Foro: 7.4 Gestión de las compras en ISO 9001

Codificación de formatos digitales relacionados con las compras

  • Leonardo
    • 9/03/10 22:04
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    (0/1)

    Buen dia a Todos(as)

    Documentando el proceso de compras Me surgio una duda

    1. estamos utilizando un Paquete Contable(SIIGO), este genera varios formatos(Facturas, ord. de entrada ....)

    a. mi pregunta es puedo utilizar o normalizar este formato para realizar el ingreso de materiales,

    b. como lo haria teniendo encuenta que ya esta definido la forma como debo identificar este tipo de documentos.

    ej: formato

    FT-SAT-0003

    el del sistema tiene otro tipo de codificacion.

    xxxxx xxxxxx 

    gracias por su apoyo y colaboracion

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 10/03/10 2:12
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    (1/1)

    No acabo de entender muy bien lo que dices. Creo entender que tu programa de gestión imprime unos documentos (facturas, albaranes de entrada etc), y que al mismo tiempo tenéis documentados otro tipo de formatos en el Sistema de Calidad.

    Asi a priori se me ocurren varias preguntas :

    ¿ No estaréis duplicando el trabajo ?

    ¿ No existiran 2 documentos distintos con la misma información ?

    Lo lógico es que uséis el documento que sale del programa que a demás supongo que se ejecutará just in time, y ese sea el que aparezca en el listado de documentos en vigor como vigente.

    Muchas veces veo que las empresas duplican su documentación al implantar el SGC y no usan los documentos de su software de gestión como base del mismo. Por esto muchas personas llaman despectivamente a la gestión de la Calidad como "ESO DE LOS PAPELES".

    Ante todo lo que hay que hacer es estudiar con rigor los procesos de una empresa para optimizar sus trabajos, y dentro de esto lógicamente la parte documental de los procesos.

    Saludos

    Rafael

    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • Inés
    • 10/03/10 2:49
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    (2/1)

    La norma no te pide que codifiques, por ende yo te recomeindo  no te exijas codificar todos los formatos y menos si estos los obtienes como resultado de tu sowtware.

    Algo que siempre le digo a mis clientes es: "que los documentos trabajen para ti y tu no para ellos" es decir, si ya estas utilizando los formatos del software, simplemente actualiza tu procedimiento haciendo el llamado a estos formatos., los cuales puedes identificarlos simplemente con el nombre sin necesidad de crear un codigo.

    te recomiendo evalua si existen formatos que se repiten, si es asi, considera eliminarlos, actualizando siempre el procedimiento que hace su llamado.

     Espero haberte podido ayudar :)

     Saludos

    Inés 

     

  • Ximena
    • 10/03/10 16:23
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    (4/1)

    Hola Leo:

    En mi empresa también usamos el SIIGO windows para toda la parte contable, de almacén y de inventarios... incluso adquirimos SIIGO para la administración de recursos humanos, aunque no tuvimos el resultado que esperábamos.

    Te cuento que como la norma te pide que los registros sean facilmente identificables, entonces en nuestros listados maestros de documentos del proceso financiero en la columna donde dice "Código" ponemos:

    • N 01 - para notas internas
    • N 02 - para notas de ajuste
    • F 01 - Facturas clientes institucionales
    • F 02 - Facturas clientes sede Palmira
    • F 03 - Facturas clientes sede Buga
    • P 04 - Para ingreso de facturas de proveedores, etc....

    En fin, usamos los mismos códigos que da el SIIGO para identificar los documentos.... Ahora, si tu quieres seguir el mismo orden de tu codificación de otros formatos, puedes pedirle a tu asesor de SIIGO que lo configure de esta forma.

    El soporte de SIIGO es muy malo, al menos en Colombia, y a nosotros nos tocó contratar a alguien externo que nos da ese tipo de soporte y que maneja el programa muy bien porque trabajó muchos años como programador de la empresa "Informática y Gestión" que son los distribuidores de este programa.

    Si necesitas más apoyo o quieres el teléfono de nuestro asesor de SIIGO, me avisas.... aunque él vive en Cali.... pero bueno, puede conocer a alguien.... no sé, cualquier cosa me cuentas.

    XIMENA GALVIS O.