Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Codificación solidaria de procedimientos y formatos

  • afroman227
    • 21/05/10 0:05
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    Buenas tardes

     

    mi inquietud consisten en que necesariamente los Formatos y los procedimiento deben llevar la misma fecha de emisión del documento o puede ser indistinta, dependiendo de la creación de los formatos.

     

    Agradezco su colaboración y pronta respuesta

     

    saludos

     

  • José Antonio Rivero
    • 21/05/10 11:09
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    (5/0)

    Buenos días:

    Mi opinión personal es que lo mejor, es desligar los formatos, de los procedimientos, no soy partidario ni de asignar código a los formatos, ni que la edición vaya ligada al procedimiento del que procedan.

    Si la edición no va ligada al procedimiento, tendrás mejor controlados los registros, puesto que únicamente realizarás canvios de versión ante modificaciones en el registro (y correrás menos riesgo de que se utilicen versiones no vigentes).

    En cuanto a código, los registros se conocen mejor por su propia denominación, que por código, por lo que finalmente dichos códigos carecen de utilidad.

    Un saludo, y espero haberte sido de utilidad

    _________________

    J.A. Rivero

    Consultor de Sistemas de Gestión (ISO 13485, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IFS, BRC, ISO 22000)

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  • Panasport
    • 23/05/10 17:29
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    (1/0)

    Buen día rivero79, la norma no especifica como debes controlar la documentación, en este caso los formatos, cada organización tiene la libertad de hacerlo como mejor le funcione, es cierto que si haces referencia al formato en el procedimiento cada cambio que realices en el mismo tendras que declararlo, en caso contrario los cambios aplicarían solamente para el formato ya que no harías referencia en el procedimiento. 

    En mi caso los tengo referenciados en base al procedimiento, así llevo un mejor control y es mas explicto en cuanto a la redacción. Requiere  mucho mas control sin embargo es efectivo.

    Saludos

    _________________
    Eduardo PriceCool
  • Frank Joseph Vásquez
    • 26/05/10 15:55
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    Afroman227,

    Las fechas pueden ser distintas, sin embargo cuando lanzas un procedimiento ya has precabido los registros que utilizarás, en el procedimiento solo haces mención del nombre o nomenclatura de los registros, por lo que cambios en estos no deberían por que generar cambios en el procedimiento o demás documentos, los cambios en los registros, de una versión a otra debes manejarlas en algún registros de ello.

    Saludos.

    _________________
    FJV
  • Charlyz
    • 8/06/10 16:44
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    No necesariamente tienen que tener la misma fecha de emisión, de hecho por lo general cuando aplicas es sistema por lo que empiezas es los procedimientos, después se detectan las necesidades de realizar formatos para generar la evidencia.
  • David Saavedra Zárate
    • 8/06/10 21:52
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    Hola:

    Debe haber una trazabilidad de los formatos con los procedimientos, la manera de hacerlo es como ustedes lo decidan, acuerdate que son registros y es importante de donde nacen. El procedimiento debe hacer referencia a ello y no necesariamente debes cambiar el procedimiento o instructivo cada que cambies el formato, las fechas pueden y, es más, deben ser distintas una vez madurado el sistema porque de lo contrario indicaría que no has modificado o mejorado tus formatos y por ende tus procesos.

    Todo esto debes especificarlo en tu procedimiento de control de los documentos y/o de los registros. Un número puede ser la diferencia para que sólo modifiques tu formato sin tocar el procedimiento o instructivo.

    Espero haberme explicado.

    Saludos

     

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
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