Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Duda sobre control de ediciones

  • Ron
    • 9/10/07 13:46
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    • Reg.: 9/10/07
    • Posts: 1
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    Hola a todo el mundo.
    Acabo de descubrir este foro (que me parece de gran utilidad para los que nos dedicammos a esto) asi que pido disculpas si este tema ha sido comentado recientemente.
    el asunto es que uno de nuestros registros más usados y con más peso en nuestro SGC son las ordenes de compra por el gran volumen de compras que llevamos. nosotros las tenemmos dividas por categorías según tipo de producto, y en lugar de escribr lo que se compra, los productos están impresos y solo hay que anotar la cantidad.
    la pregunta es, si un producto es modificado, añadido o eliminado de una orden de vez en cuando, ¿se considera nueva edición? ¿habriá que modificar la edición y lo que conlleva en el listado de registros, etc? entiendo que la variación de un producto no altera ni el formato ni el diseño del registro y no afecta al procedimiento de compras pero m gustaria saber vuestra opinion
    gracias y saludos
  • Invitado
    • 9/10/07 14:58
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    Buenas,

    Personalmente, y he sido auditor de una entidad de certificación, creo que los registros de los que hablas son como "plantillas". Mientras en vuestro procedimiento de compras esté especificada esta característica no le veo ningún problema.

    Por contra si en el formato se modificase añadieno o quitando algún campo que contiene información entonces sí que deberías considerarlo una nueva edición.

    Saludos,

    Koala
  • rodrigo durán
    • 9/10/07 16:37
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    Estimado Ron, con el fin de intentar aclarar tu consulta quiero partir con una pregunta, ¿Cuál es la diferencia entre un formulario y un registro?, pues el primero es un formato, plantilla, tabla o como define la RAE… “Impreso con espacios en blanco”…, mientras que el registro es el mismo documento pero con los espacios en blanco completados, rellenados o con la información requerida agregada.

    Así por ejemplo el formulario es (intentaré aplicar lo que comentas en tu pregunta):

    F-01, edición 1

    PRODUCTO 01, clase “A”, tipo “V”
    CANTIDAD:
    FECHA DE RECEPCIÓN:
    REVISADO POR:

    PRODUCTO 02, clase “B”, tipo “W”
    CANTIDAD:
    FECHA DE RECEPCIÓN:
    REVISADO POR:

    PRODUCTO 03, clase “C”, tipo “X”
    CANTIDAD:
    FECHA DE RECEPCIÓN:
    REVISADO POR:

    PRODUCTO ____ , clase “____”, tipo “____”
    CANTIDAD:
    FECHA DE RECEPCIÓN:
    REVISADO POR:



    Y el registro será:

    F-01, edición 1

    PRODUCTO 01, clase “A”, tipo “V”
    CANTIDAD:
    10
    FECHA DE RECEPCIÓN: 07 octubre 2007
    REVISADO POR: Ron

    PRODUCTO 02, clase “B”, tipo “W”
    CANTIDAD:
    50
    FECHA DE RECEPCIÓN: 08 octubre 2007
    REVISADO POR: Ron

    PRODUCTO 03, clase “C”, tipo “X”
    CANTIDAD: 120
    FECHA DE RECEPCIÓN: 09 octubre 2007
    REVISADO POR: Ron

    PRODUCTO ____, clase “____”, tipo “____”
    CANTIDAD:
    FECHA DE RECEPCIÓN:
    REVISADO POR:


    En relación con tu pregunta, creo entender que tu organización utiliza el formulario F-01, edición 1, y este posee varios campos, que incluyen distintos tipos de productos, dependiendo de cada compra pueden aplicarse todos o solo algunos de estos tipos, ahora la pregunta es ¿cambio la edición?, pues depende, para el caso antes descrito, es decir que en una compra solo adquiero productos 01, y 03 y en otra ingresan de los 3 tipos, no existe necesidad de modificar el formulario, ya que bastará que consideres los productos aplicables en cada caso:


    F-01, edición 1

    PRODUCTO 01, clase “A”, tipo “V”
    CANTIDAD:
    10
    FECHA DE RECEPCIÓN: 07 octubre 2007
    REVISADO POR: Ron

    PRODUCTO 02, clase “B”, tipo “W”
    CANTIDAD:
    N/A (no aplicable)
    FECHA DE RECEPCIÓN: N/A
    REVISADO POR: N/A

    PRODUCTO 03, clase “C”, tipo “X”
    CANTIDAD:
    120
    FECHA DE RECEPCIÓN: 09 octubre 2007
    REVISADO POR: Ron

    PRODUCTO ____, clase “____”, tipo “____”
    CANTIDAD:
    FECHA DE RECEPCIÓN:
    REVISADO POR:



    Ahora si se agregan productos nuevos, por ejemplo un 04, clase “E”, tipo “Z”, que no estaban considerados en el formulario originalmente, pero este si considerada más campos y te permiten agregar nuevos productos (como el ejemplo que pongo acá), no tiene sentido modificar la edición, sin embargo si dicha situación no esta considerada y debes modificar la estructura de tu formato seria conveniente cambiar la revisión.

    Saludos, si deseas más información puedes consultarme directamente a mi mail, Rodrigo D

    jrodrigoduran@hotmail.com
    _________________

    J Rodrigo Durán IRCA QMS Auditor/Lead Auditor and Internal Auditor ( Auditor Líder de Calidad ISO 9001) OH&S Management Systems Auditor / Lead Auditor ( Auditor Líder OHSAS 18001)

    www.gestionycalidad.cl  e-mail: gestionycalidad@vtr.net

  • Jonathan Monterrosa
    • 16/04/13 16:40
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    • Posts: 11
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    Buenas tardes a todos. Actualmente estoy trabajando en el SGC de un laboratorio. Tengo una duda, espero me puedan enriquecer con sus opiniones. El asunto es el siguiente:

     

    El laboratorio habia trabajado con cierta codificación, sin embargo antes que yo entrara se decidió que la codificación cambiaria para algunos documentos. Ahora estoy yo por ejemplo actualizando el procedimiento de capacitacion continua del personal, cuya ultima edición fue la No.8, pero su anterior codificación era PRO-03-001, ahora con los cambios de codificación el mismo documento debo codificarlo SGC-001-xxx, mi pregunta es la siguiente. ¿el nuevo documento deberá tener la edición No.9 que sería la siguiente, aunque cambie la codificación? o ?como ha cambiado la codificación debo de reiniciar desde 1 las ediciones?

  • David Saavedra Zárate
    • 16/04/13 17:33
    • Moderador
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    • Reg.: 18/09/09
    • México
    • Posts: 4141
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    Lo más recomendable es darle continuidad a la revisión, de lo contrario perderá secuencia y trazabilidad.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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