Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Control de registros como recibos de caja

  • HEIDY
    • 5/12/09 17:24
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    Hola

     

    Quisiera aclarar una inquietud

    dentro del control de registros debo incluir los formatos estandar que se comprar en cualquie empresa distribuidora de papelería: como por ejemplo los recibos de caja, comprobantes de egreso de caja etc.

  • Josep
    • 8/12/09 20:35
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    Hola Heidy,

    No debes perder nunca de vista el objetivo principal de tu sistema de gestión de calidad y aplicar siempre tu sentido común.

    Los registros deben ser utilizados para demostrar que se ha cumplido con un requisito que, o bien la norma o bien tu propio sistema, te pide que debes conseguir.

    Teniendo esto en cuenta deberás guardar dichos recibos de caja si te sirven para demostrar algo, si no no es necesario. Des de mi punto de vista estos recibos son importantes para el departamento contable/financiero, no se si aporta algo a la gestión de calidad.

    No se si me he explicado claramente, si no no dudes a preguntar de nuevo. 

    Saludos,

    Josep 

  • One Economic&Quality Consulting
    • 8/12/09 21:44
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    Me queda una duda en tu post Heidy.

    Dices que se trata de una empresa comerciliazadora de productos de papelería. Cuando hablas de recibos de caja, ¿ son los que diseñais y producís para los clientes o los propios vuestros al vender un producto ?

    Cambia mucho la cosa, de ser de una forma o de la otra.

    Pienso que te refieres a una comercializadora y que el recibo es el comprobante de la venta simplemente, en tal caso como dice Josep su control sería más para la parte contable-financiera.

    Si creo que debe siempre pensarse que en esos tiques aparezca el código y descripción del producto (precio-descuento), referencia a una posible devolución por parte del cliente, y la identificación fiscal del vendedor.

    Saludos

    Rafael

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    Saludos

    Rafael

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  • HEIDY
    • 10/12/09 19:37
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    (2/0)

    Hola

     

    En realidad son unos formatos que sirven como registro de ingreso de dinero a la caja de la empresa, pero esos formatos no pertenecen a la empresa, es decir, no llevan el logotipo de la empresa ni nada que los diferencie de otra empresa. son formatos estandar, que vende cualquier papeleria a las empresas, es decir, en otra empresa yo puedo encontrar una formato exactamente igual, porque son formatos genericos, para todas las empresas.

     

    ahora bien, por otro lado quisiera saber como puedo controlar registros internos sin necesidad de colocarles una codificacion, simplemente por el nombre del registro? o por consecutivo? si es posible por consecutivo como lo hago?, la norma me permite esto?

  • Ignaciog
    • 11/12/09 13:21
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    hola,

    registros puedes tener de la siguiente naturaleza:

    - Registros internos del sistema sobre formatos definidos, con logotipo, estado de revisión, etc.

    -  Registros internos del sistema sin formato, en este caso en el procedimiento en el que aparezca el registro te recomiendo que describas la información que deben incluir. Por ejemplo, en la mayoría de las empresas las ofertas no tienen un formato definido pero sí que tienen una información mínima que debe aparecer, esa información mínima debería estar documentada en el procedimiento de relación con los clientes.

    - Registros externos, como albaranes o facturas de proveedores.

     Se pueden tener registros internos sin codificar y sin formato definido pero lo recomendable es que sean los menos posibles y los que sean que tengan su descripción en el procedimiento. Esta descripción será más o menos detallada en función de la relevancia del registro, en tu caso creo que simplemente con indicar que se genera un registro con las cantidades, el concepto y el responsable del ingreso sería suficiente.

    saludos,

    Ignacio

    http://hederaconsultores.blogspot.com