En una Auditoria Externa salio una observación relacionada a que que la documentación y los regsitros deberían ser electrónicos para evitar los impresos.
La consulta es la siguiente se los documentos se manejaran de forma electrónica, los registros se enviarán via email, como validamos firmas, confirmamos que los destinatarios de los correos han recibido la información, se validarían los acuses de recibo?? como se podría organizar este tema.
espero su ayuda
Respecto a la validación de firmas, si el sistema de correo es lo suficientemente robusto, podés considerar que el remitente valida el documento, la recepción, en general los sistemas de correo tienen la opción de confirmación de lectura.
También tenés software adecuado que mediante usuario y contraseña te permite controlar las aprobaciones y distribuciones.
Por último, me llama la atención que un auditor te indique cómo tenés que llevar los documentos, si lo planteó como sugerencia bien, pero como observación, me parece que está fuera de alcance, obviamente no conozco la situación completa.
Como comenta Ospa resulta un tanto chocante que el auditor o consultor externo diga como observación tal cosa.
Es cierto que vivimos en un mundo dominado ya por la tecnología pero muchas veces ese tipo de control no puede efectuarse porque no depende solo de ti. También depende de tus clientes, proveedores, el Estado etc.
Mientras tu organización cumpla con la norma tanto de Calidad como de protección de datos, el hecho de tener soporte papel no debe influir. Otra cosa es que el auditor viera puntos de vuestra organización donde si representase este aspecto una opción de mejora de eficiencia y por ello lo comentase.
Saludos
Rafael
Buenas Tardes Loqueex:
La Norma estipula que la documentación puede estar en cualquier formato y medio, por tanto, entiendo que lo que os puede haber comentado es que en caso de que dispongais de un denso sistema documental, migrar hacia el formato informático, en si, puede suponer una mejora, pero queda ahí.
En ningún caso por leve que sea, eso ha de condicionar ni unitariamente, ni acumulativamente, al resultado final de la Auditoría, dado que no transgredeis la Norma.
Saludos
Josep Mª Bladé
Consultor de Calidad y Medio Ambiente
Máster UNE EN ISO 9001:2008
Máster UNE EN ISO 14001:2004
Auditor Leader IRCA Quality Management System
Auditor UNE EN ISO 14001:2004
WEB: http://josemariablade.jimdo.com/
Mail (Profesional): jmbladecaparros@yahoo.es
Telf.(Profesional):(0034) 657 454 228
Vilanova i la Geltrú (Barcelona)
España
Hola,
De acuerdo con lo dicho. La ISO 9000 define documento como información y su soporte. Esto nos indica que un documento puede estar tanto en formato físico (papel…) como electrónico y a ese respecto ISO 9001 nos da libertad total para documentar en el soporte que queramos, con lo que no será causa de no conformidad. Si decides documentar en soporte electrónico deberás aplicar 4.2.3 para documento y 4.2.4 para registros al igual que como hacías antes para tus documentos en papel. Centrándome en la última parte de tu pregunta, cuando establezcas el proceso documentado de control de documentos y de control de registros, deberás definir en él, como se aprueban estos antes de su emisión (como te pide el apartado a) de 4.2.3). Por tanto, si así lo defines, una vez envíes el mail, estará validado, por ejemplo.
Un saludo
Miguel
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