Foro: Cuestiones sin clasificar

Destrucción de documentos entregados en caso de no recogida por el cliente en expediente anulado

  • AntonioIH
    • 19/08/10 14:17
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    Esta consulta se refiere a la norma ISO 17020 de forma específica, pero creo que sería aplicable para cualquier empresa certificada con ISO 9001 que maneje expedientes.

     

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    Se plantea el caso de que entregan una documentación (formato de solicitud, proyecto/memoria, planos, presupuesto, fotos…) y se registra en la aplicación informática existente, asignándole esta un número de expediente y comunicándolo de forma automática al órgano competente.

     

    Tras examinar la documentación se detecta que no procede (las causas pueden ser varias, pero no interesa al caso) su tramitación.

     ¿Se puede destruir dicha documentación (excepto la solicitud)?

    ¿Afecta de alguna manera estas actuaciones a la LOPD? (¿Valdría con la destructora casera de papel que tenemos en la oficina? ¿Hay que cumplir un plazo par destruir la documentación? …)

    Ya que el documento que justifica la decisión tomada va a ser el proyecto o memoria (y no la solicitud), aunque no se haya llegado al final en dicho expediente, se ha realizado una evaluación que tiene como resultado la imposibilidad de tramitación. Y entre los registros que evidencian dicha evaluación está la documentación presentada por el titular.

    En definitiva, que como para poder demostrar que no era procedente la tramitación de dicho expediente no es suficiente con la solicitud, ¿bastaría con un "acto de fe" (ya que la empresa no va a ser tan tonta de perder clientes porque sí...)?

  • AntonioIH
    • 19/08/10 14:31
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    • Reg.: 16/07/10
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    Ya que no procede la tramitación del expediente, lo comento especialmente porque muchos clientes pueden solicitar la devolución (sobre todo del proyecto) para su presentación ante la instancia que corresponda...