Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Identificación de cambios y control de versiones de la documentación

  • Leissy
    • 1/07/10 0:26
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    Hola a todos!

     

    me pueden hacer el favor de compartirme segun sus experiencias como se evidencia  el item b del punto 4.2.3 de la norma iso 9001:2008 donde se debe  asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de la version vigente de los documentos. Tengo un formato donde queda registrado cada cambio o modificacion que se hace en el sistema, pero no en cada documento me queda establecido de tal forma que si se va a buscar los cambios de algun procedimiento por ejemplo toca buscar entre todos los formatos  (de creacion o modificacion) donde quedo registrado el cambio.

     

    gracias.

     

    lei

  • Panasport
    • 1/07/10 1:22
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    (6/1)

    Buenas tardes Lei, creo que te refieres al item c, esto es importante por que en este inciso(c) te especifican que debes asegurarte que se identifiquen los cambios  y el estado de la versión vigente de los documentos.

    De la manera como lo estas haciendo llevas un control de los cambios sin embargo como tu misma aduces este cambio queda registrado en un formato ajeno al documento que se esta modificacando.

    Nosotros tenemos establecido entre  uno de los puntos de nuestro formato de procedimientos el Control de Cambios, que no es mas que una tabla que aparece en la parte final de todos los procedimientos que es en donde se describen las modificaciones hechas al documento, esta tabla esta compuesta por cuatro columnas: Revisión, Descripción del cambio,N° SCD (Número de solicitud de cambio) y Fecha de Emisión.

    De esta manera queda evidenciado cada cambio en la parte posterior del procedimiento, y en las columnas de revisión y fecha de emisión nos queda a la vista la vigencia del documento y cuando se realizó la modificación.

    Te adjunto un ejemplo de la última pagina de uno de nuestros procedimientos adonde se reflejan los cambioas mencionados.

    Espero te ayude en algo mi comentario

    Saludos desde Panamá




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    Eduardo PriceCool
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    • 1/07/10 4:12
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    Muchisimas gracias por tu ayuda voy a implementarlo de esa forma en mi sistema de gestion de calidad.
  • Panasport
    • 1/07/10 4:24
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    Ok de nada, a la orden para cualquier consulta, saludos
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    Eduardo PriceCool
  • VEROCALIDD
    • 28/03/11 21:26
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    (2/0)

    Que tal,

     

    tengo una duda, el control de registros y control de cambios que comentas aplica a los documentos obligatorios solamente o a todo los procedimientos de la organización (sólo a procedimientos o tambien a formatos, instrucciones de trabajo etc)

     

    muchas gracias,

  • Panasport
    • 28/03/11 21:43
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    (1/0)

    Este control debe ser a todos los documentos del sistema (Procedimientos e Instructivos, al igual que los Registros.

     En cuanto a los registros no tenemos contemplada la tabla, el control lo llevamos en la codificación del documento y el # de revisión.

    Es importante mencionar que nosotros no realizamos ningún cambio si no se completa el Formato Solictud a Cambio de Documento FC-SACL-011  el cual es el dcoumento en donde se solicita y aprueba el cambio y que es firmado por las partes, de esta forma también queda evidencia  de las modificaciones.

     

     

     Saludos

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    Eduardo PriceCool
  • VEROCALIDD
    • 28/03/11 21:51
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    (0/0)

     

    Muchisimas gracias, si como bien lo comentas en la lista maestra para el control de registros queda evidenciado el No. de revisión etc.

    Un favor,   el formato en donde se solicita y aprueba el cambio NO lo tenía contemplado, por lo que te solicito si puderas proporcionarme o anexar un ejemplo del mismo.

     

    Gracias por tu apoyo

  • David Saavedra Zárate
    • 28/03/11 23:47
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    (3/0)

    Hola:

    Apoyando un poco los comentarios acertados del compañero de Panamá, la idea general de identificar los cambios es para no ir a otro documento al momento de generar una duda en cuanto a la modificación respecto a la versión anterior y este cambio lo puedas observar en el mismo procedimiento, incluyendo instructivos y formatos, es decir, cuando corresponda, en el mismo procedimiento puedes indicar la modificcación de un instructivo o formato.

    Deben indicar para ser más específico, la página y capítulo del documento en que se realizó el cambio y el motivo de manera general, de esta manera será más facil su localización.

    Habrá ocasiones en que se modifique sólo el instructivo sin necesidad de modificar el procedimiento y debe haber un espacio para tal en dicho instructivo.

    En cuanto a los formatos, puedes agregar una nota al calce del nuevo cambio, a veces su estructura no lo permite, pero debes comunicar los cambios a quienes utilizan el formato a través de una platica.

    Anexo ejemplo.

    Saludos.




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  • VEROCALIDD
    • 29/03/11 0:33
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    (1/0)

     

    Buena Tarde 

     

    Muchisimas gracias por todo su tiempo y gran apoyo que me ha brindado Ing. Saavedr, ah y por el ejemplo del formato

     

    Saludos

    Vero

  • Panasport
    • 29/03/11 0:34
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    Es un documento sencillo(credito a mi compañera del antiguo trabajo Vielka) en donde de un lado se coloca el punto de la norma tal y como esta especificado y en el otro lado colocas el punto con las modificaciones a realizar. Recuerda es importante que tengas bien definido queines son los responsables de la aprobación de los documentos en las diferentes áreas y que registres los cambios correctamente en el Control de Cambios. Adjunto el documento para que lo puedas observar.

    Saludos




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    Eduardo PriceCool
  • David Saavedra Zárate
    • 29/03/11 0:36
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    (2/0)

    Hola:

    Un placer saludarte y encontrarte por acá Vero.

    Un abrazo.

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  • VEROCALIDD
    • 29/03/11 0:48
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    (5/0)

     

    Muchas gracias Amigo de Panamá por tu valioso apoyo!!!

     Y a todos los especilistas de Calidad que me han apoyado en todas mis dudas, son realmente unos profesionales y sobre todo personas dispuestas a apoyar a los que estamos de nuevo ingreso en temas del SGC