Foro: 5. Responsabilidades de la Dirección en ISO 9001

Funciones del Representante de la Direccion

 Abajo
PV: 33014 (68/23)
  • JuanLucas
    • 13/07/07 21:54
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    • Reg.: 22/02/07
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    (5/3)
    Hola a todos, mi consulta es la siguiente, quisiera saber cuales son las funciones del representante de la direccion, ¿son solo las que estan en la norma o hay mas?, no quiero pecar de incauto, ya que la norma es muy general, a veces me parece que se confunde con la de la gerencia. Saludos. JL
  • Angel
    • 17/07/07 8:00
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    (7/6)
    Las funciones del representante de la dirección (Rble de calidad) se pueden confundir en ocasiones con las de un directivo pero no debemos olvidar que este representante de la dirección a tenor de lo que nos señala el 5.5.2 "la alta dirección deberá designa un miembro de la dirección...", asi que responsables de calidad de todo el planeta SOMOS MIEMBROS DE LA DIRECCIÓN DE NUESTRA EMPRESA.
    A parte de estas responsabilidades definidas en el punto mencionado, que ten en cuenta que son muy genéricas y engloban mucho trabajo como puede ser depositario de los originales de la documentación de calidad, coordinador de las actividades de prevención y corrección, interlocutor
    de los auditores externos, etc., etc. y, lo que es más importante, el impulsor y animador del sistema, con la autoridad delegada de la dirección para convencer a todo el personal de lo bien que va ir la empresa con un sistema de gestión de calidad, y por si no llegara esto debe ser una persona competente en base a la formación, habilidades y experiencia 6.2.1 y para rematarla como parece que el responsable de calidad no hace nada pues bueno el 5.5.2 nos deja claro que pueden tener otras funciones independientemente de las derivadas del puesto de representantte de la dirección.
  • Jorge Pereiro
    • 17/07/07 21:07
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    (12/3)
    Hola Juan Lucas,

    Poco añadiría yo técnicamente a lo apuntado por Angel, si bien, aprovechando la ocasión, me voy a permitir una pequeña crítica sobre la realidad del “Representante de la Dirección”.

    La Norma pide que este Representante de la Dirección sea algo así como el dinamizador de la empresa en materia de calidad.

    Se pide que:

    -- tenga la responsabilidad y "el poder" necesario para impulsar el sistema.
    -- informe a la alta dirección.
    -- motive al personal, que sea "el predicador de la calidad."

    En realidad, lo más habitual es que este papel tan estelar y dinámico se materialice en el perfecto burócrata. Un personaje encasquetado a la fuerza en el organigrama, que poco o nada sabe del producto, al que nadie informa, y cuyo trabajo es complicar el de sus compañeros.

    Esta podría ser la descripción satírica del Responsable de Calidad, aunque todo tiene explicación.

    Las primeras versiones de ISO 9001 dieron como resultado sistemas exageradamente burocráticos. ISO 9001 parecía estar escrita en un lenguaje críptico, sólo descifrado por sus depositarios, los responsables de calidad, que traducían el texto generando otros no menos codificados. En ese mundo, el responsable de calidad tenía un papel relevante, decodificar y traducir las escrituras.

    Con ISO 9001:94 (versión anterior a la actual), he visto empresas de menos de 5 trabajadores cuya documentación (manual, procedimientos e instrucciones), apilada sobre una mesa, medía más de 30 cms. Con tamaña obra, resultaba fácil entender que el trabajo del responsable de calidad era mantener la "sagrada familia", no había tiempo para mucho más.

    La versión actual, de 2000, substituyó rápido a su hermana mayor en gran medida para paliar esta situación: había que eliminar la idea de que ISO 9001 es un sistema documental. Para ello, se eliminó el encorsetamiento de los 20 procedimientos, reduciendo y flexibilizando mucho el volumen mínimo de documentos, amén de otros cambios importantes.

    En mi opinión, una de las claves para que los sistemas de calidad empiecen “mayoritariamente” a funcionar, es que la figura del responsable de calidad evolucione hacia lo que pide la Norma: - burocracia y + acción.

    Un saludo,
    Jorge
  • Mari Jose Luna
    • 6/08/08 14:28
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    • Reg.: 4/07/08
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    (6/1)
    Hola a todos. Se trata de mi primera intervención y espero que vaya bien.
    Juan Lucas, estoy contigo. Acabamos de pasar una auditoría de renovación y me encuentro con que una de las desviaciones ha sido que nuestro sistema no incluye todas las responsabilidades y autoridades requeridas para ésta figura.
    Aunque Ángel y Jorge hayais intentado responder con buenas dosis de ironía y buen humor, sigo desconcertada. ¿Cómo puedo sintetizar algo que es todo? Encima, como pasa en la mayoría, nuestro director de calidad es uno de los socios-coopropietarios de la empresa de 25 trabajadores, donde la cúpula directiva, o alta dirección o gerencia a secas está formada por 3 personas.
    Ya intentamos llevar a cabo nuestros procesos, dinamizar a todos, informar... pues parece que tiene que quedar constancia.
    Agradecería ideas o referencias.
    Saludos.
    MJ
  • Beatriz
    • 6/08/08 18:29
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    (23/2)
    Hola a todos,

    Marijose y JuanLucas,

    Yo comparto ideas con Jorge y con Angel, y también entiendo lo que ustedes desean saber yo les puedo decir que las responsabilidades y autoridades de los representantes de la dirección son entre otras:

    a) Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC, lo anterior se puede planficar año con año para ampliar el alcance de la certificación y de ser necesario modificar los 6 procedimientos obligados de la norma y el manual de calidad.
    b) Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del SGC, incluyendo las necesidades para la mejora, ya que los respresentantes de la dirección deben revisar los reportes que cada proceso envía para integrar el documento de la Revisión por la Dirección.
    c) Promover la concientización en todos los niveles de la organización, a fin de cumplir con los requisitos establecidos por los Usuarios, a través de reuniones de sensibilización, círculos de calidad, etc.
    d) Las demás que se encuentren descritas en los procedimientos del SGC, como que son la personalidad autorizada para evaluar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas; promover la utilización de acciones correctivas y preventivas; resolver o participar en la resolución de los casos en los que no quede claro el PNC o NC; verificar constantemente el cierre de no conformidades, etc.

    Espero que esta respuesta les pueda ayudar
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  • MAELA
    • 22/04/10 21:19
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    • Reg.: 29/05/09
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    (4/1)

    Bravo maty, lo bueno y breve es dos veces bueno, muy concreto tu post

     

    chicos:

    ¿Estamos hablando de las Funciones des Representante de la dirección o nos estamos quejando de lo burocráticos que son muchos de nuestros pares?

    Jorge P escribió: Se pide que:

    -- tenga la responsabilidad y "el poder" necesario para impulsar el sistema.

    -- informe a la alta dirección.

    -- motive al personal, que sea "el predicador de la calidad."

    yo no interpretaría que “asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización”  es "ser el predicador de la calidad"

    Alguna vez ejercí este rol dentro de mi organización sin ser la Responsable de Calidad, había sido nombrada simplemente porque era la autora del SGC, y porque conozco al dedillo los requisitos de mis clientes, que pertenecen todos a la industria automotriz y son extremadamente específicos.

    Creo que dentro de las funciones ésta es vital porque cada uno de los trabajadores debe conocer que admite y que no el cliente y cual es el impacto de cada una de sus acciones sobre el producto que recibe el cliente, no creo que se trate de predicar la norma como la Biblia o ser un charlatan que poco sabe del producto.

    De todos modos hoy soy la responsable de calidad además del representante de la dirección pero quería dejar en claro que no son sinónimos.

  • David Saavedra Zárate
    • 22/04/10 22:56
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    (4/1)

    Hola:

    Es un tema muy interesante y en el que la Norma debe poner el dedo en la próxima revisión. ¿Porqué un representante de la Dirección?, Se supone que la idea surgió por las multimples responsabilidades de la Dirección, salidas, viajes de negocio, etc. Es entendible, sin embargo el papel de la Dirección General no debe delegarse porque jamás será el mismo peso, el papel de la dirección general es fundamental en cualquier organización, SU EJEMPLO, SU LIDERAZGO, SU CORAJE. El nombre de Representante de la Dirección no es más que una responsabilidad más a uno de sus ejecutivos, o un directivo más del staf. OJO, eso no quiere decir que esté mal, Quizá el nombre "Representante de la Dirección" es el que lo hace ver burocrático. Siendo directo, es el responsable de la calidad, un Gerente de Aseguramiento de Calidad.

    En muchas ocasiones nosotros somos quiénes lo hacemos burocrático, el papel del representante de la dirección es, cuando un sistema de calidad empieza, motivar, revisar, aprobar, guiar auditorías, acciones correctivas preventivas, etc, mucha labor.... pero una vez que el sistema de calidad madura, el papel del representante es sólo de gestionar, porque en un sistema maduro todos sabemos nuestra responsabilidad, no necesitamos de alguien que nos diga o nos repita nuestras actividades, el enfoque al cliente, la satisfacción del cliente, la busqueda de nuestros objetivos, el cierre de nuestras No Conformidades, .... todo eso fue bien difundido por el representante a través de su liderazgo y ahora debemos ser autónomos.

    Sin embargo, independientemente del representante de la dirección, el liderazgo de la alta dirección NO SE DELEGA, ESE PAPEL DEBE SER ETERNO.

    Saludos

     

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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • allaramo
    • 24/10/10 1:39
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    (1/0)
    Si el gerente general toma vacaciones, el representante de la dirección puede llevar a cabo una revisión del sistema de gestión de la calidad y elaborar una nota correspondiente en su nombre??
  • One Economic&Quality Consulting
    • 24/10/10 1:51
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    (0/1)

    La revisión de la Dirección la hace habitualmente el representante de la Dirección en casi todas las organizaciones. Para eso está entre otras muchas cosas. En organizaciones pequeñas ocurre que a lo mejor el gerente tiene que llevar igualmente el SGC. De todas formas eso debe quedar reflejado en el Manual en la parte dedicada a la revisión. Mira si pone algo al respecto, sobre si SOLO es el Gerente el que debe validar la revisión porque si es asi no se puede hacer de otra forma.

    Yo creo que perfectamente puede el representante hacer la revisión (salvo que el manual diga lo contrario) y esperar a que vuelva el Gerente para la aprobación del documento.

    Espero haberte sido de ayuda

    Saludos

    Rafael

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  • allaramo
    • 24/10/10 1:57
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    (1/2)

    Pero el Representante de la Dirección puede poner en el informe que el Gerente General "hizo" la revisión o sería incorrecto hacer esto?

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 24/10/10 2:05
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    (0/1)

    Vamos a ver, incorrecto es porque si la ha hecho él es mentira que la haya hecho el Gerente. En muchos SGC que no funcionan bien hay muchas cosas que debería hacer el gerente o la dirección que no hacen y se saltan el punto 5.3. de la norma con la permisividad del auditor de certificación que lo percibe y no dice nada, pero esa no debe ser la forma de actuar.

    Por lo que tú dices se trata de algo puntual por vacaciones, pero sigo sin entender que la realización, NO LA APROBACIÓN, de la revisión la haga el gerente. El representante de la Dirección suele ser quién elabora el documento, recopila la información, los indicadores, etc, y le pasa al Gerente el documento para su revisión y aprobación final. Yo no veo mucha utilidad en que sea el gerente el que elabore ese documento. 

    Pero en el caso que tú mencionas si el representante de la dirección en el perfil de puesto y en la definición de responsabilidades tiene potestad para hacerlo no estaría mal. Revisa todos estos puntos para no hacer algo que vaya en contra de tus requisitos que si sería motivo de una NC. Ten en cuenta que no solo hay que consultar la norma, también vuestrso requisitos, recogidos en vuestros procedimientoss y manual

    Saludos

    Rafael

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  • allaramo
    • 24/10/10 2:22
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    (0/1)

    Gracias por tu ayuda, veamos si entendí:Embarassed

     En el 5.1 inciso d) entiendo q menciona q se debe proveer evidencia de la participación de la dirección (quien supongo q es el gerente general) en las revisiones, sin embargo como está de vacaciones, según el 5.5.2 el representante de la dirección tiene la responsabilidad y autoridad para llevar a cabo la revisión y elaborar el informe, sin embargo el inciso b) menciona que debe presentar el informe a la alta dirección (o gerente general).

    Eso quiere decir que el representante de la dirección debe esperar a que el Gerente General vuelva de sus vacaciones para que apruebe dicho informe y ya pueda ser registrado como un documento final?

    O puede hacerlo si y solo si dentro de las responsabilidades de su perfil se afirme que tiene la autoridad para aprobar el informe?

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 24/10/10 7:46
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    (1/1)

    La norma es clara en cuanto a esto, la revisión por la dirección corresponde a la alta dirección, la cual la ISO 9000 define de esta manera:

    • 3.2.7
      alta dirección

      persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización (3.3.1) 

    Aquí habría que visualizar lo que bien mencionas, verificar las responsabilidades y autoridades específicas del representante de la dirección, si éste puede suplir o tomar el puesto de la alta dirección en su ausencia, ahora si usamos el criterio de auditor/consultor no es necesario que la alta dirección se encuentre físicamente en la empresa para llevar a cabo la revisión, la norma no lo establece, algo que podrían hacer (si fuese viable) es enviar la información de entrada de la revisión por la dirección al gerente general (5.6.2) y este hace un análisis y envía los resultados de la misma (5.6.3), de esta manera continuas con tu proceso.

    Saludos

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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
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    • 24/10/10 18:11
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    (0/0)
    allaramo escribió:

    Gracias por tu ayuda, veamos si entendí:Embarassed

     En el 5.1 inciso d) entiendo q menciona q se debe proveer evidencia de la participación de la dirección (quien supongo q es el gerente general) en las revisiones, sin embargo como está de vacaciones, según el 5.5.2 el representante de la dirección tiene la responsabilidad y autoridad para llevar a cabo la revisión y elaborar el informe, sin embargo el inciso b) menciona que debe presentar el informe a la alta dirección (o gerente general). El tema es ver si en tu definición de perfiles le das atribuciones suficientes al representante de la Dirección para hacer eso. Si tiene funciones para elaborar él el informe, adelante, pero como ya te he dicho antes no veo operativo que tenga que ser el Gerente el que elabore ese informe,  lo lógico y funcional es que el Representante elabore y el Gerente revise y firme.

    Eso quiere decir que el representante de la dirección debe esperar a que el Gerente General vuelva de sus vacaciones para que apruebe dicho informe y ya pueda ser registrado como un documento final? Si tu procedimiento o manual dice que si debes hacerlo de esa forma porque sino incumples un requisito de tu SGC

    O puede hacerlo si y solo si dentro de las responsabilidades de su perfil se afirme que tiene la autoridad para aprobar el informe? Efectivamente depende de las responsabilidades que le atribuyan en el SGC.

    Te he contestado en tu texto.

    De todas maneras creo que le estás dando mucha importancia a algo meramente formal. Lo verdaderamente importante es que la revisión esté hecha con criterio, en tiempo real y con unos indicadores fiables. No tiene tanta relevancia si falta una firma en un documento, aunque haya auditores que les parezca eso algo intolerable. Para mi lo relevante es hacer una revisión que de valor añadido al SGC y a la empresa.

    Saludos

    Rafael

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  • Camelu
    • 29/01/14 17:42
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    (0/0)
    Bueno mi puesto es RD pero soy relativamente nueva en esto, y como en muchos casos nadie nos enseña cómo hacer las cosas y lo hacemos como creemos es correcto, yo quiero platicarles como estoy desempeñando parte de mis labores y mucho agradecería sus comentarios, consejos y criticas.
    He tomado de los procedimientos establecidos en la organización todos los "debe" que deben cumplir en cada área, realice una lista con todos estos puntos, de igual forma una lista de todos los formatos que deben ser utilizados en las áreas, con este material me dirijo a las áreas y superviso que lo que está establecido en los procedimientos se lleve a cabo, tomo si es el caso fotografías y genero mi reporte enviándolo al responsable de área para el seguimiento y solución de la desviación, y posteriormente regreso a verificar que realmente se haya corregido.
    La revisión por área la realizo de forma aleatoria y sin ninguna frecuencia exacta, la revisión de registros la realizo cada 3 semanas, en esta reviso que sea la revisión actual, que estén llenos correctamente o en su caso que estén cancelados los espacios que no aplica la información, que tengan las firmas correspondientes.
    Hago mucha labor documental, ya que recibí el área pero no había mucha organización y actualización en la documentación y según yo si no tengo orden como puedo pedirles a los demás lleven el sistema.
    Yo tengo entendido que nuestra labor es ser un guía para que se cumplan los puntos de la norma y se lleven a cabo de la mejor forma en la empresa.
    Tendré que involucrarme más??? No basta con que vaya a las áreas y vea que se están haciendo las cosas de acuerdo a los procedimientos?
    ¿Qué me sugieren hacer para desempeñar el puesto de la mejor manera?
    ¿Es necesario que siempre este en las áreas?
    Ahora bien que hay de la empatía con los demás, creo que como en muchos de los casos la gente se confunde porque si te llevas bien creen que no pasara nada si no hacen las cosas como deben hacerlas y esto creo que resta autoridad, o ¿qué opinan?.
    Mucho agradeceré sus comentarios y vivencias si quisieran compartir como llevan su cargo.
    Saludos!!!
    Excelente día.
  • Fernando
    • 29/01/14 19:01
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    (1/0)
    Hola Camelu. Las labores que desempeñas en realidad son propias de un auditor interno y un RD, con todo respeto y sin ofender, es: liderar y 'empujar' a la implementación de un SGC y gestionar el mantenimiento del mismo retroalimentando siempre a la alta dirección y buscando siempre motivar como buen líder al resto de personal.

    En cuanto a la empatía es cierto esto aporta mucho, pero es un tema que debe manejarse en paralelo, por experiencia puedo sugerirte manejar siempre la asertividad en todo momento y a todo nivel. Las cosas como son, sin maquillarlas, todo por la mejora, sin temas personales.

    Una pregunta ¿Han implementado y/o certificado ya su SGC?

    Un valioso link de este portal que aporta mucho al respecto:

    http://www.portalcalidad.com/foros/233-funciones_del_representante_direccion

    saludos
    Fernando
  • David Saavedra Zárate
    • 29/01/14 19:17
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    (1/0)
    Como bien comenta Fernando, lo que haces no es la labor de un RD, es la labor de un auditor o bien del coordinador del SGC.

    Lo que tu haces es información para el RD, quien debe informar del desempeño del SGC, avances, mejoras, deficiencias, recursos etc., a la alta dirección.

    Debe exigir con base a los resultados las mejoras del SGC, el seguimiento, y liderear, concientizar, demostrar porqué los requisitos del cliente son importantes y porqué el SGC es importante. Por eso debe ser un miembro de la dirección, el RD no debe revisar, ni inspeccionar, ni dar seguimiento, eso es responsabilidad del coordinador del SGC.

    Revisa bien cual es tu puesto y define bien las responsabilidades.

    Saludos
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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Camelu
    • 29/01/14 23:54
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    (0/0)
    Antes que otra cosa quiero agradecerles su tiempo y comentarios me ayudan “MUCHO”.

    Por otro lado Mmm, si hay ya un sistema implantado, de hecho ya se realizo una renovación a la certificación inicial, yo tome el puesto en la primer auditoria de seguimiento a esta ultima certificación y he tratado de llevar el sistema, soy la única persona de calidad, a mi me llegan los resultados de los indicadores, minutas de las revisiones de área y de dirección general con esto yo elaboro el reporte gerencial.

    Como tal no estaba convencida de que estuviera desempeñando mis funciones como debería por esa razón me anime a platicar mi situación porque realmente quiero hacerlo bien y que se le dé la importancia al SGC en la empresa.

    Pero no conozco otra forma de hacerlo, quiero que sea una cultura para la los trabajadores que no solo piensen que “ Calidad es solo llenar papeles”; ¿qué me recomiendan?. :o

    Saludos!!!!
    Bonita tarde
  • David Saavedra Zárate
    • 30/01/14 0:13
    • Moderador
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    (0/0)
    Lo primero que te recomiendo es que puesto tienes definido, que puesto es el que tienes, puedes ser gerente de calidad y al mismo tiempo te asignaron como RD, y dentro del puesto tienes la responsabilidad de coordinar el SGC, lo cual está bien, de ser así están bien las funciones que desempeñas.

    Todo depende también del tamaño de la organización, si la organización, en las organizaciones medianas y grandes por lo general tienen definida una estructura completa (Alta Dirección, Gerentes de Área, Jefes y operarios), aquí se presta para que el RD sea un miembro de la organización como lo establece la norma, en esta caso un segundo nivel, una de las Gerencias, que independientemente de sus responsabilidades como gerente, tienen la función de ser RD (El intermediario entre la Alta Dirección y el SGC y líder en su ausencia, o segundo líder asignado), y el coordinador del SGC se nombre por lo general a un Jefe de área, por lo general del área de calidad, porque es quien revisa, coordina, le da seguimiento a todo lo relacionado a dicho sistema, auditorías, acciones correctivas y preventivas, mejoras, indicadores, procesos, no conformidades, etc.

    Si la empresa es mediana o pequeña, muchas veces no funciona así por obvias razones, puede el encargado o coordinador del SGC ser también el RD, siempre y cuando así lo considere la Alta Dirección. Entonces en este caso podrías situarte tu, y es válido, pero es importante primero saber cual es el puesto que te han asignado y a quien ha asignado la Alta Dirección como su RD.

    Partiendo de eso podemos asesorarte mejor.

    Saludos
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  • Camelu
    • 30/01/14 0:30
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    (0/0)
    ok, mi puesto es Supervisor de Calidad, y es una empresa con 300 empleados aproximadamente el organigrama se desglosa en Direccion general, Gerentes de Area, Jefes de Area y personal de operativo.
  • David Saavedra Zárate
    • 30/01/14 0:32
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    (0/0)
    Nos puedes indicar a quién han asignado como RD?, debe haber un documento al respecto.

    Gracias.
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  • Camelu
    • 30/01/14 1:10
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    (0/0)
    El nombramiento se me ha hecho a mi soy RD (autorizado por Dir. Gral) y mi puesto es Responsable de calidad, como te comentaba yo llevo todo lo relacionado al sistema hay un coordinador de auditorías pero realmente él no se involucra mucho.
  • David Saavedra Zárate
    • 30/01/14 2:26
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    (1/0)
    Bien, si revisas bien la norma en su apartado 5.5.2 establece que la Alta Dirección debe asignar un miembro de la Dirección de la organización, esto se refiere a que debe ser una persona que le reporta directamente, es decir una Gerencia, pues esa persona debe tener la autoridad para tomar decisiones cuando la Alta Dirección no se encuentre o cuando lo considere.

    No es que no tengas la capacidad, no lo dudo, pero en ese puesto se requiera aparte de la capacidad, la autoridad.

    Te aconsejo lo revisen, puede ser cuestionado en alguna auditoría, pues por lógica y por requerimiento de la norma no cumple con ese requisito.

    Como Coordinador del SGC está excelente.

    Lo expreso con mucho respeto y con sinceridad.

    Saludos
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  • Camelu
    • 30/01/14 4:07
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    (1/0)
    Ok te lo agradezco mucho es un poco dificil ya q no tengo mucho apoyo por parte de la Dir. Gral. Pero bueno yo sigo hechandole todas las ganas.
    Muchas muchas gracias por tus comentarios!
    Saludos.