Foro: Auditorías de certificación ISO 9001

No detallar documento en diagrama de proceso. Puede considerarse como OBSERVACIÓN?.

  • FernandoP
    • 19/01/10 21:56
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    Hola gente:

     Trabajo en una empresa de ascensores y hace un tiempo ya que obtuvimos nuestra certificación. Ahora estoy encomendado en la misión de levantar acciones preventivas frente a las observaciones detectadas siendo una de ellas la siguiente:

    + El Sub Gerente de Instalación, posee una carta gantt que utiliza para la planificación de las instalaciones que debe realizar, otras áreas usan como referencia esta programación para coordinar sus trabajos, sin embargo este documento no es mencionado en el diagrama de proceso del área ni en ningún otro documento del SGC.

     

    La consulta es:El auditor estuvo bien en pasar esto como observación?

     

    Lo digo porque en primer lugar la norma no exige como obligatorio, la existencia de procedimientos documentados de los procesos en si, en este caso, el procedimiento general del departamento de instalaciones. Por lo tanto creo que el dueño de proceso tiene la facultad para determinar que documentos detalla en su flujograma y cuales no, de acuerdo a la importancia que el considere que tienen.

     

    Finalmente el consideró que no era relevante detallar ese documento en ese flujo y esa es la razón por la cual no aparece. En otros casos puede ser simplemente un olvido. Incluso el análisis de causa se hace obvio...

     

    Ahora, ¿que accion preventiva se puedo levantar frente a una observación como esta?

     

    Dejo la inquietud haber si me pueden ayudar..

     

    Saludos a todos...

     

    Fernando

  • One Economic&Quality Consulting
    • 20/01/10 11:49
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    FernandoP escribió:

    Hola gente:

     Trabajo en una empresa de ascensores y hace un tiempo ya que obtuvimos nuestra certificación. Ahora estoy encomendado en la misión de levantar acciones preventivas frente a las observaciones detectadas siendo una de ellas la siguiente:

    + El Sub Gerente de Instalación, posee una carta gantt que utiliza para la planificación de las instalaciones que debe realizar, otras áreas usan como referencia esta programación para coordinar sus trabajos, sin embargo este documento no es mencionado en el diagrama de proceso del área ni en ningún otro documento del SGC.

     

    La consulta es:El auditor estubo bien en pasar esto como observación?

     

    Lo digo porque en primer lugar la norma no exige como obligatorio, la existencia de procedimientos documentados de los procesos en si, en este caso, el procedimiento general del departamento de instalaciones. Por lo tanto creo que el dueño de proceso tiene la facultad para determinar que documentos detalla en su flujograma y cuales no, de acuerdo a la importancia que el considere que tienen.

     

    Finalmente el consideró que no era relevante detallar ese documento en ese flujo y esa es la razón por la cual no aparece. En otros casos puede ser simplemente un olvido. Incluso el análisis de causa se hace obvio...

     

    Ahora, ¿que accion preventiva se puedo levantar frente a una observación como esta?

     

    Dejo la inquietud haber si me pueden ayudar..

     

    Saludos a todos...

     

    Fernando

    Veamo, dices que "El Sub Gerente de Instalación, posee una carta gantt que utiliza para la planificación de las instalaciones que debe realizar, otras áreas usan como referencia esta programación para coordinar sus trabajos"

    Al expresarlo asi, tú mismo estás diciendo que ese documento es un documento importante dentro del proceso de prestación del servicio, ya que de el se desprende el trabajo posterior de parte de la empresa. Visto asi, y si se lo expusiste asi al auditor es lógico que te pusiera una observación ya que se trata de un documento que debería estar definido en el SGC, para controlar su formato, los campos que debe tener etc.

    Sobre las pertinencia de las observaciones, mi experiencia me dice que muchas veces cada maestrillo tiene su librillo y que los auditores las realizan como oportunidades de mejora. En este caso pienso que es correcto levantarla.

    Preguntas como hacer una acción preventiva de esta observación. Yo definiría un modelo de este documento hablando con todos los departamentos implicados para ver el formato necesario y los campos que se deben poner, para tener un documento que sirva a la prestación del servicio.

    Espero haberte sido de utilidad.

    Rafael

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    Saludos

    Rafael

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  • FernandoP
    • 20/01/10 12:41
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    Gracias Rafael, sin embargo aclaro que lo siguiente:

    "+ El Sub Gerente de Instalación, posee una carta gantt que utiliza para la planificación de las instalaciones que debe realizar, otras áreas usan como referencia esta programación para coordinar sus trabajos, sin embargo este documento no es mencionado en el diagrama de proceso del área ni en ningún otro documento del SGC."

      Es la observación que nos dejó el auditor. 

     La verdad es que no se trata del formato del documento, sino que la consulta es si una observación de este tipo, es o no valida para una auditoría...

    La duda me nace cuando pienso que, es uno el que define para cuales de sus procedimientos (no los seis obligatorios) diseña un flujo y por lo tanto uno es libre de detallar que documentos son los mas importantes...Finalmente se decidio no mencionar estos documentos porque no se consideraron tan relevantes. Frente a esto, y como este hecho se ha levantado como observación, obliga a una acción preventiva ...

     

     

     

  • Pablo Herrera Jofré
    • 20/01/10 13:29
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    Hola Fernando, creo que dada la importancia que en tu organización le dan al la Gantt que se genera, si deberian cformatearla y darle caracter de doc. controlado, con el fin de proteger los demas procesos, para que en la Gantt no falte ni sobre información que los otros procesos usaran para "cogarse"

    En nuestro caso utilizamos formatos de control y otros, donde establecemos la información minima necesaria para que las demas areas involucradas en el proceso puedan realizar su funciones correctamente

    Como observacion y en pos de la mejora y de mantener los estandares de calidad en tus procesos, creo que esta bien el criterio utilizado, distinto seria si de plano te pasa una No Conformidad, dado que en ninguna parte se exige, pero si es bueno para asegurar la calidad e integridad de la información que utilizan en tu organización

    Saludos

  • Ignaciog
    • 20/01/10 13:32
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    hola,

    podemos dar muchas vueltas al tema, pero una empresa que hace instalaciones y no presenta un registro de planificación de las mismas creo que debería tener una no conformidad. En vuestro caso parece que la planificación es el GANTT, si no tienes un registro similar incluido en el sistema es lógico que el auditor indique la no conformidad o la observación, siendo benévolo.

    Cada organización establece qué documentos y qué registros forman parte de sus sistema pero siempre dentro de los requísitos mínimos de la ISO 9001, en su apartado 7.5.1. dice "la organización debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas". Si no se dispone de una planificación no se cumple con los requisitos de la norma.

    un saludo

    Ignacio

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 8/04/10 18:40
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    FernandoP escribió:

    + El Sub Gerente de Instalación, posee una carta gantt que utiliza para la planificación de las instalaciones que debe realizar, otras áreas usan como referencia esta programación para coordinar sus trabajos, sin embargo este documento no es mencionado en el diagrama de proceso del área ni en ningún otro documento del SGC.

     La consulta es:El auditor estuvo bien en pasar esto como observación?

     Lo digo porque en primer lugar la norma no exige como obligatorio, la existencia de procedimientos documentados de los procesos en si, en este caso, el procedimiento general del departamento de instalaciones. Por lo tanto creo que el dueño de proceso tiene la facultad para determinar que documentos detalla en su flujograma y cuales no, de acuerdo a la importancia que el considere que tienen.

     

    Hola FernandoP, efectivamente la norma no exige los procedimientos documentados de tus procesos, pero ahí tienes inicialmente un documento no controlado, el Diagrama de Gantt no lo mencionas en ningún documento de tu sistema y sin embargo lo utilizas dentro del mismo.

     La ISO 9001 7.5.1 te solicita planificar y llevar a cabo la producción, sin embargo no te solicita ningún registro, ese lo solicita en 7.5.2 validación de procesos, la pregunta es,¿ de qué maneras validas tu proceso? ¿usas algún formato para ello?

    Aplicate con ese documento que un auditor mas adentrado te hubiera levantado una no conformidad, ya que no cumples con un adecuado control de documentos.

     

    Saludos.

     

    PS. El término "observación" no existe en la familia ISO 9000, al menos no como lo majea tu auditor, para eso esta el de hallazgo, recomendaciones de mejora u oportunidades de mejora, según aplique.

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

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    Wilbert Vivas
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    • 8/04/10 23:37
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    Fernando P, según lo indicado pienso que este es un documento sumamente importante, quizas  el subgerente no le da la validez necesaria en su proceso por que tiene otras herramientas a las cuales probablemente si les da la importancia requerida y por eso no lo declara en su procedimiento, sin embargo por otro lado hay áreas ó departamentos que interactuan ó mantienenen una interfase que dependen de la información que genera ese documento, por tanto el auditor lo considero que este requiere ser controlado.Recuerda que el sistema ISO esta enfocado a los procesos y la interacción entre ellos.

    Coincído con otros en el foro, pues yo como auditor lo hubiera anotado como una No Conformidad.

    Aqui simplemente debes asignar un codigo al formato y declararlo en el procedimiento al igual que resaltar las áreas que interactuan en base a este documento.

     

    Saludos

     

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    Eduardo PriceCool