimientos/formatos obsoletos, simplemente que no sirven, no están actualizados o desfasados, que no exige la norma y que si se tiene registros de lo que piden, ¿Puedo descartarlos sin más? ¿Cómo es la forma de hacerlo?

    ¿Sería una opción que me hiciesen primero la auditoría externa de seguimiento y en función de sus no conformidades retomar el sistema? (Igual sería más fácil, ya que nunca he gestionado un sistema de calidad)

    ¿Tendría que crear documentos (actas, registros, no conformidades, objetivos, política) de las cosas que no tengo con fecha antigua o las puedo crear sin problema con fecha actual sin que ello conlleve peligro a la certificación?

    ¿Tengo peligro de que nos revoquen los certificados de calidad por un número elevado de no conformidades? (para la auditoría de renovación aún queda más de un año)

    Son muchas las dudas que me surgen, pero en fin, ya iré comentándolas a ver si me podéis ayudar entre todos.

    Gracias a todo el mundo por compartir vuestros conocimientos.

    Saludos.

  • José Antonio Rivero
    • 30/09/10 15:55
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    • Reg.: 2/09/08
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    Hola Juan,

    Intentaré aportar mi visión sobre los problemas que planteas:

    - La pauta de trabajo que has planteado, creo que es la correcta, comenzando por la realización de la auditoria interna, con el fin de conseguir que afloren a la superficie el máximo de incumplimientos posible.

    - Respecto a la primera pregunta que planteas, yo creo que merezca la pena documentar  que no haya responsable durante un periodo de tiempo (eso lo documentarás y explicarás en la Revisión del sistema), que no existan no conformidades documentadas no es una desviación en sí, el que se hayan producido y no se hayan registrado sí es el problema. Respecto a la revisión por la Dirección deberás preguntarte ¿qué dice vuestro procedimiento? ¿ha pasado más de un año desde la última?

    - Si hay documentos o formatos antiguos que no os son de utilidad (siempre que no sean los obligatorios por la ley), deberás documentar en un informe justificando los motivos de la eliminación de éstos del sistema y asegurando que vuestro sistema de calidad no se verá resentido.

    - No creo que sea la mejor opción esperar a que sea la entidad de certificación la que os audite primero, puedes llevarte más de una sorpresa, cuando vayas a la certificación, que seas tú quien controle la situación y sepa cómo está la empresa.

    - No te recomiendo que realices las cosas "a toro pasado", crea los informes que tengas que crear según vuestro sistema justificando y explicando los motivos por los que se han retrasado o postergado.

     

    Un saludo, y espero haberte ayudado con mi opinión

    _________________

    J.A. Rivero

    Consultor de Sistemas de Gestión (ISO 13485, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IFS, BRC, ISO 22000)

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