Foro: 5. Responsabilidades de la Direccin en ISO 9001

Funciones del Representante de la Direccion

 Abajo
PV: 34396 (68/23)
  • JuanLucas
    • 13/07/07 21:54
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    • Reg.: 22/02/07
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    (5/3)
    Hola a todos, mi consulta es la siguiente, quisiera saber cuales son las funciones del representante de la direccion, ¿son solo las que estan en la norma o hay mas?, no quiero pecar de incauto, ya que la norma es muy general, a veces me parece que se confunde con la de la gerencia. Saludos. JL
  • Angel
    • 17/07/07 8:00
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    (7/6)
    Las funciones del representante de la direccin (Rble de calidad) se pueden confundir en ocasiones con las de un directivo pero no debemos olvidar que este representante de la direccin a tenor de lo que nos seala el 5.5.2 "la alta direccin deber designa un miembro de la direccin...", asi que responsables de calidad de todo el planeta SOMOS MIEMBROS DE LA DIRECCIN DE NUESTRA EMPRESA.
    A parte de estas responsabilidades definidas en el punto mencionado, que ten en cuenta que son muy genricas y engloban mucho trabajo como puede ser depositario de los originales de la documentacin de calidad, coordinador de las actividades de prevencin y correccin, interlocutor
    de los auditores externos, etc., etc. y, lo que es ms importante, el impulsor y animador del sistema, con la autoridad delegada de la direccin para convencer a todo el personal de lo bien que va ir la empresa con un sistema de gestin de calidad, y por si no llegara esto debe ser una persona competente en base a la formacin, habilidades y experiencia 6.2.1 y para rematarla como parece que el responsable de calidad no hace nada pues bueno el 5.5.2 nos deja claro que pueden tener otras funciones independientemente de las derivadas del puesto de representantte de la direccin.
  • Jorge Pereiro
    • 17/07/07 21:07
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    (12/3)
    Hola Juan Lucas,

    Poco aadira yo tcnicamente a lo apuntado por Angel, si bien, aprovechando la ocasin, me voy a permitir una pequea crtica sobre la realidad del Representante de la Direccin.

    La Norma pide que este Representante de la Direccin sea algo as como el dinamizador de la empresa en materia de calidad.

    Se pide que:

    -- tenga la responsabilidad y "el poder" necesario para impulsar el sistema.
    -- informe a la alta direccin.
    -- motive al personal, que sea "el predicador de la calidad."

    En realidad, lo ms habitual es que este papel tan estelar y dinmico se materialice en el perfecto burcrata. Un personaje encasquetado a la fuerza en el organigrama, que poco o nada sabe del producto, al que nadie informa, y cuyo trabajo es complicar el de sus compaeros.

    Esta podra ser la descripcin satrica del Responsable de Calidad, aunque todo tiene explicacin.

    Las primeras versiones de ISO 9001 dieron como resultado sistemas exageradamente burocrticos. ISO 9001 pareca estar escrita en un lenguaje crptico, slo descifrado por sus depositarios, los responsables de calidad, que traducan el texto generando otros no menos codificados. En ese mundo, el responsable de calidad tena un papel relevante, decodificar y traducir las escrituras.

    Con ISO 9001:94 (versin anterior a la actual), he visto empresas de menos de 5 trabajadores cuya documentacin (manual, procedimientos e instrucciones), apilada sobre una mesa, meda ms de 30 cms. Con tamaa obra, resultaba fcil entender que el trabajo del responsable de calidad era mantener la "sagrada familia", no haba tiempo para mucho ms.

    La versin actual, de 2000, substituy rpido a su hermana mayor en gran medida para paliar esta situacin: haba que eliminar la idea de que ISO 9001 es un sistema documental. Para ello, se elimin el encorsetamiento de los 20 procedimientos, reduciendo y flexibilizando mucho el volumen mnimo de documentos, amn de otros cambios importantes.

    En mi opinin, una de las claves para que los sistemas de calidad empiecen mayoritariamente a funcionar, es que la figura del responsable de calidad evolucione hacia lo que pide la Norma: - burocracia y + accin.

    Un saludo,
    Jorge
  • Mari Jose Luna
    • 6/08/08 14:28
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    (6/1)
    Hola a todos. Se trata de mi primera intervencin y espero que vaya bien.
    Juan Lucas, estoy contigo. Acabamos de pasar una auditora de renovacin y me encuentro con que una de las desviaciones ha sido que nuestro sistema no incluye todas las responsabilidades y autoridades requeridas para sta figura.
    Aunque ngel y Jorge hayais intentado responder con buenas dosis de irona y buen humor, sigo desconcertada. Cmo puedo sintetizar algo que es todo? Encima, como pasa en la mayora, nuestro director de calidad es uno de los socios-coopropietarios de la empresa de 25 trabajadores, donde la cpula directiva, o alta direccin o gerencia a secas est formada por 3 personas.
    Ya intentamos llevar a cabo nuestros procesos, dinamizar a todos, informar... pues parece que tiene que quedar constancia.
    Agradecera ideas o referencias.
    Saludos.
    MJ
  • Beatriz
    • 6/08/08 18:29
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    (23/2)
    Hola a todos,

    Marijose y JuanLucas,

    Yo comparto ideas con Jorge y con Angel, y tambin entiendo lo que ustedes desean saber yo les puedo decir que las responsabilidades y autoridades de los representantes de la direccin son entre otras:

    a) Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC, lo anterior se puede planficar ao con ao para ampliar el alcance de la certificacin y de ser necesario modificar los 6 procedimientos obligados de la norma y el manual de calidad.
    b) Informar a la Alta Direccin sobre el desempeo del SGC, incluyendo las necesidades para la mejora, ya que los respresentantes de la direccin deben revisar los reportes que cada proceso enva para integrar el documento de la Revisin por la Direccin.
    c) Promover la concientizacin en todos los niveles de la organizacin, a fin de cumplir con los requisitos establecidos por los Usuarios, a travs de reuniones de sensibilizacin, crculos de calidad, etc.
    d) Las dems que se encuentren descritas en los procedimientos del SGC, como que son la personalidad autorizada para evaluar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas; promover la utilizacin de acciones correctivas y preventivas; resolver o participar en la resolucin de los casos en los que no quede claro el PNC o NC; verificar constantemente el cierre de no conformidades, etc.

    Espero que esta respuesta les pueda ayudar
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  • MAELA
    • 22/04/10 21:19
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    (4/1)

    Bravo maty, lo bueno y breve es dos veces bueno, muy concreto tu post

     

    chicos:

    ¿Estamos hablando de las Funciones des Representante de la dirección o nos estamos quejando de lo burocráticos que son muchos de nuestros pares?

    Jorge P escribió: Se pide que:

    -- tenga la responsabilidad y "el poder" necesario para impulsar el sistema.

    -- informe a la alta dirección.

    -- motive al personal, que sea "el predicador de la calidad."

    yo no interpretaría que “asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización”  es "ser el predicador de la calidad"

    Alguna vez ejercí este rol dentro de mi organización sin ser la Responsable de Calidad, había sido nombrada simplemente porque era la autora del SGC, y porque conozco al dedillo los requisitos de mis clientes, que pertenecen todos a la industria automotriz y son extremadamente específicos.

    Creo que dentro de las funciones ésta es vital porque cada uno de los trabajadores debe conocer que admite y que no el cliente y cual es el impacto de cada una de sus acciones sobre el producto que recibe el cliente, no creo que se trate de predicar la norma como la Biblia o ser un charlatan que poco sabe del producto.

    De todos modos hoy soy la responsable de calidad además del representante de la dirección pero quería dejar en claro que no son sinónimos.

  • David Saavedra Zrate
    • 22/04/10 22:56
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    (4/1)

    Hola:

    Es un tema muy interesante y en el que la Norma debe poner el dedo en la próxima revisión. ¿Porqué un representante de la Dirección?, Se supone que la idea surgió por las multimples responsabilidades de la Dirección, salidas, viajes de negocio, etc. Es entendible, sin embargo el papel de la Dirección General no debe delegarse porque jamás será el mismo peso, el papel de la dirección general es fundamental en cualquier organización, SU EJEMPLO, SU LIDERAZGO, SU CORAJE. El nombre de Representante de la Dirección no es más que una responsabilidad más a uno de sus ejecutivos, o un directivo más del staf. OJO, eso no quiere decir que esté mal, Quizá el nombre "Representante de la Dirección" es el que lo hace ver burocrático. Siendo directo, es el responsable de la calidad, un Gerente de Aseguramiento de Calidad.

    En muchas ocasiones nosotros somos quiénes lo hacemos burocrático, el papel del representante de la dirección es, cuando un sistema de calidad empieza, motivar, revisar, aprobar, guiar auditorías, acciones correctivas preventivas, etc, mucha labor.... pero una vez que el sistema de calidad madura, el papel del representante es sólo de gestionar, porque en un sistema maduro todos sabemos nuestra responsabilidad, no necesitamos de alguien que nos diga o nos repita nuestras actividades, el enfoque al cliente, la satisfacción del cliente, la busqueda de nuestros objetivos, el cierre de nuestras No Conformidades, .... todo eso fue bien difundido por el representante a través de su liderazgo y ahora debemos ser autónomos.

    Sin embargo, independientemente del representante de la dirección, el liderazgo de la alta dirección NO SE DELEGA, ESE PAPEL DEBE SER ETERNO.

    Saludos

     

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    Atentamente

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  • allaramo
    • 24/10/10 1:39
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    (1/0)
    Si el gerente general toma vacaciones, el representante de la dirección puede llevar a cabo una revisión del sistema de gestión de la calidad y elaborar una nota correspondiente en su nombre??
  • One Economic&Quality Consulting
    • 24/10/10 1:51
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    (0/1)

    La revisión de la Dirección la hace habitualmente el representante de la Dirección en casi todas las organizaciones. Para eso está entre otras muchas cosas. En organizaciones pequeñas ocurre que a lo mejor el gerente tiene que llevar igualmente el SGC. De todas formas eso debe quedar reflejado en el Manual en la parte dedicada a la revisión. Mira si pone algo al respecto, sobre si SOLO es el Gerente el que debe validar la revisión porque si es asi no se puede hacer de otra forma.

    Yo creo que perfectamente puede el representante hacer la revisión (salvo que el manual diga lo contrario) y esperar a que vuelva el Gerente para la aprobación del documento.

    Espero haberte sido de ayuda

    Saludos

    Rafael

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  • allaramo
    • 24/10/10 1:57
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    (1/2)

    Pero el Representante de la Dirección puede poner en el informe que el Gerente General "hizo" la revisión o sería incorrecto hacer esto?

     

  • One Economic&Quality Consulting
    • 24/10/10 2:05
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    (0/1)

    Vamos a ver, incorrecto es porque si la ha hecho él es mentira que la haya hecho el Gerente. En muchos SGC que no funcionan bien hay muchas cosas que debería hacer el gerente o la dirección que no hacen y se saltan el punto 5.3. de la norma con la permisividad del auditor de certificación que lo percibe y no dice nada, pero esa no debe ser la forma de actuar.

    Por lo que tú dices se trata de algo puntual por vacaciones, pero sigo sin entender que la realización, NO LA APROBACIÓN, de la revisión la haga el gerente. El representante de la Dirección suele ser quién elabora el documento, recopila la información, los indicadores, etc, y le pasa al Gerente el documento para su revisión y aprobación final. Yo no veo mucha utilidad en que sea el gerente el que elabore ese documento. 

    Pero en el caso que tú mencionas si el representante de la dirección en el perfil de puesto y en la definición de responsabilidades tiene potestad para hacerlo no estaría mal. Revisa todos estos puntos para no hacer algo que vaya en contra de tus requisitos que si sería motivo de una NC. Ten en cuenta que no solo hay que consultar la norma, también vuestrso requisitos, recogidos en vuestros procedimientoss y manual

    Saludos

    Rafael

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  • allaramo
    • 24/10/10 2:22
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    (0/1)

    Gracias por tu ayuda, veamos si entendí:Embarassed

     En el 5.1 inciso d) entiendo q menciona q se debe proveer evidencia de la participación de la dirección (quien supongo q es el gerente general) en las revisiones, sin embargo como está de vacaciones, según el 5.5.2 el representante de la dirección tiene la responsabilidad y autoridad para llevar a cabo la revisión y elaborar el informe, sin embargo el inciso b) menciona que debe presentar el informe a la alta dirección (o gerente general).

    Eso quiere decir que el representante de la dirección debe esperar a que el Gerente General vuelva de sus vacaciones para que apruebe dicho informe y ya pueda ser registrado como un documento final?

    O puede hacerlo si y solo si dentro de las responsabilidades de su perfil se afirme que tiene la autoridad para aprobar el informe?

  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 24/10/10 7:46
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    (1/1)

    La norma es clara en cuanto a esto, la revisión por la dirección corresponde a la alta dirección, la cual la ISO 9000 define de esta manera:

    • 3.2.7
      alta dirección

      persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización (3.3.1) 

    Aquí habría que visualizar lo que bien mencionas, verificar las responsabilidades y autoridades específicas del representante de la dirección, si éste puede suplir o tomar el puesto de la alta dirección en su ausencia, ahora si usamos el criterio de auditor/consultor no es necesario que la alta dirección se encuentre físicamente en la empresa para llevar a cabo la revisión, la norma no lo establece, algo que podrían hacer (si fuese viable) es enviar la información de entrada de la revisión por la dirección al gerente general (5.6.2) y este hace un análisis y envía los resultados de la misma (5.6.3), de esta manera continuas con tu proceso.

    Saludos

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    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
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    • 24/10/10 18:11
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    (0/0)
    allaramo escribió:

    Gracias por tu ayuda, veamos si entendí:Embarassed

     En el 5.1 inciso d) entiendo q menciona q se debe proveer evidencia de la participación de la dirección (quien supongo q es el gerente general) en las revisiones, sin embargo como está de vacaciones, según el 5.5.2 el representante de la dirección tiene la responsabilidad y autoridad para llevar a cabo la revisión y elaborar el informe, sin embargo el inciso b) menciona que debe presentar el informe a la alta dirección (o gerente general). El tema es ver si en tu definición de perfiles le das atribuciones suficientes al representante de la Dirección para hacer eso. Si tiene funciones para elaborar él el informe, adelante, pero como ya te he dicho antes no veo operativo que tenga que ser el Gerente el que elabore ese informe,  lo lógico y funcional es que el Representante elabore y el Gerente revise y firme.

    Eso quiere decir que el representante de la dirección debe esperar a que el Gerente General vuelva de sus vacaciones para que apruebe dicho informe y ya pueda ser registrado como un documento final? Si tu procedimiento o manual dice que si debes hacerlo de esa forma porque sino incumples un requisito de tu SGC

    O puede hacerlo si y solo si dentro de las responsabilidades de su perfil se afirme que tiene la autoridad para aprobar el informe? Efectivamente depende de las responsabilidades que le atribuyan en el SGC.

    Te he contestado en tu texto.

    De todas maneras creo que le estás dando mucha importancia a algo meramente formal. Lo verdaderamente importante es que la revisión esté hecha con criterio, en tiempo real y con unos indicadores fiables. No tiene tanta relevancia si falta una firma en un documento, aunque haya auditores que les parezca eso algo intolerable. Para mi lo relevante es hacer una revisión que de valor añadido al SGC y a la empresa.

    Saludos

    Rafael

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  • Camelu
    • 29/01/14 17:42
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    (0/0)
    Bueno mi puesto es RD pero soy relativamente nueva en esto, y como en muchos casos nadie nos ensea cmo hacer las cosas y lo hacemos como creemos es correcto, yo quiero platicarles como estoy desempeando parte de mis labores y mucho agradecera sus comentarios, consejos y criticas.
    He tomado de los procedimientos establecidos en la organizacin todos los "debe" que deben cumplir en cada rea, realice una lista con todos estos puntos, de igual forma una lista de todos los formatos que deben ser utilizados en las reas, con este material me dirijo a las reas y superviso que lo que est establecido en los procedimientos se lleve a cabo, tomo si es el caso fotografas y genero mi reporte envindolo al responsable de rea para el seguimiento y solucin de la desviacin, y posteriormente regreso a verificar que realmente se haya corregido.
    La revisin por rea la realizo de forma aleatoria y sin ninguna frecuencia exacta, la revisin de registros la realizo cada 3 semanas, en esta reviso que sea la revisin actual, que estn llenos correctamente o en su caso que estn cancelados los espacios que no aplica la informacin, que tengan las firmas correspondientes.
    Hago mucha labor documental, ya que recib el rea pero no haba mucha organizacin y actualizacin en la documentacin y segn yo si no tengo orden como puedo pedirles a los dems lleven el sistema.
    Yo tengo entendido que nuestra labor es ser un gua para que se cumplan los puntos de la norma y se lleven a cabo de la mejor forma en la empresa.
    Tendr que involucrarme ms??? No basta con que vaya a las reas y vea que se estn haciendo las cosas de acuerdo a los procedimientos?
    Qu me sugieren hacer para desempear el puesto de la mejor manera?
    Es necesario que siempre este en las reas?
    Ahora bien que hay de la empata con los dems, creo que como en muchos de los casos la gente se confunde porque si te llevas bien creen que no pasara nada si no hacen las cosas como deben hacerlas y esto creo que resta autoridad, o qu opinan?.
    Mucho agradecer sus comentarios y vivencias si quisieran compartir como llevan su cargo.
    Saludos!!!
    Excelente da.
  • Fernando
    • 29/01/14 19:01
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    (1/0)
    Hola Camelu. Las labores que desempeas en realidad son propias de un auditor interno y un RD, con todo respeto y sin ofender, es: liderar y 'empujar' a la implementacin de un SGC y gestionar el mantenimiento del mismo retroalimentando siempre a la alta direccin y buscando siempre motivar como buen lder al resto de personal.

    En cuanto a la empata es cierto esto aporta mucho, pero es un tema que debe manejarse en paralelo, por experiencia puedo sugerirte manejar siempre la asertividad en todo momento y a todo nivel. Las cosas como son, sin maquillarlas, todo por la mejora, sin temas personales.

    Una pregunta Han implementado y/o certificado ya su SGC?

    Un valioso link de este portal que aporta mucho al respecto:

    http://www.portalcalidad.com/foros/233-funciones_del_representante_direccion

    saludos
    Fernando
  • David Saavedra Zrate
    • 29/01/14 19:17
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    (1/0)
    Como bien comenta Fernando, lo que haces no es la labor de un RD, es la labor de un auditor o bien del coordinador del SGC.

    Lo que tu haces es informacin para el RD, quien debe informar del desempeo del SGC, avances, mejoras, deficiencias, recursos etc., a la alta direccin.

    Debe exigir con base a los resultados las mejoras del SGC, el seguimiento, y liderear, concientizar, demostrar porqu los requisitos del cliente son importantes y porqu el SGC es importante. Por eso debe ser un miembro de la direccin, el RD no debe revisar, ni inspeccionar, ni dar seguimiento, eso es responsabilidad del coordinador del SGC.

    Revisa bien cual es tu puesto y define bien las responsabilidades.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Camelu
    • 29/01/14 23:54
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    • Posts: 13
    (0/0)
    Antes que otra cosa quiero agradecerles su tiempo y comentarios me ayudan MUCHO.

    Por otro lado Mmm, si hay ya un sistema implantado, de hecho ya se realizo una renovacin a la certificacin inicial, yo tome el puesto en la primer auditoria de seguimiento a esta ultima certificacin y he tratado de llevar el sistema, soy la nica persona de calidad, a mi me llegan los resultados de los indicadores, minutas de las revisiones de rea y de direccin general con esto yo elaboro el reporte gerencial.

    Como tal no estaba convencida de que estuviera desempeando mis funciones como debera por esa razn me anime a platicar mi situacin porque realmente quiero hacerlo bien y que se le d la importancia al SGC en la empresa.

    Pero no conozco otra forma de hacerlo, quiero que sea una cultura para la los trabajadores que no solo piensen que Calidad es solo llenar papeles; qu me recomiendan?. :o

    Saludos!!!!
    Bonita tarde
  • David Saavedra Zrate
    • 30/01/14 0:13
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    (0/0)
    Lo primero que te recomiendo es que puesto tienes definido, que puesto es el que tienes, puedes ser gerente de calidad y al mismo tiempo te asignaron como RD, y dentro del puesto tienes la responsabilidad de coordinar el SGC, lo cual est bien, de ser as estn bien las funciones que desempeas.

    Todo depende tambin del tamao de la organizacin, si la organizacin, en las organizaciones medianas y grandes por lo general tienen definida una estructura completa (Alta Direccin, Gerentes de rea, Jefes y operarios), aqu se presta para que el RD sea un miembro de la organizacin como lo establece la norma, en esta caso un segundo nivel, una de las Gerencias, que independientemente de sus responsabilidades como gerente, tienen la funcin de ser RD (El intermediario entre la Alta Direccin y el SGC y lder en su ausencia, o segundo lder asignado), y el coordinador del SGC se nombre por lo general a un Jefe de rea, por lo general del rea de calidad, porque es quien revisa, coordina, le da seguimiento a todo lo relacionado a dicho sistema, auditoras, acciones correctivas y preventivas, mejoras, indicadores, procesos, no conformidades, etc.

    Si la empresa es mediana o pequea, muchas veces no funciona as por obvias razones, puede el encargado o coordinador del SGC ser tambin el RD, siempre y cuando as lo considere la Alta Direccin. Entonces en este caso podras situarte tu, y es vlido, pero es importante primero saber cual es el puesto que te han asignado y a quien ha asignado la Alta Direccin como su RD.

    Partiendo de eso podemos asesorarte mejor.

    Saludos
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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Camelu
    • 30/01/14 0:30
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    (0/0)
    ok, mi puesto es Supervisor de Calidad, y es una empresa con 300 empleados aproximadamente el organigrama se desglosa en Direccion general, Gerentes de Area, Jefes de Area y personal de operativo.
  • David Saavedra Zrate
    • 30/01/14 0:32
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    (0/0)
    Nos puedes indicar a quin han asignado como RD?, debe haber un documento al respecto.

    Gracias.
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    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Camelu
    • 30/01/14 1:10
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    (0/0)
    El nombramiento se me ha hecho a mi soy RD (autorizado por Dir. Gral) y mi puesto es Responsable de calidad, como te comentaba yo llevo todo lo relacionado al sistema hay un coordinador de auditoras pero realmente l no se involucra mucho.
  • David Saavedra Zrate
    • 30/01/14 2:26
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    (1/0)
    Bien, si revisas bien la norma en su apartado 5.5.2 establece que la Alta Direccin debe asignar un miembro de la Direccin de la organizacin, esto se refiere a que debe ser una persona que le reporta directamente, es decir una Gerencia, pues esa persona debe tener la autoridad para tomar decisiones cuando la Alta Direccin no se encuentre o cuando lo considere.

    No es que no tengas la capacidad, no lo dudo, pero en ese puesto se requiera aparte de la capacidad, la autoridad.

    Te aconsejo lo revisen, puede ser cuestionado en alguna auditora, pues por lgica y por requerimiento de la norma no cumple con ese requisito.

    Como Coordinador del SGC est excelente.

    Lo expreso con mucho respeto y con sinceridad.

    Saludos
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  • Camelu
    • 30/01/14 4:07
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    (1/0)
    Ok te lo agradezco mucho es un poco dificil ya q no tengo mucho apoyo por parte de la Dir. Gral. Pero bueno yo sigo hechandole todas las ganas.
    Muchas muchas gracias por tus comentarios!
    Saludos.