Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Creación de nuevos formatos

  • MARICHUS
    • 31/07/07 14:32
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    Hola a todos, ahí va mi pregunta: Cuando creamos un nuevo formato hay que hacerlo constar en el manual de calidad o sólo se registra en la lista de formatos y registros en vigor; Al pie del formato se pone la fecha de edición, revisión 0, y el número de formato al que corresponda ejemplo: F-541-1 Rev.0 Gracias
  • rodrigo durán
    • 31/07/07 19:21
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    Marichus:

    La norma es clara respecto a los registros, nos dice:

    Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos
    así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad. Los registros deben permanecer legibles,
    fácilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los
    controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de
    retención y la disposición de los registros.

    ISO 9001:2000, 4.2.4 Control de registros

    Como podemos ver, no se hace referencia a tipo de formatos, códigos, ni especificaciones respecto a la forma de controlarlo, por lo tanto dependerá del criterio de cada organización la manera en que darán satisfacción a este punto normativo.

    Dado lo anterior debemos recurrir al sentido común, ¿qué es más fácil? modificar el manual de calidad por cada ocasión en la que se cree, elimine o modifique un formulario, o disponer de un simple listado donde podamos constatar los anterior, la respuesta es evidente. Por lo tanto te sugiero que manejes una listado (puede ser incluso una simple planilla excell, que puedas modificar cada vez que cambie la información.

    La mayor parte de las empresas manejan este listado de formularios conjuntamente con los procedimientos, políticas, manual, etc. en un listado (que puede constiruir un registro) llamado "Listado- Lista Maestro(a) de Documentos", una estructura simple sería como sigue

    Nombre Documento:

    Manual de Calidad

    Fecha Creación:

    01 - enero- 2002

    Revisión vigente:

    5

    Fecha última revisión:

    13 - mayo - 2006

    Responsable:

    Jefe de Calidad

    Ejemplares disponibles:

    Gerente General (versión electrónica)
    Operarios (versión papel - ejemplar nº 01)

    Saludos, Rodrigo
    _________________

    J Rodrigo Durán IRCA QMS Auditor/Lead Auditor and Internal Auditor ( Auditor Líder de Calidad ISO 9001) OH&S Management Systems Auditor / Lead Auditor ( Auditor Líder OHSAS 18001)

    www.gestionycalidad.cl  e-mail: gestionycalidad@vtr.net

  • MARICHUS
    • 2/08/07 8:46
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    Hola.

    Mi conclusión que saco es que no tengo que modificar el manual de calidad.
    Pero pienso que si tengo que modificar la fecha de revisión y el procedimiento donde incluyo un nuevo formato.Tambien está claro que modifico la lista de formatos en vigor (incluyendo el nuevo formato) y su fecha de revisión.

    ¿Crees que es así?

    Gracias

    Marichus
  • rodrigo durán
    • 2/08/07 15:57
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    Excatamente Marichus, dado que los registros generalmente están asociados a un procedimento y este debe reflejar los cambios que se le han hecho, deberías reflejar en "Historial de Modificaciones" (nombre que comunmente se le da al apartado que recoje las modificaciones de un documento)lo ocurrido.

    Ejemplo:

    Modificación nº

    5

    Descripción de la modificacion

    Se agrega formato "XX-10, registro de algo"

    Fecha

    20 Julio 2007


    Obviamente la lista de formatos o de documentos, debe recoger la nueva situación.


    Saludos, Rodrigo
    _________________

    J Rodrigo Durán IRCA QMS Auditor/Lead Auditor and Internal Auditor ( Auditor Líder de Calidad ISO 9001) OH&S Management Systems Auditor / Lead Auditor ( Auditor Líder OHSAS 18001)

    www.gestionycalidad.cl  e-mail: gestionycalidad@vtr.net