Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Sistema con un exceso de documentación

  • bvalera00
    • 10/12/09 21:09
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    (1/0)

    Hola.

    En la empresa en la que  recien entre a trabajar tienen demasiada documentacion, demasiados instructivos, cartillas, etc. y la empresa no es grande.

    Voy a exponer una nueva propuesta de documentacion pero necesito  fundamentar mis razones.. de que  no debe haber docuemtnos que  en lugar de facilitar mis tareas me compliquen.

    Como creen q debo empezar.??? ya que hay personal que trabaja con esa documentacion..... que es lo q deberia sustentar en principio a la gerencia.

     saludos

  • Ignaciog
    • 11/12/09 11:08
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    (3/1)

    hola,

    una solución es auditar el sistema y detectar en esta auditoría los desajustes documentales que puedan existir, comunicar estas incidencias a la dirección y solucionarlas. Cuando audites encontrarás el motivo de cada uno de los documentos y podrás documentar utilizando una herramienta del sistema el motivo de los cambios.

    Te aconsejo que hagas los cambios con prudencia y preguntes a las personas qué utilidad tiene cada documento para ellos y como se podría mejorar.

    un saludo,

    Ignacio

    http://hederaconsultores.blogspot.com

     

  • Paula
    • 20/02/10 3:43
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    (3/0)

    Hola a todos!

    Me dedico hace muchos años a la Documentación Técnica, la elaboración de Manuales de Procedimientos, de Usuarios, de Capacitación, Tutoriales modularizados por puesto de trabajo.

    Creo que lo mejor es una reunión con los que pueden tomar la decisión de organizar, mejorar, actualizar y sus objetivos, luego hacer un análisis de la documentación que debiera existir en la Organización y la existente.

    Luego hay formular un plan de trabajo y por supuesto tratar de involucrar a todo el personal, quienes están en el día a día son los que mejor información aportan.

    Estoy escibiendo un libro de Procedimientos para elaborar un Manual de Procedimientos, todos los aportes serán bienvenidos!!

    Un beso. 

     

     

     

     

  • Josep Mª
    • 20/02/10 22:38
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    (5/1)
    Buenas Noches Bvalera:

    Efectivamente y tal como dices habría que llevar una ronda con todos los propietarios de los procedimientos, para el criterio de ir minimizando procedimientos documentales, utiliza la lógica, piensa en aquellos mediante el acual la ausencia del mismo comprometería gravemente la calidad de la/s operacion/es que describe, no entrando en este criterio (obviamente9 los mínimos para que una empresa se considere certificable.

    Saludos
    _________________

    Josep Mª Bladé

    Consultor de Calidad y Medio Ambiente

    Máster UNE EN ISO 9001:2008

    Máster UNE EN ISO 14001:2004

    Auditor Leader IRCA Quality Management System

    Auditor UNE EN ISO 14001:2004

    WEB: http://josemariablade.jimdo.com/

    Mail (Profesional): jmbladecaparros@yahoo.es

    Telf.(Profesional):(0034) 657 454 228

    Vilanova i la Geltrú (Barcelona)

    España

  • bvalera00
    • 22/02/10 1:15
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    (0/1)

    Gracias Jose,

    Asi es,  considero que solo debo documentar   procedimientos y registros q generen valor. estoy trabajando eso en mi empresa.,. tratando que no se repita un mismo dato en dos registros.

     

    Gracias por la ayuda

     

    Berenice Valera

  • Josep Mª
    • 22/02/10 18:46
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    (0/2)

    Buenas Tardes Berenice:

    Sobretodo, un Sistema de Gestión de la Calidad tiene que ser ágil en concepto para evitar que cierta densidad documental vaya en detrimento del mismo, independientemente que existan software de gestión, que suponen una gran ayuda, y que a efectos prácticos más que el futuro, son el presente.

    Para ello el SGC tiene que estar bien construído y cimentado en procesos que a parte de reportar valor añadido (que es el bien utópico de todo procedimiento que se precie), realmente sean procedimentados aquellos pasos que, sin la batuta que supone un procedimiento, quedara en entredicho su correcta gestión...

    Saludos

    _________________

    Josep Mª Bladé

    Consultor de Calidad y Medio Ambiente

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