Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Documento sin responsable que firme

  • Dhana
    • 9/03/10 19:31
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    Saludos.

    El Caso:
    Se elaboro un documento de una gerencia donde el en procedimiento el gerente es actor. Ahora bien, el documento se imprimio para su firma de aprobación, el gerente en cuestion quedo en revisar el documento y firmarlo.

    Se me ha notificado que el gerente ha sido transferido a otra dependencia y no ha firmado el documento, y la gerencia quedo sin gerente por tiempo indefinido.

    La Pregunta:

    ¿Qué hago,...

    Opción 1: Dejo que en la casilla de firmas del documento con la identificacion del gerente la firme el Gerente General?
    Opcion 2: Modifico el documento tanto en el procedimiento como en el la casiila de firmas y ubico al gerente general?

    ¿Como me afecta esta situacion?

    Atte.

    Dhana
  • KAD Sistemas
    • 10/03/10 0:13
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    No hay inconveniente si te lo firma el Director (o Directores, en el caso de doble firma en la empresa) y se menciona en el mismo documento.

    Exitos!

     

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    Como bien te ha dicho Kad en que te lo firme el Director General o alguién con autoridad, pero creo que lo lógico de un cargo que cambia dentro de una misma organización es dejar todo rematado a su sucesor.

    Saludos

    Rafael

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    Saludos

    Rafael

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  • Ximena
    • 10/03/10 16:27
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    (3/0)

    Hola Dhana:

    No te hagas un lío ni te preocupes por eso.... los SGC están diseñados para que no dependan de personas. Puedes poner a que firme el gerente o quien llegue a reemplazarlo, en el caso que el reemplazo se demore, el procedimiento debe estar diseñado para que el gerente pueda verificar su aplicabilidad y lo pueda firmar.... esto no te afecta en nada.

    Espero haberte ayudado.

    XIMENA GALVIS O.

  • Claudia Benitez Madrid
    • 29/03/10 16:27
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    Hola Dana, bueno el procedimiento de control de documentos esta indicado quien firma la documentacion.

    El representante por la direccion firma documentos o sino el gerente.

     

  • Panasport
    • 29/03/10 17:41
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    Buen día Dhana,esta situación no es para alarmarse, lo importante aquí es cumplir con la norma en cuanto al punto 4.2.3 que establece mantener un control de la documentación. Como mencionaron los foristas anteriores debes simplemente apegarte a tu procedimiento de control de documentos, en ese documento debes indicar quien ó quienes son los responsables de aprobar los documentos ya sea antes de su emisión(documento nuevo) ó las revisiones y actualizaciones.

    Por ejm. en mi caso confeccionamos una tabla(Matriz de Revisón y Aprobación) donde se indcan las áreas y cada uno de los repsonsables de aprobar los documentos.Tenemos establecido que firme la aprobación el dueño del proceso, el jefe del área y el representante de la dirección, en caso de que no este disponible el que se indica en la tabla debe firmar el que ocupe la posición en el momento aunque sea interinamente.

     Las áreas siempre deben tener un responsable aunque sea temporalmente, lo importante es no hacer depndiente el proceso.

     Saludos

     

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    Eduardo PriceCool
  • Dhana
    • 6/04/10 15:30
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    Saludos.
     
    Gracias a todos por sus respuestas, han sido de gran ayuda.
     
    Atte.
     
    Dhana. 
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 7/04/10 3:24
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    Saludos antes que nada, Aportando mi granito de arena, concuerdo con todos en que debes dirigirte a tu procedimiento de control de documentos, ahi establece que puesto autoriza los procedimientos, sin embargo por lo que leo es tu gerente (el cual fue transferido) el que debe hacerlo, sin embargo aqui puedes tomar en cuenta la sustitución de puestos, tal como menciona panasport.

     

    Una empresa no puede estar sin responsables, siempre debe haber uno al menos.

     

    Saludos.

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

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