BUENOS DIAS:
tengo una pregunta, apenas estoy diseñando la estructura documental de la empresa para el SGC, pero un ingeniero de ICONTEC ente certificador de Colombia me dice q`es posible no codificar los documentos, solo con el nombre los puedo identificar..
hay problemas futuros, o aspectos negativos de no codificarlos?
q`me pueden decir al respecto??
Gracias :D
Hola Paola:
El ingeniero de ICONTEC no te dice ninguna locura o cosa extraña, ciertamente la norma ISO 9001 no dice que los documentos deban ser codificados, así que debes plantearte la utilidad de dicha codificación, de acuerdo a los procedimientos que son obligatorios de documentar, si te hablan de procedimiento de auditorias, ¿no es más comprensible entre cualquier miembro de la organización, que si le preguntas por el PG-03, por ejemplo?
Analizad las necesidades de la organización, y debatid entre el personal la utilidad de las cosas, la puesta en común de ideas os puede ayudar a simplificar la documentación y el planteamiento del sistema.
Un saludo
J.A. Rivero
Consultor de Sistemas de Gestión (ISO 13485, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IFS, BRC, ISO 22000)
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Hola
Es verdad que la norma no te pide codificar los documentos, pero en mi experiencia personal es la forma más fácil de controlarlos, el nombre del documento ciertamente ayuda a que sea fácil identificarlo para las personas que directamente trabajan con el pero para el sistema de calidad es complejo identificarlos porque normalmente la persona de calidad no los identifica por un nombre sino que es más fácil con un código,
Yo he trabajado en la industria aeronáutica y actualmente estoy certificación una empresa del sector petrolero en Colombia y realmente manejar códigos para los procedentitos, formatos e instructivos es lo mejor por comodidad para el manejo del sistema documental asi te aseguras que no se usen versiones no actualizadas porque puedes controlar, fechas y versiones e identificar documentación.
Buen día Paola, el consultor tiene razón en decirte que no hay necesidad de codifcar la documentación, ésta práctica no es muy sana por cuanto se trata de normalizar tus procesos y la documentación que aplica a ellos, la única forma de relacionar la documentación que aplica a cada proceso es dandole un código, una fecha de aprobación y la versión que se está utilizando, más adelante cuando éstes aplicando la Mejora Continua vas a ver su importancia.
Si eres Ingeniero Industrial, retoma tus notas academicas sobre organizacion y métodos, ellas contribuirán a discipar tu duda.
Mi recomendación es que los identifiques de acuerdo con la necesidad del SGC, recuerda que la documentación debe hablar por si misma.
Saludos
Estoy de acuerdo con ambas posturas.
La norma no nos obliga a realizar una determinada codificación pero si pretende que los documentos sean fácilmente identificables y también que se pueda observar la trazabilidad con facilidad.
Con estos argumentos debes buscar un sistema que te permita cumplir con los requisitos de la norma y a la vez que os sea útil a vosotros.
Debéis buscar que el SGC os aporte valor a vosotros y no a la inversa.
Saludos
Rafael
En mi caso los tengo referenciados en base al procedimiento, así llevo un mejor control y es mas explicto en cuanto a la redacción. Requiere mucho mas control sin embargo es efectivo.
Saludos
rivero79 escribió:Hola Paola:
El ingeniero de ICONTEC no te dice ninguna locura o cosa extraña, ciertamente la norma ISO 9001 no dice que los documentos deban ser codificados, así que debes plantearte la utilidad de dicha codificación, de acuerdo a los procedimientos que son obligatorios de documentar, si te hablan de procedimiento de auditorias, ¿no es más comprensible entre cualquier miembro de la organización, que si le preguntas por el PG-03, por ejemplo?
Analizad las necesidades de la organización, y debatid entre el personal la utilidad de las cosas, la puesta en común de ideas os puede ayudar a simplificar la documentación y el planteamiento del sistema.
Un saludo
No podría estar más de acuerdo! Cada empresa tiene necesidades diferentes, no todas tienen la misma cultura o idiosincracia, es por eso que parte del trabajo de la persona o equipo encargado de la implementación de un SGC, o cualquier otro sistema, es analizar esas necesidades y cultura, para diseñar un sistema que sea digerible por todo el personal.
Según mi experiencia, la codificación es muy útil cuando se trata de una gran empresa o corporación. Para las más pequeñas, considero que es suficiente con el nombre, lo cual no quiere decir que se tenga menos control, hay más de una manera de hacer las cosas.
Saludos!
En ese orden de las codificaciones, puedo tener el mismo formato de codigos para procedimientos, políticas e instrucciones. Por ejemplo.
TR01→Procedimiento de control de documentos.
TR02→Politicas de la documentación de procesos.
TR03→Instrucciones para redactar un procedimiento.
Nota: Estos ejemplos para que puedan entender a que me refiero.
Aprecio sus respuestas.
Gracias.
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