Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Sobre no codificar los documentos

  • Paola Andrea
    • 28/05/10 17:44
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    (1/0)

     

     BUENOS DIAS:

    tengo una pregunta, apenas estoy diseñando la estructura documental de la empresa para el SGC, pero  un ingeniero de ICONTEC ente certificador de Colombia me dice q`es posible no codificar los documentos, solo con el nombre los puedo identificar..

    hay problemas futuros, o aspectos negativos de no codificarlos?

    q`me pueden decir al respecto??

     Gracias :D

  • José Antonio Rivero
    • 28/05/10 19:08
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    (3/0)

    Hola Paola:

    El ingeniero de ICONTEC no te dice ninguna locura o cosa extraña, ciertamente la norma ISO 9001 no dice que los documentos deban ser codificados, así que debes plantearte la utilidad de dicha codificación, de acuerdo a los procedimientos que son obligatorios de documentar, si te hablan de procedimiento de auditorias, ¿no es más comprensible entre cualquier miembro de la organización, que si le preguntas por el PG-03, por ejemplo?

    Analizad las necesidades de la organización, y debatid entre el personal la utilidad de las cosas, la puesta en común de ideas os puede ayudar a simplificar la documentación y el planteamiento del sistema.

    Un saludo

    _________________

    J.A. Rivero

    Consultor de Sistemas de Gestión (ISO 13485, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IFS, BRC, ISO 22000)

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  • Paola Andrea
    • 28/05/10 20:05
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    (0/0)

     

    OK Gracias...

     

  • aluna
    • 31/05/10 16:49
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    (2/0)

    Hola

     

    Es verdad que la norma no te pide codificar los documentos, pero en mi experiencia personal es la forma más fácil de controlarlos, el nombre del documento ciertamente ayuda a que sea fácil identificarlo  para las personas que directamente trabajan con el pero para el sistema de calidad es complejo identificarlos porque normalmente la persona de calidad no los identifica por un nombre sino que es más fácil con un código,

     

    Yo he trabajado en la industria aeronáutica y actualmente estoy certificación una empresa del sector petrolero en Colombia y realmente manejar códigos para los procedentitos, formatos e instructivos es lo mejor por comodidad para el manejo del sistema documental asi te aseguras que no se usen versiones no actualizadas porque puedes controlar, fechas y versiones e identificar documentación.

  • Eduardo Velásquez
    • 31/05/10 19:41
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    (2/0)

    Buen día Paola, el consultor tiene razón en decirte que no hay necesidad de codifcar la documentación, ésta práctica no es muy sana por cuanto se trata de normalizar tus procesos y la documentación que aplica a ellos, la única forma de relacionar la documentación que aplica a cada proceso es dandole un código, una fecha de aprobación y la versión que se está utilizando, más adelante cuando éstes aplicando la Mejora Continua vas a ver su importancia.

     Si eres Ingeniero Industrial, retoma tus notas academicas sobre organizacion y métodos, ellas contribuirán a discipar tu duda.

    Mi recomendación es que los identifiques de acuerdo con la necesidad del SGC, recuerda que la documentación debe hablar por si misma.

     

    Saludos

  • One Economic&Quality Consulting
    • 31/05/10 23:33
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    (2/0)

    Estoy de acuerdo con ambas posturas.

    La norma no nos obliga a realizar una determinada codificación pero si pretende que los documentos sean fácilmente identificables y también que se pueda observar la trazabilidad con facilidad.

    Con estos argumentos debes buscar un sistema que te permita cumplir con los requisitos de la norma y a la vez que os sea útil a vosotros.

    Debéis buscar que el SGC os aporte valor a vosotros y no a la inversa.

    Saludos

    Rafael

    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • Panasport
    • 2/06/10 19:16
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    (1/0)
    Hola Paola, como he mencionado anteriormente la norma no especifica como debes controlar la documentación, en este caso los formatos, cada organización tiene la libertad de hacerlo como mejor le funcione, es cierto que si haces referencia al formato en el procedimiento cada cambio que realices en el mismo tendras que declararlo, en caso contrario los cambios aplicarían solamente para el formato ya que no harías referencia en el procedimiento. 

    En mi caso los tengo referenciados en base al procedimiento, así llevo un mejor control y es mas explicto en cuanto a la redacción. Requiere  mucho mas control sin embargo es efectivo.

    Saludos

    _________________
    Eduardo PriceCool
  • Paola Andrea
    • 2/06/10 19:21
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    (0/0)
    Ok, agradezco tu opiniòn...:D
  • Luis Wilson
    • 3/06/10 22:43
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    rivero79 escribió:

    Hola Paola:

    El ingeniero de ICONTEC no te dice ninguna locura o cosa extraña, ciertamente la norma ISO 9001 no dice que los documentos deban ser codificados, así que debes plantearte la utilidad de dicha codificación, de acuerdo a los procedimientos que son obligatorios de documentar, si te hablan de procedimiento de auditorias, ¿no es más comprensible entre cualquier miembro de la organización, que si le preguntas por el PG-03, por ejemplo?

    Analizad las necesidades de la organización, y debatid entre el personal la utilidad de las cosas, la puesta en común de ideas os puede ayudar a simplificar la documentación y el planteamiento del sistema.

    Un saludo

    No podría estar más de acuerdo! Cada empresa tiene necesidades diferentes, no todas tienen la misma cultura o idiosincracia, es por eso que parte del trabajo de la persona o equipo encargado de la implementación de un SGC, o cualquier otro sistema, es analizar esas necesidades y cultura, para diseñar un sistema que sea digerible por todo el personal.

    Según mi experiencia, la codificación es muy útil cuando se trata de una gran empresa o corporación. Para las más pequeñas, considero que es suficiente con el nombre, lo cual no quiere decir que se tenga menos control, hay más de una manera de hacer las cosas.

    Saludos!

    _________________
    Luis Wilson
    Ingeniero Industrial. Estudios de postgrado en Sistemas Integrados de Gestión, Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional, Gestión y Mejora de Procesos.

    Auditor ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
    Consultor en Sistemas de Gestión
    www.calidadtotal.pe
  • Rayme
    • 14/07/10 22:42
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    En ese orden de las codificaciones, puedo tener el mismo formato de codigos para procedimientos, políticas e instrucciones. Por ejemplo.

    TR01→Procedimiento de control de documentos.

    TR02→Politicas de la documentación de procesos.

    TR03→Instrucciones para redactar un procedimiento.

    Nota: Estos ejemplos para que puedan entender a que me refiero.

     

    Aprecio sus respuestas.

     Gracias.