Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Copias controladas y no controladas con una herramienta de publicación en WEB

  • Dhana
    • 2/03/10 18:54
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    Saludos.

    En la empresa donde laboro estamos por implementar un gestor de documentos en ambiente web, para la publicación de la documentación interna.
    Sin embargo, existe un aspecto que realmente me preocupa; y es la gestion de copias controladas y no contraladas.

    El gestor me permite subir la documentación (archivos), el problema esta cuando el usuario accede al gestor y descarga literalmente el documento,
    al hacerlo solo para leerlo y saber de que trata, el documento se convierte en una copia no controlada, como gestiono esto?... debo
    colocar una leyenda en cada documento que diga que es una copia no controlada al momento de ser descargado o impreso?

    Atte.

    Dhana.
  • Josep
    • 2/03/10 20:23
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    Hola Dhana,

    Exacto, debes poner, por ejemplo en el pie de página un texto que diga algo así como "La impresión de este documento es una copia controlada, asegurese en el sistema informático de que se encuentra en el último nivel de revisión". Y en el procedimiento de control documental explicas que tus documentos se encuentra en el servidor tal de tu empresa, como la gente tiene acceso a la información, etc. etc.

    Un saludo,

    Josep

  • Dhana
    • 3/03/10 18:31
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    Saludos.

    Gracias Josep por tu respuesta.

    El pie de página que planeo colocar es: ''Una vez descargado o impreso este
    documento se considerará una copia no controlada, por lo que no nos hacemos
    responsables de su actualización.''

    Atte.

    Dhana
  • Josep
    • 3/03/10 20:23
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    Dhana escribió: Saludos.

    Gracias Josep por tu respuesta.

    El pie de página que planeo colocar es: ''Una vez descargado o impreso este
    documento se considerará una copia no controlada, por lo que no nos hacemos
    responsables de su actualización.''

    Atte.

    Dhana

    Perfecto Dhana, no olvides describir tu sistema el en procedimiento de control documental.

    Saludos,

    Josep

  • Ximena
    • 3/03/10 22:43
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    Hola: 

    Solo para complementar lo que dice Josep, debes incluir en tu procedimiento de "Control de documentos y Registros" la forma en la que trabaja tu plataforma y debes incluir en el apartado de copias controladas la anotación tal y como la vas a poner en los pie de página de los documentos que el personal imprima.

    XIMENA GALVIS O.

  • Dhana
    • 4/03/10 13:56
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    Saludos.

     

    Gracias por sus respuestas..!!

     

    Atte.

     Dhana

  • Invitado
    • 11/11/10 1:39
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    hola aprovechando este tema quisiera preguntar ¿en realidad cuando aplica una "COPIA CONTROLADA" y "COPIA NO CONTROLADA"...? confundo los terminos

    gracias.......

  • xbt
    • 20/12/12 10:22
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    He estado leiendo el post, y según lo que pone creo que lo quiero hacer, y que voy a poner en mi ficha de proceso de Control de Documentos es correcto, pero por asegurarme:

    Todos los documentos del SGC se encontrarán en el servidor, en un SharePoint, y a estos documentos tendrán acceso todos los empleados.

    La idea es poner lo que decís, un pie de página de que al descargarlo o imprimirlo pase a ser copia no controlada.  Ya que no es necesario que haya copias impresas en el puesto de trabajo ¿no?, simplemente que los empleados puedan acceder a estas. 

    [Una posible laguna: Por mucho que se ponga que es copia no controlada, si un Auditor encuentra una copia obsoleta en el puesto de trabajo, te pondrá una no conformidad ¿no?] 

     

    Y en el momento que se realicen modificicaciones en los documentos se hace referencia a un procedimiento en el que se hace la comunicación por e-mail a los implicados de los cambios que se han producido (diciéndoles que tienen el documento disponible en el SharePoint) y si es necesario se imparte formación, a la vez que se ponen a prueba las modificaciones llevadas a cabo. De manera que, además de tenerlo disponible en el SharePoint, se les pone en conocimiento del cambio. 

     

    Al SharePoint le veo una laguna, ¿es necesario un registro de que los empleados tienen el documento? ¿y de que lo leen? Porque el primero puede estar cubierto mostrando que tienen acceso (aunque no hay registro), pero el segundo...

     

     

     

    Un saludo y gracias-