Se trata de una consulta un tanto simple, pero se me presenta una duda: Quiero modificar el formato de plantilla de mis documentos (procedimientos, instrucciones, normas, ...) y me pregunto si en el momento que lo cambie, habré de actualizar todos los documentos que utilicen esta plantilla. En caso de tener que actualizarlos, habría también de modificar sus versiones??
Mi sentido común me dice que los documentos creados habrian de quedarse como están, e irlos actualizando a medida que cambiasen sus versiones, y utilizar la nueva plantilla para los nuevos documentos, pero ante la duda prefiero consultarlo.
Espero me podáis ayudar. Muchas gracias.
Aran
Apoyo tu sentido común Aran.
Se me hace poco práctico cambiar toda la documentación solo por el cambio de plantilla. Vé haciendo el cambio de manera progresiva, tal como lo haz propuesto.
Eso sí, no olvides informar de esto al personal de tu empresa. Esto lo puedes hacer en el momento de la distribución de los documentos realizados en base a la nueva plantilla.
Saludos!
Como complemento a lo dicho, es importante no olvidar que la norma no obliga a que todo esté codificado de la misma manera, vamos ni tan siquiera te obliga a que lo tengas codificado. Por tanto puedes coexistir los 2 sistemas de codificación, el nuevo que estás implantando y el viejo.
Ahora bien mira en el procedimiento de control de los documentos si tienes establecido el sistema, porque si es asi, y cambias deberías reflejar el cambio en el procedimiento.
Saludos
Rafael
Hola
En alguna ocasión me tocó hacer cambios de plantilla así.
No cambiamos la versión de los documentos porque el contenido seguía siendo igual en esencia, solo cambió su forma.
Fuimos cambiando la plantilla conforme salían versiones nuevas y cuando el controlador de documentos tenía tiempo libre actualizaba la plantilla en los documentos que no requirieran cambio de versión en un periodo cercano.
Para evitar cualquier posible problema, yo como representante de la dirección emití un comunicado indicando que se iba a llevar a cabo esta modificación y nunca tuvimos incidentes con la casa registradora por este motivo. Aunque, como ya lo comentaron, la norma no te obliga a tener una plantilla o codificación específicas.
Saludos
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